淺議信息化背景下的供電企業基建檔案管理保障措施

王慧芬

淺議信息化背景下的供電企業基建檔案管理保障措施

王慧芬

信息化時代的到來，很多的新生概念成為了人們生活中關注的焦點，比如大數據、云計算等。信息化的背景下，企業要想實現長遠的發展，就必須跟上時代的步伐，建立和完善信息系統。檔案是企業所有的生產生活經營活動中的一系列的真實記在，對企業的發展有著深遠的意義。信息技術的變革讓電力企業追求革新，電力企業的革新也迫切需要檔案管理的應用效果的提高。如何在信息化的背景下優化電力企業檔案管理保障體系，是本文重點研究的內容。

信息化背景 供電企業 基建檔案管理 保障措施

供電企業的基建檔案，是對供電企業建立、成長和發展的歷史的完整的體現和保存，對企業的發展具有很重要的參考價值，在一定程度上影響著企業的發展。所以，企業的基建檔案管理工作必須要引起重視[1]。電網和各項工程的不斷設計和完善，企業會形成數量龐大的基建檔案，如何高效的管理原有的和新的檔案，并且促進供電企業基建檔案管理的信息化和規范化，是電力企業和基建檔案管理工作者必須考慮的一個問題。

一、信息化背景下改革供電企業檔案管理的必要性

（一）基建檔案信息化建設是供電企業檔案管理發扎的必然趨勢

市場經濟的發展，導致市場的競爭越來越激烈，很多企業都大規模地開展信息化管理，若供電企業沒有這樣的意識或者沒有這樣的能力，自然會隨著社會的進化而被淘汰。隨著信息化的發展和企業的改革，供電企業的基建檔案管理會向著數字化、自動化、檔案信息集成化、檔案管理互動化的方向發展。

（二）基建檔案管理的改革是供電企業檔案管理的關鍵

檔案管理的信息化改革可以適應企業的發展要求。通過信息技術的運用，可突破檔案管理的地域、時間、網絡條件等的限制，實現對企業的信息動態的及時掌控。通過對信息的處，可以提高檔案信息的可以利用影響，從海量的基建檔案的信息中獲取有大量價值的信息資源。還可以通過檔案信息的深加工幫助企業來作決策和制定計劃等。檔案的信息化改革，還能提高檔案的利用率和檔案管理的實效性，促進供電企業紀檢檔案管理的信息化進程。

二、信息化背景下供電企業紀檢檔案管理的保障措施

（一）基建檔案新信息化管理必須要追溯文件的源頭

所有的基建檔案，必須要掌握其源頭，掌握第一手資料。在各個活動和各個階段，必須要保證資料收集的完整和齊全，確保資料的準確性和真實性。在資料文件的信息化處理的過程中，要確保其準確性和完整性，處理完資料之后要對檔案進行校對，為實現資源的共享打下基礎。

（二）建立統一的基建檔案數據管理平臺

基建檔案的來源有多個單位和多個版本的，面對各種形式的檔案資料，要將它們進行統一化處理。這就要求檔案管理部門要配備專業、統一的數據處理軟件，建立統一數據資源的管理平臺，統一處理不同的形式的材料資源的轉換問題，將所有的文件和資源都轉化成同一種格式，方便管理。另外，還要能實現檔案管理的自動化，對資料數據進行自動識別和轉化，然后進行自動編制和排序，實現基建檔案價值的管理優化。

（三）及時采集基建過程性材料

對于材料的開采，要及時準確，要能在第一時間內將開采到的資料轉化到基建檔案的數據庫中，有些基建性資料具有很高的時效性，必須要同管理人員和其他工作人員相互配合，才能保證基建檔案的完整性[2]。

（四）加強基建檔案管理的人力資源建設，提高工作人員的自身素質

供電企業基建檔案管理人員的素質包括兩個方面的內容，一個是自身的素質，另一個是業務的能力。要提高管理人員的這兩個方面的素能，首先，必須要提高工作人員對企業基建檔案建設管理工作的重要性的認識，從思想上提高工作人員的思想覺悟，加強責任制度的落實，做好基建檔案管理工作的連接。其次，要重視人才的培養，信息化背景需要打造一批具備新的知識和新的技術的復合型人才。檔案的信息化管理要求必須配備有有專業知識強和專業技術強的檔案管理隊伍，可以加強人才培訓，讓供電企業的基建檔案管理人員能盡快地接受新的知識，掌握新的技術[3]。建立獎勵機制，激發檔案管理人員工作的熱情，實現基建檔案信息化管理工作的快速推進。提高檔案管理人員的道德職業素養，加強職業道德培訓，保證企業檔案的安全性和保密性，保證材料信息的真實性和有效性，讓供電企業基建檔案管理工作能順利展開，推動企業信息化的建設和改革。

三、結語

供電企業的基建檔案的管理工作實現信息化管理，不僅是企業發展的需要，更是社會的需要，是提高企業檔案管理效率、提高檔案管理質量、促進企業長遠發展的必經之路。企業基建檔案的信息化建設是企業發展的選擇，能實現檔案資源的高效共享，提高檔案的利用率，為企業的發展提供有效參考。在檔案信息化管理的建設中，要注重追溯文件資料的源頭，拿到一手資料，建立統一的數據管理平臺，將資源信息統一化處理，及時采集基建信息，提高工作人員的技能和素質，為企業的改革和發展奠定良好的基礎。

[1]楊永豪．信息化背景下供電企業檔案管理的探討[J]．數字通信世界,2015(12):292,309．

[2]辛學敏．信息化背景下的供電企業基建檔案管理保障措施[J]．內蒙古科技與經濟,2016(23):69～71．

[3]張靜怡．信息化背景下供電企業檔案管理改革研究[D]．昆明:云南大學,2013．

（作者單位：東莞供電局）