高職院校檔案管理信息化建設(shè)

莫衛(wèi)霞

高職院校檔案管理信息化建設(shè)

莫衛(wèi)霞

在當(dāng)前信息時(shí)代背景下，數(shù)據(jù)信息在綜合管理工作中的作用逐漸凸現(xiàn)出來，高校檔案資源作為信息的重要組成部分也受到重視，合理應(yīng)用檔案資源能夠?yàn)榻炭蒲谢顒?dòng)的開展提供有效的支持。所以基于信息化建設(shè)基本情況，高校檔案管理工作也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)信息化管理的探索，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理效果，為檔案資源的合理利用創(chuàng)造良好的條件。

高職院校 檔案管理 信息化建設(shè)

高職院校的檔案信息化管理與檔案資源的合理利用存在緊密的聯(lián)系，對(duì)高職院校教科研事業(yè)的發(fā)展也產(chǎn)生著極其重要的影響。因此在高職院校的發(fā)展過程中，結(jié)合信息時(shí)代教育、科研事業(yè)中對(duì)檔案資源的應(yīng)用需求和檔案管理高效化發(fā)展需要，十分有必要對(duì)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行研究和分析，以期能夠借助檔案管理信息化提高檔案管理質(zhì)量和效率，為檔案資源的有效利用創(chuàng)造良好的條件，促進(jìn)高效教育事業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

一、高職院校全面推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的重要性

對(duì)高職院校檔案管理實(shí)際情況進(jìn)行分析，積極探索檔案管理信息化建設(shè)具有一定的現(xiàn)實(shí)意義，對(duì)高職院校教科研事業(yè)的發(fā)展和高職教育水平的提高產(chǎn)生著一定的積極影響。首先，高職院校檔案信息化管理與社會(huì)發(fā)展需求相適應(yīng)。在高職院校教育規(guī)模不斷拓展的社會(huì)背景下，檔案資源的總量和數(shù)量也隨之增多，檔案管理難度進(jìn)一步增大，依靠傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法保證管理質(zhì)量，并且檔案管理工作不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求[1]。而借助管理信息化建設(shè)，不僅能夠提高檔案管理工作效率，促進(jìn)檔案資源的利用，還能夠滿足信息時(shí)代社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需求，對(duì)高職院校檔案管理工作的優(yōu)化發(fā)展產(chǎn)生著重要的影響。其次，能夠進(jìn)一步提高檔案資源的有效利用率。在引入信息化管理理念后，高職院校檔案管理工作必然會(huì)進(jìn)入到新的發(fā)展階段，檔案信息的查詢、檢索和應(yīng)用更為便捷，能夠促進(jìn)檔案資源有效利用率的進(jìn)一步提高。最后，能促進(jìn)檔案管理人員管理水平和管理效率的強(qiáng)化。高職院校檔案管理人員在開展檔案管理工作的過程中應(yīng)用信息化輔助工作，自身工作效率能夠得到顯著的提高，并且借助信息化管理，檔案管理的準(zhǔn)確性和全面性也會(huì)有所增強(qiáng)，對(duì)檔案管路工作的優(yōu)化開展產(chǎn)生著一定的積極影響。

二、現(xiàn)階段高職院校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

綜合分析高職院校檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展基本情況，發(fā)現(xiàn)在探索檔案管理信息化建設(shè)的過程中學(xué)校雖然已經(jīng)注意引入先進(jìn)的管理思想和信息化方面的管理技術(shù)，但是仍然存在一定的問題，極大限制了信息化水平的提高，對(duì)高職院校檔案管理工作的全面推進(jìn)產(chǎn)生了嚴(yán)重的限制性影響。

(一)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足

在高職院校積極嘗試引入信息化檔案管理思想的過程中，一個(gè)較為重要的問題就是部分年齡較大的檔案管理人員對(duì)信息化管理缺乏正確的認(rèn)識(shí)，尚未認(rèn)識(shí)到信息化管理的重要性，并且年齡較大的檔案管理人員信息技術(shù)素養(yǎng)不足，難以充分利用信息技術(shù)開展檔案管理工作，最終造成檔案管理信息化建設(shè)效果不理想，無法真正發(fā)揮出檔案管理信息化建設(shè)的重要作用，對(duì)學(xué)校檔案管理工作的創(chuàng)新產(chǎn)生了嚴(yán)重的限制性影響[2]。

(二)信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)存在滯后性

一些高職院校雖然希望引入信息化檔案管理理念，促進(jìn)檔案管理水平的進(jìn)一步提高，但是在建設(shè)過程中所投入經(jīng)費(fèi)相對(duì)較少，在缺乏足夠資金支持的情況下，學(xué)校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)存在滯后性，嚴(yán)重影響了檔案管理的信息化建設(shè)效果，檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化程度不足，無法為檔案資源的高效利用提供相應(yīng)的支持。

(三)檔案管理信息化建設(shè)安全性偏低

相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，學(xué)校信息化檔案管理對(duì)檔案安全的要求更高，不僅要保證檔案的安全性，還要重視信息安全建設(shè)[3]。但是在高職院校實(shí)際探索檔案管理信息化建設(shè)的過程中，對(duì)檔案管理信息安全相對(duì)忽視，信息安全建設(shè)效果不夠理想，極易造成數(shù)據(jù)的篡改和丟失，影響檔案管理效果和檔案資源的有效利用，對(duì)檔案管理工作的高效發(fā)展產(chǎn)生了嚴(yán)重的不良影響。

三、全面加強(qiáng)高職院校檔案管理信息化建設(shè)的措施

基于檔案管理信息化建設(shè)的重要性和當(dāng)前高職院校檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的主要問題，新時(shí)期高職院校要想促進(jìn)本校檔案管理工作的全面優(yōu)化開展，就應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視，并結(jié)合學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的具體需求積極探索相應(yīng)的管理措施，引入更為科學(xué)的管理思想，促使檔案管理信息化建設(shè)逐步進(jìn)入到新的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。

(一)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)理念進(jìn)行更新，強(qiáng)化檔案管理時(shí)效性

檔案管理工作的優(yōu)化開展離不開信息化建設(shè)意識(shí)的正確引導(dǎo)，因此在高職院校發(fā)展過程中，要想切實(shí)提高檔案管理信息化建設(shè)水平，就需要結(jié)合信息化檔案管理需求及時(shí)主動(dòng)的對(duì)自身管理意識(shí)進(jìn)行適當(dāng)?shù)母拢怀鰴n案管理的時(shí)效性，保證檔案管理信息化建設(shè)能夠取得新的發(fā)展成效[4]。首先，在發(fā)展檔案管理信息化工作的過程中，高校應(yīng)該對(duì)本校檔案管理的特點(diǎn)進(jìn)行分析，并參考其他院校檔案管理信息化建設(shè)的成功模式對(duì)本校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行有效的完善，增強(qiáng)檔案管理模式的適用性和有效性。其次，結(jié)合時(shí)代發(fā)展需求和信息技術(shù)的不斷更新對(duì)本校檔案管理信息化建設(shè)意識(shí)進(jìn)行創(chuàng)新，保證所開展的檔案管理信息化建設(shè)工作能夠與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)，真正為現(xiàn)代社會(huì)的高職院校教育科研事業(yè)而服務(wù)，凸顯檔案管理的服務(wù)價(jià)值。這樣高職院校檔案管理信息化建設(shè)就能夠適應(yīng)“大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新”理念的要求，凸顯時(shí)代性特征，為學(xué)校其他各項(xiàng)工作的優(yōu)化開展提供有效的支撐。

(二)進(jìn)一步加大經(jīng)費(fèi)投入，夯實(shí)檔案管理信息化建設(shè)基礎(chǔ)

檔案管理信息化建設(shè)工作的優(yōu)化開展離不開資金的支持，因此要想為檔案管理信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，切實(shí)加快檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展進(jìn)程，就十分有必要在開展檔案管理工作的過程中加大經(jīng)費(fèi)投入，從多角度引入建設(shè)經(jīng)費(fèi)，保證學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)能夠逐步取得良好的發(fā)展成效[5]。首先，學(xué)校應(yīng)該設(shè)置專項(xiàng)資源開展檔案管理信息化建設(shè)人才培養(yǎng)工作，一方面積極組織本校現(xiàn)有檔案管理人員積極參與教育培訓(xùn)工作中，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和信息化檔案管理能力。另一方面，也可以高薪聘請(qǐng)高素質(zhì)檔案管理人員到本校檔案管理信息化建設(shè)工作中做出相應(yīng)的指導(dǎo)，讓學(xué)校檔案管理人員能夠?qū)n案信息化管理形成更為明確的認(rèn)識(shí)，切實(shí)增強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的科學(xué)性和有效性。其次，針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)設(shè)置專門的建設(shè)資金，為數(shù)據(jù)管理工作、服務(wù)器管控工作和先進(jìn)管理技術(shù)的引入提供相應(yīng)的保障，切實(shí)促進(jìn)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)水平的提高。這樣在專項(xiàng)資金的支持下，學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)必然能夠逐步進(jìn)入到新的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，取得良好的發(fā)展成效，為學(xué)校教研人員和學(xué)生提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)。

(三)積極構(gòu)建檔案管理信息資源網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行安全體系

檔案管理信息化建設(shè)過程中檔案資源和信息網(wǎng)絡(luò)的安全是必須重點(diǎn)關(guān)注的問題，只有保障檔案管理信息化建設(shè)的安全性，信息化建設(shè)才具有現(xiàn)實(shí)意義。因此在加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的過程中，應(yīng)該將信息系統(tǒng)的安穩(wěn)定運(yùn)行作為重要的標(biāo)準(zhǔn)，并在安全系統(tǒng)建設(shè)方面做出一定的努力，避免信息系統(tǒng)的運(yùn)行受到病毒、木馬程序等干擾，影響檔案管理效果[6]。所以針對(duì)當(dāng)前高職院校檔案管理信息化建設(shè)的基本情況，應(yīng)該制定嚴(yán)密的管理措施、引入先進(jìn)的安全技術(shù)和相關(guān)安全軟件，全面提高檔案管理的信息安全程度，增強(qiáng)檔案信息的保密性，切實(shí)促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作的優(yōu)化開展。唯有如此，借助檔案管理信息資源

網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行安全體系的構(gòu)建，高職院校檔案管理信息化才能夠持久穩(wěn)定運(yùn)行，促使檔案管理工作在新時(shí)期取得新的發(fā)展成效，助推高職院校教育事業(yè)的發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，在高職院校的建設(shè)和發(fā)展過程中，受到信息化建設(shè)的影響，如何探索檔案管理的信息化建設(shè)，借助信息化優(yōu)勢(shì)促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提高和檔案資源的有效利用，已經(jīng)逐漸成為學(xué)校檔案管理部門重點(diǎn)關(guān)注的問題。所以新時(shí)期十分有必要對(duì)高職院校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行研究和分析，并提出合理化建議，希望能夠真正促進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展，為學(xué)校教育和科研工作的開展提供相應(yīng)的信息資源輔助。

[1]夏帥,裴忠慶.關(guān)于高職院校檔案管理信息化的思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(5):67.

[2]宋曉玲.新階段高職院校檔案管理信息化建設(shè)淺析[J].陜西檔案,2016(1):45.

[3]黃春蓓.高職院校檔案管理信息化運(yùn)用分析[J].中國市場(chǎng),2016(27):205～206.

[4]夏先進(jìn).高職院校檔案管理信息化的提升分析[J].大陸橋視野,2016(22):34.

[5]劉康.高職院校檔案管理信息化深化實(shí)踐探討[J].無線互聯(lián)科技,2017(5):109～110.

[6]楊文文.對(duì)高職院校檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(10):43.

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