電子檔案歸檔工作及檔案信息化建設的建議

文/長春市口腔醫院 劉莉莉

電子檔案歸檔工作及檔案信息化建設的建議

文/長春市口腔醫院 劉莉莉

本文主要對電子檔案缺乏獨立性、歸檔流程缺失、歸檔過程中缺失信息鑒別環節、缺乏專業管理人才等當前電子檔案歸檔工作中存在的問題進行了分析，并在此基礎上提出了高度重視檔案信息化建設、加強電子檔案獨立存在的能力、建立規范的歸檔程序和安全管理機制、做好電子檔案的信息鑒別、加強檔案信息標準化規范化建設、培養和引進高素質檔案管理人才等幾點加強電子檔案歸檔工作及檔案信息化建設的措施。

電子檔案；歸檔；信息化建設

隨著計算機信息技術的發展，電子檔案成為了必然趨勢。檔案信息化建設可以提高檔案工作管理效率，便捷地檢索和利用檔案，合理配置檔案信息資源，提高了檔案信息的準確性和可持續性。檔案信息化的實現，使封閉的檔案管理變為開放的管理，從檔案的保管和利用上升到信息采集、管理、共享和服務，使管理更加科學。因此加強電子檔案歸檔工作，積極地推進檔案信息化建設工作，是當前的一項重要工作。例如我院一些退休檔案及死亡檔案，由于年代久遠，經歷各時期不同人員的管理，導致有些文字不清，紙張殘破，對查閱造成很大困擾，如及時進行檔案電子化，就可以避免檔案的進一步破壞。檔案信息化建設就是使用計算機網絡和數據庫信息技術手段實現各類檔案的數字化，將網絡化辦公條件下的電子文檔管理網絡一體化，通過辦公網絡，逐漸完成各種檔案資源的數字化轉換，并使用文檔一體化管理軟件來完成電子文件的歸檔工作。筆者以下主要對電子檔案歸檔工作及檔案信息化建設進行研究，旨在提高電子檔案歸檔及檔案信息化建設工作的質量。

一、電子檔案歸檔工作中存在的問題

（一）電子檔案缺乏獨立性。目前電子檔案主要是作為紙質文件生成、運轉過程中的一種附帶產品而存在的，這一特性導致其無法獨立存在，也不具有獨立存在的價值。這就使得絕大多數的企業、單位不重視電子檔案，更有甚者還存在隨意刪減、增加電子檔案的問題，導致電子檔案面目全非、失去歸檔保管的意義。我院由于單位規模小，人員少，相對檔案利用率不高，也存在一些類似被忽視的問題，需要進一步提高。

（二）電子檔案歸檔流程缺失、存在不安全因素。電子檔案歸檔是利用計算機對已經處理完畢的具有一定價值的文件進行收集、篩選、分類并使之轉化成為電子形態的數字化檔案的一項工作。但從目前的現狀來看，有相當一部分企業、單位對電子檔案的歸檔流程缺乏明確的認知，導致歸檔工作操作過程混亂，同時也給電子檔案的儲存介質帶來一定的安全隱患，一旦企業或單位的信息系統出現問題，則電子檔案就會遭到破壞，嚴重時甚至會造成全部丟失，我院在2010年，前后用近半年時間曾對檔案的部分重要內容進行掃描存檔，之后由于存檔的計算機出現問題，導致電子檔案資料丟失，同時又沒有備份，導致此次工作以失敗告終。

（三）電子檔案歸檔過程中缺失信息鑒別環節。電子檔案信息鑒別指的是對電子文件的價值進行判斷，并對電子檔案信息的真假進行甄別。電子檔案歸檔過程中的價值鑒定環節，就是決定電子文件去留的問題，因此，該環節是一個十分重要的環節。目前在進行電子檔案歸檔時，都是直接將電子文件從計算機上拷貝到所要存儲的介質上，丟失了重要的價值鑒定環節，無法實現去偽存真的目的，最終導致一些具有珍貴價值的電子檔案被淹沒到大量無用的、糟粕信息中去了。

（四）缺乏高素質的專業管理人才隊伍。檔案管理需要一支具備較高專業素質、業務水平的人才隊伍，才能夠支撐起整個工作，提高工作質量。但這正是目前電子檔案歸檔工作中存在的一個較大問題，那就是缺乏專業的人才隊伍。大多數從事電子檔案歸檔工作的管理人員，要么不熟悉計算機操作，要么檔案管理知識薄弱，像我院這樣的基層單位，基本無專業檔案管理人員，而且很少有檔案方面的培訓課程。所以既具備過硬的檔案管理知識，又熟悉計算機操作的綜合型人才少之又少，而對于人才的需求幾乎是目前每個企業或單位均面臨的一個問題。

二、加強電子檔案歸檔工作及檔案信息化建設的措施

（一）高度重視檔案信息化建設。電子檔案管理工作中存在的各種問題，究其根本原因，多是對電子檔案管理工作不重視造成的。實現電子檔案管理是一項繁重的工作，必須得到各有關部門的高度重視，需要投入大量的人力、財力和精力。樹立加強電子檔案管理的緊迫意識，從意識形態上重視，從物質形態上支持，認真總結檔案管理工作陳舊的管理手段和方式，創新完善適應現代發展要求的檔案管理新機制、新內容，推進檔案信息化管理的速度，逐步建立與現代化發展相適應的電子檔案管理工作機制，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，使檔案信息化的優勢發揮出來，從而為社會提供更好、更優質的服務。

（二）加強電子檔案獨立存在的能力。電子檔案是推進檔案信息化建設工作的基礎和核心，一旦失去其獨立存在的意義和能力，檔案信息化建設也就變成了一紙空文。因此，檔案管理工作者需積極轉變管理理念，讓其具備獨立存在的能力，使檔案資源得到合理配置，做到信息共享和服務。

（三）建立規范的歸檔程序和安全管理機制。在檔案信息化建設過程中，還需要建立規范的歸檔程序和管理機制，以實現電子檔案歸檔工作流程化，明晰相關責任，保障網絡及數據的安全。具體來說，一是健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔案工作環節和步驟。二是制定必要的安全措施，確保電子檔案的安全性與完整性，著重加強主機安全、網絡安全、數據庫安全等方面的工作，做好電子檔案的保存和保護。這是一個事無巨細的大工程，必須嚴謹。

（四）做好電子檔案的信息鑒別。在電子檔案歸檔工作過程中，信息鑒別環節具有十分重要的意義，發揮著十分重要的作用。要分清主次、輕重，根據自己單位情況、性質、特點來定存檔內容，做到存什么、怎么存、存多少，提高電子檔案的存檔價值。因此，必須重視對電子檔案的鑒別工作，建立起專業的電子檔案鑒定工作流程，對于需要歸檔保存的電子檔案要仔細鑒定，并對電子文件的真實性、完整性和有效性進行鑒定、甄別。最終確定哪些電子文件有保存下來的價值和必要，哪些電子文件是無用的信息，需要修改或去除。

（五）加強檔案信息標準化和規范化建設。檔案信息標準化和規范化是促使檔案信息化持續、良好發展的基礎保障，也是有效提升檔案信息化管理水平的必要條件。因此，需加強對計算機安全法規標準、數字檔案信息資源合法化和確認標準等電子檔案信息管理規范標準建設和完善工作；對電子文檔的標準和管理規范，存儲、壓縮電子文檔數據，數據的交換和加密，水印技術系統軟硬設施及技術標準規范等檔案信息化處理業務性標準規范的建設和完善工作。

（六）培養、引進高素質檔案管理人才，建設專業化的管理隊伍。檔案工作人員是電子檔案管理工作的主體，提高檔案工作人員的文化、專業素質是電子檔案管理工作質量的關鍵。信息化建設進程的加快，對人員素質提出了更高的要求，具有多方面綜合知識，才能使電子檔案管理工作成功展開。建立一支高素質的電子檔案管理人才隊伍需注意以下幾點：首先是要對現有工作崗位上的人員進行培訓，培訓過程中需要有針對性，即對于哪些具備了過硬的檔案管理知識，但是計算機操作不嫻熟的管理人員，需著重對其進行計算機操作技術的培訓；而對于那些計算機操作技術十分嫻熟，但是檔案管理知識比較薄弱的人員，需著重對其進行檔案管理知識的培訓。其次是要加大引入綜合型人才的力度，適當放寬入職條件，提升待遇來吸引一批兼具了計算機操作技術和檔案管理知識的綜合型人才，這就需要各單位部門的重視了，希望予以支持！

三、結語

綜上所述，盡管電子檔案的出現對于推動檔案信息化建設發揮了重要的作用，但是目前在電子檔案歸檔工作中仍然存在著一些問題，給電子檔案的歸檔工作及信息化建設工作造成了不利影響。在這樣的情況之下，只有針對當前電子檔案歸檔過程中存在的問題，制定并實施具有針對性的應對措施，才能夠有效提升電子檔案歸檔工作及檔案信息化建設工作的水平。