檔案保護體系的現狀淺析

文/四川大學檔案館 陳晶

檔案保護體系的現狀淺析

文/四川大學檔案館 陳晶

檔案作為一種不可再生的資源，極其珍貴，因此，如何最大限度地延長檔案的壽命，如何解決檔案保管及利用的安全問題也日益凸顯。本文針對目前檔案館對檔案保護所建立的體系和采用的方法，探析了檔案保護仍存在的許多不足，需進一步改進和提高。

檔案保護；體系建設；傳統的方法；存在的不足

一、 檔案保護的迫切性和必要性

（一）檔案具有原始性和唯一性，是一種不可再生的資源，這也注定了檔案的珍貴性。隨著社會的發展和科技進步，檔案利用的頻率越來越高，對檔案資源的開發力度也越來越大，頻繁利用甚至破壞檔案的現象日漸突出，因而解決這些問題迫在眉睫。

（二）檔案從收集整理到保管利用各環節都存在被破壞的危險。例如紙質檔案在長期的存放過程中會出現發黃變脆、檔案字跡發生褪色、擴散以至模糊不清的情況；不適宜的庫房溫濕度保管環境造成檔案發霉、變質現象也時常出現；頻繁翻閱，經常性地復印檔案造成的損害也隨處可見。

二、傳統的檔案保護方法

傳統的檔案保護主要是檔案庫房檔案安全保護的“八防”（防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲等）、“兩調控”（溫濕度調控）、修復破損檔案（修裱、加固）及檔案復制（復印、掃描）等。由于受經費、場地、人員等各方面條件的限制，目前各檔案館對檔案的保護主要是采用了以下方法：

（一）對有害生物的防制。在檔案整理完畢后將檔案放入冰柜一段時間，用冷凍法殺滅害蟲;在檔案庫房內放置藥物，并營造合適的檔案保管環境以減少檔案發霉、變質等。

（二）對破損檔案進行針對性修復。通過檔案的加固和裝裱等手段延長檔案的使用壽命。

（三）對館藏檔案進行數字化處理。制作副本，減少對檔案原件的損害。

（四）對珍貴檔案啟用專業設備。如四川大學珍品檔案陳列室擁有相當數量的珍貴檔案，為此陳列室配備了專用的恒溫恒濕設備及專門的氣體滅火控制系統，并使用了價值不菲的樟木柜（防蟲防蛀、驅霉隔潮）。檔案保護效果非常明顯， 但由于經費的限制，這些裝備在其它普通的檔案庫房是不可能配備的。

三、檔案保護存在的不足

這些措施固然對檔案的保護構建了最基本的防護堤，但現實中各檔案管理機構還存在許多不足需要不斷改進提高。

（一）缺乏甚至沒有專職的檔案保護專業技術人員。如四川大學檔案館作為西南地區規模最大的高校檔案館，居然沒有一個接受過系統教育的專職檔案保護人員（檔案保護技術專業的本科生、碩士、博士）。

（二）檔案資源、檔案利用和檔案保護共同構成了檔案三大體系，這足以說明了檔案保護的重要性。但檔案保護作為體系建設普遍缺乏前瞻性、完整性和針對性。絕大部分部門未開展甚至還有不少部門不知道需要對本部門的檔案保護體系從微觀技術層面到宏觀管理層面做有效的全面評估。

（三）檔案災害性事件的應急管理是檔案保護體系中極為重要的一環，但各檔案管理機構制定的應急處理程序普遍存在不完整、缺乏針對性的演練及改進。如見過太多單位的應急演練都是多次進行消防和逃生，反而對在緊急情況下如何對檔案實施有效保護極少涉及，完全流于形式，明顯本末倒置。

（四）工作人員缺乏保護意識。強調檔案的利用和管理，對檔案的保護則相對忽視的現象在各級檔案部門普遍存在。檔案破損、發霉等情況很多是由于相關工作人員缺乏保護意識所導致。所以必須要加強對檔案管理人員的培訓，樹立檔案保護意識。不僅要增加檔案管理人員的基礎檔案知識儲備，還要開展對檔案管理人員的檔案保護技術的培訓工作，讓檔案工作人員能夠針對本單位檔案的具體情況采取相應正確的檔案保護措施，不斷提高檔案保護水平。

（五）相當數量的檔案庫房和設備不達標。檔案庫房大部分是由辦公用房改造而成的，并未對庫房的門窗采取相應的防火防盜措施，而且庫房門窗的材質是普通的木質和單層玻璃，因而也無法做到防熱防潮。而多數基層單位檔案庫房中的設備不符合檔案保護要求。庫房多采用熒光燈或節能燈等照明設備，這些燈具放出的光線中含有較多的紫外線，不利于照片、影像資料的保護。

（六）隨著信息技術的發展和廣泛應用，電子檔案是未來檔案業發展的趨勢，對電子檔案的保護工作也顯得尤其重要。由于目前技術的不成熟為電子檔案保護工作帶來了不少難題。同時，網絡安全在檔案保護體系中就更加關鍵和重要，但現實中普遍缺乏前瞻性強、針對性明確的檔案網絡安全管理和應急處置程序。有些部門雖然制定了網絡安全相關的檔案保護應急處置程序，但很少能進行具有實戰意義的應急演練。

（七）很多圖書館和博物館都下設了古籍修復中心和文物科技保護中心。在資料的保護上，圖書館、博物館都有自己獨到的見解和方法。但目前檔案部門同圖書館、博物館等機構的交流和合作尚處于較低水準。本來高校檔案館在這方面的條件得天獨厚，但實際上檔案館和本校圖書館、博物館的交流和合作都還遠遠不夠。而跨機構的交流合作不但對檔案保護體系，而且對整個檔案三大體系都是必須的，且具有戰略意義。

綜上所述，檔案保護是一項長遠的、利國利民的工作。做好了這項工作，不僅能提高利用率，節約大量人力物力，還能創造更大的經濟效益和社會效益。檔案工作人員只有不斷加強學習，樹立檔案保護意識，科學管理，將傳統的檔案保護辦法與現代化、信息化手段有機結合才能最大化地體現檔案的價值，更好地為社會服務。

[1]尚文宇.對信息時代背景下檔案保護工作的思考[J].檔案學研究,2013(06):57.

[2]龍秀云.基層檔案保護工作中的問題及對策[J].城建檔案,2013(08):47-49.