淺談如何加強新形勢下的檔案管理工作

文/新疆阿勒泰地區布爾津縣新型農牧區合作醫療管理中心 王利華

淺談如何加強新形勢下的檔案管理工作

文/新疆阿勒泰地區布爾津縣新型農牧區合作醫療管理中心 王利華

檔案管理工作是企事業單位管理工作的重要組成部分，承擔著記載單位發展歷程和重要事件的重要使命，關系著企事業單位工作整體質量和效率，科學規范的檔案管理，是一個企事業單位工作成績與管理水平的集中體現。

新形勢；檔案管理；問題；對策

一、檔案管理工作存在的問題分析

（一）對檔案管理重要性認識不足。檔案的妥善保管和充分利用，有利于相關人員調取信息，為領導決策提供參照；有利于尋找歷史決策依據，保障決策的有據可循。然而，作為重要的保障性工作，檔案管理工作的重要性卻逐漸淡化，被許多人忽視。單位工作人員普遍認為單位的業務工作是重中之重，而檔案管理工作可有可無。一些檔案管理工作人員干勁不足，認為檔案管理工作崗位沒有前途，得過且過，缺乏工作自豪感和責任感；在有的領導心里，檔案管理工作是說的時候重要，做的時候不重要，認為檔案管理工作不能帶來實際效益，檔案管理部門沒有存在的必要。這種種思想彌漫開來，必將對全體員工的思想產生不良影響，不利于形成關心、重視檔案管理工作的氛圍，導致檔案管理工作不能有效地展開。

（二）檔案管理手段落后。檔案管理工作涉及大量的文件和數據，還多數有密級要求，必須慎之又慎，否則，必然對單位造成重大的損失或者不良社會影響。然而，有的企業在檔案管理中，仍然采用筆紙和純人工管理，檔案管理手段陳舊，沒有普及信息化的應用，檔案管理效率低下，浪費大量整理和查找時間。個別中小單位的檔案信息化建設剛剛起步，聯網范圍不大，沒有發揮信息化在檔案管理中的便捷快速性，檔案信息系統沒有充分發揮作用。在一些大型單位內部信息化建設存在著軟件不一致、標準和接口不統一等問題，造成檔案信息在內部無法高速傳遞、匯總和查閱。有的單位服務器存儲空間小，無法存儲日益增多的單位檔案，時常出現運行故障，極大影響檔案管理工作的正常開展。

（三）檔案管理規范化程度不夠。檔案管理工作發展日新月異，有關檔案管理的法律法規和制度往往跟不上新形勢的發展變化。特別是我國檔案類型較多，類型復雜，要求不一。現行法律法規和制度大多原則性強，缺乏具體操作流程和標準要求。在實際操作中，由于法律法規沒有規定的新檔案類型的出現，造成檔案管理人員有時憑借經驗分類、收集檔案，檔案管理規范化程度不高。

（四）檔案管理人員的專業水平有待提高。檔案管理工作對檔案管理人員的要求較高，需要有崇高的職業道德、耐心的工作態度、無私奉獻的工作精神和較高的理論實踐經驗。隨著我國經濟社會的飛速發展，各條戰線不斷進步，我國的檔案管理需求也迅速成長。急需大量高水平的檔案管理人員。然而，我國檔案管理人員素質還無法滿足新形勢的要求，高水平的檔案管理人員匱乏。多數檔案管理人員，滿足于日常的檔案收集、整理等重復性工作，有的檔案管理人員是兼職人員，沒有經過專門的檔案管理培訓，又缺乏主動學習意識，造成檔案管理理論知識和操作技能的缺乏，無法適應日益復雜的檔案管理工作要求。

二、強化電力財務管理的對策

（一）加強對電力財務管理工作人員的培訓。檔案管理工作人員水平的提升，是提高檔案管理工作水平的關鍵。要想盡辦法提高檔案管理工作人員的思想和業務素質。一方面，嚴把檔案管理工作準入關。嚴格要求工作人員具有基本思想道德素養、工作作風和檔案管理專業知識，達到檔案管理崗位工作要求，經過崗前考核培訓，才可以上崗工作。另一方面，要加強檔案管理人員在崗教育。通過經常邀請檔案管理專家授課、組織檔案管理座談研討、檔案管理互相參觀學習、檔案管理人員經驗交流會等方法，不斷將好的檔案管理工作經驗做法總結推廣，從而提高檔案管理工作人員工作能力。同時，通過不定期的檔案管理業務考試、考核，檢驗和督促檔案管理工作人員提高工作水平。發現檔案管理工作不合格，又不積極改進的，堅決辭退或者轉崗。

（二）制定完善和嚴格執行檔案管理制度。強化檔案管理工作，提高管理水平，完善的管理制度和嚴格的執行是關鍵。要不斷細化檔案管理的收集、傳遞、審查、借閱等管理制度，明確每個工作環節的工作標準和操作規范，制定每個工作人員的崗位職責和獎懲辦法，保證檔案管理的制度化和規范化。特別是要形成重視檔案管理的工作制度和機制，主要領導親自抓檔案管理工作，派專人負責檔案管理，并配齊配強檔案管理力量。在檔案管理的制度執行上，要實行動態監管, 適時抽查，細化目標責任，責任落實到個人，督促檔案管理工作人員嚴格按照檔案管理的制度執行，從而保證檔案管理的效率和質量。

（三）加強檔案管理科技化建設。隨著現代科技的發展，信息化、互聯網和大數據等新科技得到廣泛應用。針對新形勢下檔案管理工作的實際，應用信息化、云技術、大數據等新興科技加強檔案管理，意義重大。必須加大信息化等軟硬件的投入，開發或者購買先進的檔案管理軟件，減輕檔案管理人員工作負擔，提高檔案管理的工作效率。同時，通過新興科技的運用，可以實現檔案信息數據的快速抓取和共享，便于相關工作人員查閱，有利于檔案的充分運用。另外，還可以把檔案保存在云端，降低單位檔案保存成本。

三、結語

綜上所述，新形勢下，加強檔案管理工作至關重要。檔案管理中存在的檔案管理意識不強、人員素質不高、管理手段落后等問題，可以采取提高工作人員的工作水平、制定完善嚴格執行檔案管理制度機制、管理科技化手段等方式加以解決，希望對于新形勢下我國檔案管理工作有所裨益。

[1]周冰蓮.淺談新形勢下如何做好檔案工作[J].青年時代,2016(31).

[2]余艷芳.新形勢下企業檔案管理創新探析[J].海峽科學, 2016(10).