房地產檔案管理的優化策略研究

劉占清

【摘 要】目前，我國房地產檔案管理主要包括房地產檔案的收集、整理與保管等工作。檔案是企業發展的文字記載，也是公司核心企業文化和核心知識體系的重要記載，在企業的歷史傳承上起著至關重要的作用。我國現階段的房地產檔案管理工作中存在著很多問題沒有被解決，比如檔案的損壞、空缺與順序錯亂等現象沒有被管理部門很好地重視。下文在分析了房地產檔案管理現狀的基礎上重點研究了檔案管理工作的優化策略。

【關鍵詞】房地產；檔案管理；優化策略；管理

引言：

檔案的形成與組織或個人的具體實踐分不開，它對于信息的記錄發揮著重要效益。房地產檔案是根據不同企業的標準，在房地產企業實施關于城市房屋產權、交易、以及城市拆遷規劃等過程中形成的檔案總和。現階段，如何使房地產檔案管理更加精簡化、細分化與成效化是房地產檔案管理當今面臨的一個重大課題。

一、房地產檔案管理的現狀

（一）檔案管理員綜合素質有待提升

房地產檔案是工作者查考的依據，是房地產生產建設的豐富資料，是科學研究的基礎和條件，是宣傳教育的生動素材，對社會的發展起著多種積極的甚至不可缺少的作用。在房地產業務活動中，經過收集、整理與鑒定等工作，工作人員需要通過圖表、音頻、文字（計算）材料、錄像帶與視頻資料等保存載體來完善檔案材料。現階段，很多從事檔案房地產管理工作的人員對于檔案管理的細節工作缺乏一定的理論和實踐知識，整體來說綜合素質不高。同時，檔案工作與房地產企業各項工作的配合度不高，檔案人員對于資料收集的重視程度不高，造成檔案的缺失。與此同時，房地產企業對于檔案管理人員的培訓工作不夠重視，這直接造成了大部分檔案管理人員的管理水平與國際水平相比處于落后階段。

（二）房地產檔案管理水平有待提高

由于房地產權檔案的跨時間度非常大，這就使得在不同的時期，房地產檔案的管理模式、管理方法等存在著差異。在經濟與社會快速發展的背景下，新時期的房地產檔案管理方法等出現了明顯的變化，房地產權檔案的數字化、信息化等時代烙印突出。但是，在房地產檔案管理的過程中，管理人員的專業能力參差不齊等因素，使得管理的過程中，工作人員不能夠及時地發現問題、解決工作中存在的問題，這會影響房地產檔案管理的效果。

（三）房地產檔案管理信息化程度較低

現階段，我國已經有部分房地產企業逐步將先進的信息技術運用到檔案管理上，然而他們大部分是將信息技術用于搜集檔案信息，統計檔案數據等基礎的技術方面，應用水平與國際的現代化企業存在明顯差距，在信息化應用中也沒有實現高度的信息共享。房地產檔案沒有與企業的經濟效益直接掛鉤，很多企業意識不到檔案管理的重要性，企業對檔案管理的投資微乎其微。同時，大多數企業采用廉價勞動力進行檔案管理，在操作過程中缺乏相應的監測制度，這不可避免地會造成對檔案管理中很大的人為誤差，給以后的檔案利用也構成了極大的困難。

二、房地產檔案管理的優化策略

（一）提升工作人員綜合素質

房地產檔案形成后，房屋的修建、拆遷和擴建等方面會發生一些變動，加之房地產的買賣繼承，交換贈與等權屬變更不斷發生，所以工作人員必須根據實際情況補充更新檔案材料，才能保證房地產檔案的真實性和連續性，這就對房地產檔案管理人員提出了更高的要求。基于此，檔案管理部門有必要通過內部與外部培訓的結合，優化現代化管理的技術手段應用水平，打造出職業技能水平相對較高的新型檔案管理專業人才。此外，管理部門應該制定崗位責任制，提高管理人員的責任意識，幫助他們明確自身的責任義務。最后，房地產企業應該著重訓練檔案工作人員的計算機應用能力，這不僅利于提高房地產檔案管理現代化水平，也利于充分發揮檔案資源信息的優勢。

（二）提升檔案管理理念

房地產檔案管理現代化的前提是工作人員理念的現代化，管理者建立本崗位的責任心，從根本上認識到檔案管理工作的重要性，建立檔案管理工作的大局意識。同時，理念的改變需要上級帶動下級，首先領導需要認識到檔案管理工作與單位工作效益的聯系，在實踐中加強管理層對基層員工的培訓、鼓勵他們創造新型管理模式，并提高他們對于檔案的運用能力，進而功能導向性地帶動檔案管理水平的進步。管理部門還應該建立規范化的檔案管理制度和監管政策，定期對檔案管理負責人員進行職業技能培訓，將單一線性的檔案管理制度向多元化發展。

（三）完善檔案管理信息化建設

房地產檔案管理信息化工作的展開應該由上級帶動下級，逐步開展信息化管理細化工作。需要注意的是，數據庫的建設要結合房地產企業運作的實際情況，以更好地為房地產企業服務，提高房地產企業的管理水平與綜合競爭力。同時，房地產企業有必要加大對檔案管理信息化設備的資金投入，引進現代化的管理軟件，提供給管理人員現代化的工作環境，進而促進精細化現代化管理目標的實現，也推動房地產企業現代化的改革進程。

（四）在管理過程中建立糾錯機制

要想提高精細化，工作人員必須重視檔案完整性與正確性，這是保證檔案存檔的必要前提，具體而言，應該從以下幾個方面做起，首先，做好登記與審核，登記階段要按標準嚴格考慮檔案的完整性，內容必須符合標準，否則不予處理，審核是進一步對工作的肯定與檢查，相關的工作要嚴格審查，按規定保存申請人的信息和身份等材料。其次，重視對檔案信息合法性進行矯正，一些檔案未按規定進行核對，會造成檔案信息不真實情況，這要求相關工作人員必須積極進行矯正。此外，建立糾錯機制過程中，工作人員應該從自身做起用于發現不真實和存在問題的房地產檔案，并注明自己的解釋，以為后續工作人員提供補充方向。

三、結束語

在現階段的經濟大環境下，優化房地產檔案管理是房地產事業單位的現實需求，也是促進其向著現代化方向發展的有效措施。基于此，本文對房地產檔案管理工作的優化措施作了分析，希望進一步為人們提供科學參考，也為房地產檔案事業的發展助力，從而通過最優化的方法來實施檔案管理工作，促進我國社會經濟的和諧發展。

【參考文獻】

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