加強知識產權檔案管理的制度設計

◎孫艷華 馮嘉雯

加強知識產權檔案管理的制度設計

◎孫艷華 馮嘉雯

隨著創業創新成為時代的主流，擁有自主知識產權的組織不斷涌現，但是各類組織機構面對伴隨而生的大量知識產權檔案卻缺乏行之有效的管理制度，存在記錄不規范、收集不完整和監督不落實等問題。建議依靠嚴格的管理制度規范和指導知識產權檔案管理行為。

知識產權；檔案管理；制度設計

當前創業創新成為時代主流，各種具有自主知識產權的企業組織不斷涌現。2016年國內外專利受理量約為346.48萬件，同比增速達23.81%，較1985年增長約240倍。我國國內外專利受理量高速增長，累積了巨量的知識產權檔案。雖然知識產權檔案管理短期內不能為企業組織帶來經濟效益，但是大量知識產權檔案的累積和無序管理必然會成為知識產權保護的隱患，阻礙創新效率提升。

現狀與問題

1.知識產權檔案材料形成不規范

知識產權是指人們對其智力勞動成果享有的財產權利。因為智力勞動成果的性質是多樣的，可以是具體的實物、文字、代碼、圖形和聲音等，而創造過程也是復雜的，所以知識產權檔案作為知識成果產生、使用和保護等活動過程的記錄載體，其形式也是多樣的，甚至超出了檔案部門對檔案類型的規范范圍。一方面，知識產權檔案記錄五花八門，缺乏統一的規范指導不利于檔案資源的統計和管理，更有礙于組織機構以后對知識產權檔案資源的開發利用。另一方面，組織機構的領導對知識產權檔案管理不重視，側重于知識成果的創造和運用，忽視了相關檔案材料是否記錄全面，是否歸檔完整；尚未嚴格執行規范文件與上級檔案部門缺乏有效溝通。

2.知識產權檔案收集不完整，管理分散

知識產權檔案收集不完整的原因，除檔案材料記錄不規范或者因為不被重視而不記錄外，還有知識產權業務分工不合理。知識產權的創造、使用、保護和管理等工作是由一個組織不同部門或者不同組織不同部門分工協作完成的。知識產權活動的相關記錄檔案分散于多個部門，加之一些檔案部門工作缺乏主動性，缺乏對檔案的整理和鑒定，只是機械被動地接收其他部門移交的知識產權檔案，因此對移交的檔案材料是否完整并不了解。加之知識產權檔案管理分散，某些部門存在分解檔案的行為，即只向檔案部門移交一般性的材料，而將核心材料留在本部門，或者篡改檔案材料的核心內容，這不僅影響以后的研究工作，同時容易產生泄密風險。更嚴重的是有些機構沒有設置檔案部門，檔案收集工作由辦公室行政人員兼任。

3.知識產權檔案管理人員的專業水平有待提高

知識產權包括專利、商標和版權等多個類型，權利獲得過程時間長，有效期跨度大。一些檔案管理人員對知識產權類型以及相關法律法規認識不全面，甚至不清楚應該收集何種知識產權檔案材料，如果機構面臨知識產權糾紛，因為相關檔案的收集保管存在問題，不能提供充分的證據材料，可能會讓機構在糾紛中蒙受損失。

4.缺乏行之有效的監督和考核機制

對產生知識產權檔案的業務部門缺乏監督約束機制。對于不交、遲交或者所交檔案材料不完整的業務部門，檔案部門不具有約束權力，無法對其他部門的知識產權檔案進行有效監督，容易導致知識產權檔案在歸檔保管前就已經流散遺失。除此之外，形成檔案材料沒有納入業務部門的考核范圍，難以激勵員工提高檔案工作質量。

加強知識產權檔案管理的制度設計

知識產權檔案是開展知識產權相關工作的重要依據，是組織實施知識產權戰略、參與國內外市場競爭過程中重要的歷史和法律憑證。整頓我國知識產權檔案管理亂象，制定切實可行的知識產權檔案管理制度，從收集、整理、鑒定、保管和利用等方面規范知識產權檔案管理十分必要和迫切。

1.建立符合知識產權規律、適應具體情況的檔案材料形成制度

知識產權檔案形成形式混亂的根本原因在于沒有權威的、統一的和系統的規范指導。制訂知識產權檔案材料形成制度時，必須考慮兩個因素：一是具體的知識產權活動特點和規律，以及知識產權維權時所需要的法律證據；二是檔案材料不同載體的時效性和憑證作用。除加強單個組織內的知識產權檔案形成規范外，還要注意與其他組織的銜接，尤其是遵循上級檔案部門的規范和建議，有利于檔案資源的整合和監督。

2.建立有序分散、集中管理的檔案管理制度

知識產權活動涉及領域廣，檔案材料具有較大的分散性。對知識產權檔案的收集保管要求不單是針對檔案管理部門，還要囊括檔案的產生部門。由于知識產權活動的時間特點，如某些科研項目會持續數年以上，知識產權檔案材料會在業務部門留存的時間較久，容易造成遺失，所以建議將檔案的收集保管責任落實到具體的部門責任人身上，促使其加強與檔案部門的協作溝通，保證檔案在業務部門的有序管理。檔案部門也要積極主動與各個業務部門進行交流溝通，認真查驗核實各類知識產權檔案資料，依照知識產權規律對收集的檔案資料進行歸類整理，實現檔案信息可溯源管理；在檔案保存利用中，要確保檔案材料的安全性和完整性，以及查閱檔案的便利性。

3.建立知識產權檔案管理培訓制度

知識產權檔案管理制度的切實執行需要檔案管理人員發揮關鍵性作用，這就必須對檔案管理人員進行專業培訓，建立長效培訓機制，促使知識產權檔案管理與知識產權活動相輔相成、互相促進。知識產權檔案管理培訓不僅針對檔案管理人員，還要培訓檔案記錄人員，使其對業務部門的檔案記錄人員逐漸養成知識產權檔案管理意識。

4.建立部門間的協作監督制度

賦予檔案管理部門對其他業務部門具有知識產權檔案監督權力。通過構建檔案部門與其他業務部門的協作機制，檔案管理人員可以與業務部門的知識產權檔案負責人合作監督部門內知識產權檔案的記錄、使用、保存和管理情況，嚴防檔案散失、資料泄露。

5.建立獎罰分明的知識產權檔案管理考核制度

將知識產權檔案管理工作納入績效考核當中。對知識產權檔案記錄的規范性、收集的完整性和保存使用的安全性等方面進行量化考核。

6.建立知識產權檔案開放共享的數字化管理制度

對知識產權檔案進行數字化管理，對檔案材料進行數字化轉換和保存，建立知識產權檔案數據庫，形成一個知識產權領域的共享平臺，有利于組織內部利用大數據技術從眾多的知識產權檔案資源中發掘有利于未來發展的信息，也可以將不同的知識產權信息點，尤其是技術研發信息重新組合，創新研究方向和想法。

★本文系國家自然科學基金青年項目《中國產業政策的實施效果和作用機制研究：基于供給增長和供給結構的視角》（編號：71603060）的階段性成果。

（作者單位：孫艷華，南方石油勘探開發有限責任公司；馮嘉雯，廣州市財政局財政征管分局）

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10.13561/j.cnki.zggqgl.2017.05.004 ■ 編輯：馬振東