檔案管理信息化的實現(xiàn)路徑探究

文/中共鹽城市委黨校 谷麗華

檔案管理信息化的實現(xiàn)路徑探究

文/中共鹽城市委黨校 谷麗華

數(shù)字技術(shù)的突飛猛進，給檔案管理工作帶來了極大的發(fā)展機遇，使得檔案管理信息化成為可能。檔案管理信息化工作同時面臨著不少實際問題，需要檔案管理工作者在實際工作中加強軟硬件建設(shè)，提高檔案管理信息化意識，保障檔案管理信息安全。

檔案管理；信息化；路徑

檔案管理信息化是指通過檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理過程的網(wǎng)絡(luò)化，經(jīng)系統(tǒng)加工和網(wǎng)絡(luò)傳輸后，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置和有效利用，最終實現(xiàn)檔案信息資源共享。傳統(tǒng)的檔案管理不僅工作效率低，準確度也不高，還容易造成檔案的流失，給相關(guān)單位和個人都帶來了不少的損失。檔案管理的信息化是未來檔案管理必然的發(fā)展趨勢，但是我國目前的檔案管理普遍存在傳統(tǒng)管理模式與現(xiàn)代管理模式相結(jié)合的現(xiàn)象，充分實現(xiàn)檔案管理的信息化是擺在我們面前的實際課題。

一、檔案管理信息化發(fā)展的必然性

（一）檔案管理信息化具有軟硬件基礎(chǔ)。當前我國各單位檔案管理部門基本上配備了各式各樣的打印機、復印機、掃描儀，數(shù)碼相機等，管理人員也達到了人手一臺計算機的標準，這樣就為實現(xiàn)檔案管理的信息化提供了硬件設(shè)備基礎(chǔ)；軟件建設(shè)方面，各單位幾乎都配有檔案管理軟件，為檔案的收集、保管、利用等提供了方便。在此基礎(chǔ)上，檔案管理向信息化發(fā)展就有了充足的、完善的條件。

（二）檔案管理信息化自身具有無可比擬的優(yōu)越性。檔案信息的數(shù)字信息化首先減輕了檔案工作人員的工作量，提高了工作效率。隨著科技的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷被人們廣泛應用。而檔案工作人員對電子檔案的充分運用，不僅改變了自身對文字信息的管理與記錄，還大大減少了工作時間，提高了工作效率，減輕了工作人員枯燥乏味的工作量。同時也方便了大眾對信息的搜索。其次，電子檔案管理有利于對文件的修改。在記錄某些重要信息內(nèi)容時，難免出現(xiàn)錯誤，或隨著時間的推移，某些重要文獻需要更新，對檔案進行修改是在所難免的。所以，如要進行修改，電子檔案對于傳統(tǒng)的文字檔案而言，是極其方便的，只需利用鍵盤對文獻進行調(diào)整并進行保存，就可以了。最后，電子檔案管理有利于文檔的保密。在傳統(tǒng)的書面檔案中，檔案者的信息是在一起的，如果需要對其中某一信息進行查找，其他信息便也會一覽無遺。而在電子檔案中，這些信息是分開的，為單份文件提供利用。只需對需要了解的問題進行搜索便可得到相應數(shù)據(jù)，而其他內(nèi)容是無法被獲得的。

二、檔案管理信息化存在的實際問題

（一）信息化基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。檔案本身的性質(zhì)決定檔案信息化建設(shè)必然需要一定的軟硬件基礎(chǔ)，比如局域網(wǎng)、性能良好的電腦、檔案數(shù)據(jù)庫以及大容量服務器等等，同時還需要開發(fā)檔案管理專用軟件，加強檔案網(wǎng)絡(luò)日常維護管理工作等。然而，檔案管理部門本身不具有盈利水平，無法通過提供社會化服務獲得相關(guān)的收入，資金方面的撥付往往難以滿足信息化建設(shè)的資金投入，導致檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施較為薄弱。

（二）缺乏統(tǒng)一的標準與規(guī)范。檔案標準化、規(guī)范化是實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的先決條件，即需要共同的信息技術(shù)與信息語言組織檔案資料。從1979年開始，我國政府陸續(xù)頒布了不少檔案管理工作方面的標準，然而當中大部分是針對音像、紙質(zhì)等檔案類型，針對數(shù)字化檔案的標準與規(guī)范則相對較少，使得檔案管理信息化建設(shè)仍缺乏統(tǒng)一的標準與規(guī)范。

（三）檔案信息化與電子政務缺乏聯(lián)系。現(xiàn)階段，通行于互聯(lián)網(wǎng)中的有效信息超過80%左右均掌握在政府部門中，而政府部門中的信息大部分儲存在檔案館中。檔案信息化建設(shè)的目的不只是局限于檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，同時還需要促進政務信息公開的發(fā)展。然而，我國當前仍然沒有形成政府信息資料開發(fā)利用的良好趨勢，缺乏合理的辦法與組織，檔案信息化與電子政務建設(shè)缺乏聯(lián)系。

三、檔案管理信息化的實現(xiàn)路徑

（一）提高檔案管理信息化意識。只有相關(guān)的工作人員充分意識到了檔案管理信息化的重要性，才能切實將檔案管理信息化做到實處，很多檔案管理人員習慣了傳統(tǒng)的管理模式，很難進行改變，因此相關(guān)的企業(yè)應該著力提高檔案管理人員的信息化意識，加大對檔案管理的投入力度，使用先進的檔案管理設(shè)備，使得檔案管理人員自覺改變傳統(tǒng)的管理模式。在檔案管理實現(xiàn)信息化的進程中，檔案管理人員一定要樹立科學管理的理念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的計劃經(jīng)濟的檔案管理理念，這樣才能促進檔案工作更好地為人民服務。

（二）提供檔案管理信息化建設(shè)的必備條件。當前，我國檔案數(shù)字化管理仍在建設(shè)的初期階段，還存在不少問題，實現(xiàn)資源共享的檔案信息數(shù)字化管理還需要技術(shù)、人才、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)等各種條件。

一是技術(shù)條件。由于檔案信息化建設(shè)是一項技術(shù)性較強的工程，涉及計算機、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等各種高新技術(shù)的綜合應用，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，要實現(xiàn)數(shù)字信息網(wǎng)絡(luò)共享，必須有局域網(wǎng)建設(shè)，信息資源網(wǎng)站建設(shè)等等基礎(chǔ)條件，而這些又基于域名申請、服務器配置、網(wǎng)頁設(shè)計開發(fā)等基礎(chǔ)之上，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)情況是數(shù)字化信息技術(shù)能否實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享的關(guān)鍵。二是人才條件。人是檔案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)實踐的執(zhí)行者，檔案管理數(shù)字化建設(shè)對技術(shù)有較高的要求，而實現(xiàn)技術(shù)的人才就是其中的關(guān)鍵。檔案管理數(shù)字化的建設(shè)過程，是以各領(lǐng)域高新技術(shù)人才為基礎(chǔ)，通過系統(tǒng)分析與設(shè)計專家、網(wǎng)絡(luò)維護人才等各方人才的共同努力，才能實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。三是資金條件。檔案數(shù)字化建設(shè)是一項龐大的工程，實現(xiàn)電子信息檔案館的建設(shè)與網(wǎng)絡(luò)共享，需要投入大量的資金，這也是進行檔案數(shù)字建設(shè)必須要考慮的方面。

（三）建設(shè)復合型的管理隊伍。檔案管理人員隊伍建設(shè)是實現(xiàn)檔案管理信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質(zhì)量。一方面要提高檔案管理人員的信息化意識。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全防護知識，以確保檔案信息的完整性、安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務素質(zhì)和工作水平；另一方面，要提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，檔案管理部門應有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內(nèi)容涵蓋計算機、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識。檔案管理部門還應創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。充分認識檔案信息安全保障能力建設(shè)的重要性和緊迫性，完善各項規(guī)章制度，并認真付諸實施，把安全至上的理念物化到檔案管理各個環(huán)節(jié)中去。實施電子文件和數(shù)字檔案登記備份制度，異地備份保管；完善檔案利用安全保密力度，處理好檔案開放和公開與信息安全的關(guān)系；建立檔案數(shù)據(jù)管理維護制度等等。

（四）建立檔案數(shù)據(jù)庫，保證檔案信息安全。保障檔案信息安全的最重要環(huán)節(jié)是完善信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，用戶通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺進行交流和溝通，在大數(shù)據(jù)時代，信息數(shù)據(jù)庫的信息內(nèi)容直接關(guān)系到檔案信息是否安全。由于檔案信息具有數(shù)量繁多、種類繁多、構(gòu)造復雜等特點，增加了建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫的難度，檔案管理人員對于數(shù)據(jù)庫的精準篩查是保障數(shù)據(jù)庫準確性、穩(wěn)定性和完整性的前提條件。此外，建立檔案數(shù)據(jù)中心也是保障檔案信息安全的必要手段，隨著檔案數(shù)據(jù)信息的累計，檔案數(shù)據(jù)問題的不斷涌現(xiàn)，以往的檔案數(shù)據(jù)中心由于設(shè)備落后、空間狹小、監(jiān)控缺乏，己不足以支撐檔案數(shù)據(jù)信息的安全，因此，檔案數(shù)據(jù)中心的建立應該以運用現(xiàn)代化技術(shù)為標準，以提供快速化、自動化、管理集中化的服務。檔案管理部門要建立完整的檔案信息安全防護體系，必須根據(jù)檔案信息化工作實際情況，結(jié)合信息系統(tǒng)建設(shè)和應用的步伐，統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實施。信息安全面臨的問題很多，我們可以根據(jù)安全需求的輕重緩急，就相關(guān)信息安全技術(shù)的成熟度進行綜合考慮，分步實施。技術(shù)成熟能快速見效的安全系統(tǒng)先實施。