淺析醫院檔案信息化管理

文/河北省榮軍醫院 賈麗娜

淺析醫院檔案信息化管理

文/河北省榮軍醫院 賈麗娜

現代信息處理技術、網絡技術與醫院檔案管理相結合，加快檔案信息化、網絡化建設，實現檔案管理現代化，是新形勢下各級醫院所要面對的新任務、新課題和新機遇。

醫院；檔案管理；信息化

隨著網絡技術的迅猛發展，檔案信息化、網絡化正成為一種發展趨勢。由于醫院自身特點，每天產生大量的檔案信息，如病歷檔案、各種影像資料及其他的各種管理文件。如何將現代信息處理技術、網絡技術與醫院檔案管理相結合，加快檔案信息化、網絡化建設，實現檔案管理現代化，是新形勢下各級醫院所要面對的新任務、新課題和新機遇。

一、醫院檔案信息化管理的內涵

眾所周知，醫院檔案具有原始記錄、價值保留、隨時查詢、增值效用等功能，是醫院的寶貴財富，為醫院領導決策、醫務人員進行科研工作提供了重要參考依據。因此，加強對醫院檔案的管理，對醫院的建設發展具有重要意義。

醫院檔案信息化管理是指通過計算機技術、通信技術與網絡技術等手段提高檔案工作的現代化管理與利用服務水平，使醫院檔案信息資源管理逐步擺脫傳統的手工處理方式，內容包括兩個方面：一是應用信息技術對檔案信息系統集成、有序分類、便于查詢、開發應用，對檔案的鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等進行高效的管理，以提高醫院管理效率。二是用信息流來調控檔案物流，最終實現“無紙化”管理，促進管理創新。

二、醫院檔案傳統化管理的弊端

（一）保存難。醫院檔案保存的傳統做法是以紙質為主要的存儲介質，部分以影像帶、光盤、膠片為介質，加上部分電子文檔資料。這些方法在儲存過程中很容易出現發黃、霉變、破損、受潮等問題，所以難以永久保存和備份。隨著每年檔案數量的不斷增加，需要越來越多的存儲空間，無形中增加了醫院保存、維護和管理成本。

（二）管理、查詢難。目前很多醫院仍沿用傳統以人工為主的檔案管理模式。傳統的檔案資料查詢的流程是：查文件名、作者，到案卷目錄，再到文件目錄，根據文件目錄記錄的檔案號信息查到檔案在庫房的存放地址，然后在庫房調卷，辦理相關手續，查閱起來耗時、耗力。一些檔案經過反復查閱后，受到破損，有的甚至遺失，造成檔案管理上的困難。

（三）利用率低。紙質檔案具有易損壞、低效率、不便于統計和查詢等問題，這些問題使檔案的利用率顯著降低。在醫院檔案信息方面，各種醫療數據都具有統計意義，單純用人工查閱這些原始資料，然后統計這些信息，工作量大。各個醫療單位往往從自身的利益出發，檔案信息沒有進入共享，很多科研人員無法得到這些有用的信息，大部分檔案工作只局限于簡單的錄入、查詢和提供利用等傳統模式，阻礙了檔案信息開發利用。同時，由于一些檔案工作人員思想觀念滯后，導致檔案業務活動長期處于傳統、落后的狀態。

三、醫院檔案信息化管理的必要性

（一）方便快捷。計算機的儲存和檢索的功能對紙質檔案進行掃描和存儲，既節省了檔案管理的場地和資源，為檔案的管理備份了信息，也方便了檔案信息的檢索，為檔案管理的發展提供了新的途徑。

（二）提高利用率。對于科研工作者來說，如何利用醫院檔案資源，開發新產品，提高療效具有重要的意義。因此，為提高檔案利用率，必須進行醫院檔案信息化建設。

（三）必然趨勢。信息時代來臨，信息化技術正深入影響社會的方方面面，改變著人們的生活方式，推動了社會進步，醫院檔案管理信息化是發展必然趨勢。因此，加快醫院檔案信息化建設，提高醫院檔案利用效率，才能使之更好地為人們服務。

四、做好檔案信息化管理的措施

（一）提高認識。雖然大中型醫院不同程度地實行了管理的信息化，從病人的掛號到門診、急診、入院、出院、用藥、結算都實行了網絡化管理，醫院的管理進入了全新的信息化管理模式。但在醫院檔案信息化管理方面，還沒有形成共識，沒有建立相應的檔案數據庫，沒有意識到醫院檔案信息的巨大價值。因此，亟待轉變思想觀念，建立醫院檔案信息網站，實現資源信息共享，以滿足醫學、藥學科研人員及社會公眾對醫院檔案信息的需求。

（二）重視現代化檔案管理人才的培養。現代化檔案管理人才是實現檔案信息化管理的保證。檔案信息化建設涉及的技術性較強，需要既掌握檔案管理知識，又通曉計算機和網絡技術的復合型人才。目前大部分醫院對檔案工作不夠重視，檔案工作人員都是一兼多職，缺乏檔案管理知識，也缺乏計算機應用技術，這種狀況阻礙了檔案管理現代化、信息化工作的開展。提高管理人員的綜合素質，要求管理人員通過學習或培訓，多途徑、多形式地對其進行計算機應用、數字化技術、網絡技術、數據庫技術等基礎課培訓，提高自身的管理專業技能，才能運用現代化的手段進行電子文檔管理，才能促進電子文檔管理工作的進一步發展。

（三）加強檔案信息化建設中軟件和硬件的配套工作。建立相對穩定的檔案信息化管理體系，這是新時期檔案部門的一項基礎性業務工作，是檔案工作向信息化邁進的必由之路，是檔案工作實現歷史與未來有機鏈接的戰略之舉。因此，要加大資金投入力度，保障檔案信息化建設所需的軟、硬件配套設施齊全。在檔案信息網絡使用過程中，要加強信息安全保障，由于檔案具有原始性，不得被篡改，要防范黑客入侵和攻擊。對于涉及個人隱私的問題，還要設置訪問權限，或采取某些技術處理。

[1]莫莉莉.醫院檔案管理工作中存在的問題和改革思路[J].辦公室業務,2015(1).

[2]周鴻.電子文檔管理的現狀、特點以及建議[J].辦公室業務,2015(1).