構建醫院檔案信息化管理體系的研究

文/河北省榮軍醫院 郭婧懿

構建醫院檔案信息化管理體系的研究

文/河北省榮軍醫院 郭婧懿

醫院檔案管理運動過程中所產生的信息具有多樣化的特點，現今信息化管理模式將逐漸取代傳統的手工處理檔案模式。醫院檔案管理體系應以技術維度構建為主，以管理維度作為管理保障，以機制建立作為組織管理體系，使所構建的醫院檔案信息化管理體系可以為醫療工作提供快速、優質及高效的服務。

醫院檔案；信息化管理體系；構建

隨著我國醫療衛生事業的快速發展，在醫院建設和發展中醫院檔案作為信息資源具有著重要意義，尤其是新形勢下醫院檔案管理信息化水平的不斷提升，檔案管理體系的構建，可使醫院檔案資料的得到有效開發利用，并為醫院檔案管理發展作出重要貢獻。

一、技術維度構建檔案信息化管理工程體系

通過對信息技術的利用使醫院檔案管理工作得到加強，對檔案信息資源的主動開發利用，是現今醫院檔案管理建設發展的重要任務之一。從技術維度對檔案信息化管理體系建立時，需要以實用性與經濟性為基礎，采用成熟、先進的各項技術，從一個高起點對系統設計進行有效建立。對于醫院信息化管理系統中所設計的系統性硬件設備、網絡產品選型、軟件開發、系統集成等方面均需要在一定程度上具有先進水平，同時使用的硬件與軟件系統具有較長的使用期，并使其與時代發展水平相符合。

（一）網絡工程的建立。醫院檔案信息化管理中網絡要具有安全性、順暢性、高效性，為檔案管理工作提供信息化環境。在檔案信息化管理實施過程中需要與多個部門進行系統合作，對各類信息系統所產生的文件信息進行及時歸檔管理，在進行業務信息系統數據信息整合時，也需要以網絡信息傳輸作為載體實現醫院檔案管理系統與業務活動信息的有效結合。

（二）信息工程的建立。信息是醫院檔案信息化管理的重要資源，是信息化建設的主體，對各類信息系統設計管理信息流時，首先需要與信息化檔案管理的實際要求相結合，然后明確信息工程管理的主要對象，其中主要包括信息的收集、存儲、檢索、安全機制。對電子文件流轉以及歸檔管理文件捕獲點的設置，按照原始順序對電子文件與歸檔管理文件進行有效整理，可使檔案間存在的原始聯系進行正確說明，同時對整個生命周期中電子文件組合方式與順序的變化，通過客觀、實際的變化方式可使文件的來源得以發展與豐富；通過對各類電子文件格式的選擇，也要選擇格式的可轉換性與通用性及文本數據的規范性，同時也需對不同格式進行甄別與捕獲。計算機工作模式需要建立單機電子檔案以存儲載體為主，以及以醫院局域網喜愛系統自動記錄所形成的電子檔案，通過電子信號時信息復制與傳輸在網上進行，同時由計算機網絡系統自動完成電子檔案的儲存與積累。在系統中也要設置相應的電子文件檢索工作，在首頁導航下設置檢索表單，使用戶可快速實現電子文件的查找，從而使信息化檔案管理中信息文件的有效提取利用得以實現。在醫院檔案信息化管理系統設計過程中最為重要的是安全監控的設立，通過數字檔案管理中設立安全體系管理、監控、緊急情況服務與維護，使醫院檔案的安全性得到有效保障。

（三）軟件工程的建立。計算機自動化管理是對電子文件檔案管理自動化實現的基礎，在電子文件檔案管理的主體是軟件系統，通過計算機管理的應用使電子文件檔案中的統計工作更加簡單，現今大多數檔案管理工作軟件在一定程度上具備自動統計功能，可使醫院實現電子文件檔案管理的自動化。

二、從管理維度上建立對檔案管理的保障體系

（一）建立制度規范。制度規范可分為兩個部分，分別為技術規范與管理制度。技術規范是電子檔案資源在檔案管理系統與各業務系統之間的信息資源的共享與整合的實現。在保持規范性體系穩定性的基礎上進行調整，滿足技術發展需求。管理制度是對電子檔案管理全過程與各管理環節針對性制定相應的管理規范，使業務人員、檔案工作人員行為規范，使電子檔案管理活動有相應的規章制度來約束。

（二）建立優秀人才隊伍。檔案工作人員選取時不僅要具有較高的政治素養、檔案業務能力，還要具備檔案信息系統開發、保護技術、開拓創新的能力，檔案管理人員要有應用現代工具工作的意識與習慣，從而使傳統檔案業務型轉變為多元化、復合知識型的管理方向；使醫院環境與信息化檔案管理相吻合，提升醫院信息化檔案管理建設的能力與層次。

（三）建立保障機制。保障機制的建立分為三個方面：硬件保障、軟件保障、經費保障。首先需要根據醫院建立規劃對網絡、計算機終端系統、服務器等進行全局統籌分配，使檔案部門信息化檔案管理的硬件需求得以有效保障。其次，通過自主開發、委托開發等方式配置相應的軟件，同時對軟件的升級和維護建立健全的機制，使各項管理需求得以實現。最后，對于醫院檔案信息化管理所涉及的硬件與軟件配置、各項管理工作人力資源培訓有充足的經費支持，同時也要創建籌措經費的通暢渠道，從而使醫院檔案信息化管理有效開展。

三、醫院信息化管理機制下的組織體系

（一）明確檔案管理責任，建立完善的規章制度。在建立醫院信息化檔案管理體系時要根據醫院工作的實際情況進行分析，將各類檔案作為管理的有機整體，并按照分工專業性、業務相關性進行劃分，同時根據各項業務所承擔的功能將業務職能有效實現，在管理過程中通過醫院、科室及相關操作人員進行三級網絡管理，并根據各部門的具體職責對檔案的收集、整理與積累進行科學劃分；設置專人進行管理，使醫院檔案信息化管理有章可循。

（二）檔案管理的標準化。信息化檔案管理過程中需將醫療治療目標納入相應的管理制度中，通過檔案基礎工作標準化的建立，使醫院工作體系中檔案的收集管理程序更規范，同時制定標準化、規范化的醫院檔案管理內容分類、案卷目錄、編號、卷內目錄，上述內容的書寫格式均需與檔案部門所規定的內容相吻合，同時使檔案內容條理清晰、目標明確、內容清楚完整，為檔案資源的利用奠定基礎。在檔案立卷歸檔過程中要注重文件的實效性，對于現行文件階段性任務必須等到任務完成后方可立卷歸檔，避免造成檔案管理工作的混亂。

綜上所述，醫院檔案管理工作具有專業、繁瑣的特點，作為醫院管理工作的重要環節之一，醫院檔案信息化管理可使醫院的整體管理水平得到有效提升。構建醫院檔案信息化管理可使檔案的潛在價值得以充分發揮，使突發事件與緊急事件發生時有檔案資料作為保障，并為醫療工作提供優質、高效、便捷的服務。通過醫院檔案自動化管理體系的建立，也可使醫院檔案集中化管理工作得以有效實現，在檔案管理成本大幅度降低的同時，保證檔案管理工作的質量與效率，對于醫院檔案工作的發展而言具有重要意義。

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