做好新時期數字化檔案管理工作的思考

文/黔東南州水利投資有限責任公司 羅淑楠

做好新時期數字化檔案管理工作的思考

文/黔東南州水利投資有限責任公司 羅淑楠

隨著現代化進程的不斷深入，信息技術的發展也日新月異，而其發展和進步不僅給檔案管理工作帶來了便捷和機遇，同時也給檔案管理工作帶來了新的挑戰。盡管當前的數字化檔案管理工作已經提上工作日程，但是對于檔案管理的具體工作，還需要相關的檔案管理人員積極地轉換工作方式，以此來適應新形勢下的數字化檔案管理工作，從而促進整個檔案事業的進一步發展。本文通過探究和分析當前數字化檔案管理的現狀，強調要重視數字化檔案的建設和管理工作，并提出有針對性的解決措施和對策，最終實現對數字化檔案的規范化管理。

新時期；數字化；檔案管理；思考

當前，為做好數字化檔案管理工作，首先要從思想上認識到數字化檔案管理的概念及其意義，然后再利用現代化信息技術，掌握好有關數字化檔案管理的方法和知識。同時，在實際的工作過程中積累經驗，發現問題并解決，以此來促進整個檔案管理事業的發展。

一、檔案的相關理論概念

（一）數字化檔案的概念。數字化檔案是屬于檔案的一種類型，其具備有關檔案所有的特點以及作用。此外，由于數字化檔案是一種新型的檔案管理類型，其在現實中的作用只有通過具體的應用才能體現出來，然而其歷史價值卻需要經歷更多實踐才能夠檢驗。同時，由于數字化檔案管理具備傳統檔案管理所沒有的特色，展現出了更高層次的價值，所以作為從事檔案管理的工作人員需要高度重視對數字化檔案的管理工作，以此保證其價值的充分體現和發揮。

（二）有關檔案價值的概念。馮惠玲的《檔案學概論》中，提及了對檔案價值的界定，認為檔案價值主要是指檔案對個人、社會，以及國家的有用性，其是檔案利用者和需求者與客體間的關系范疇，并且具備一定的現實作用和精神文化作用。從檔案的角度來分析，檔案有助于維系歷史的傳統、社會道德以及社會的秩序，而檔案自身的特點又決定了其所代表的雙重身份。

二、新時期檔案管理工作遇到的有關問題

當今檔案管理過程中，檔案的價值和作用是毋庸置疑的。例如在事業單位中，有效的檔案記錄，有助于入職者了解單位的經營狀況和發展方向，并且可以以此為基礎來適當地調整工作方向和目標。而對于企業來說，做好檔案管理工作會直接影響到企業發展的收益和方向。因此，在科學技術迅速發展的今天，認真做好數字化檔案的管理工作是十分必要的。

（一）檔案信息化管理人才的匱乏。當前有關檔案信息化管理方面的人才較少，或者有些學習檔案信息化管理的人才專業性不夠，甚至有些在職的檔案管理人員在實際的工作中能力不足。此外，還存在一些從事檔案管理工作的人員的態度不端正、積極性較差的問題。

（二）信息化檔案管理手段需要進一步加強。由于當前的檔案管理工作都是通過一臺計算機和一套管理軟件進行的，而落后的檔案管理手段已經不能夠很好地適應如今的信息化發展進程。因此，為了改善和解決信息化檔案管理存在的不足，需要對其手段作出進一步的完善。

（三）電子檔案的優勢應當進一步完善。電子檔案比傳統檔案有一定的優勢，但不可置疑的是，電子檔案自身還存在著一定的問題，并且會受到一些客觀因素的制約。因此，信息化檔案管理部分應當與各個部分保持密切的聯系，將電子檔案的優勢進一步發揮，實現完善信息化檔案管理新模式的目的。

三、新時期做好檔案管理工作的具體措施

關于新時期做好檔案管理工作，需要從多個方面加強和管理，并且綜合考慮各個因素。首先，需要從檔案管理人員出發，著重加強檔案管理人員的專業性，促進其相互的交流和學習。其次，需要樹立正確、科學的管理觀念，以此形成有效的管理模式，促進檔案管理的發展。最后，制定檔案管理的相關標準和制度，并且督促其工作人員認真地貫徹執行，以此推動檔案管理工作的規范性，從而實現計算機技術的科學應用，確保檔案管理信息化建設的順利進行。

（一）加大檔案信息化人才的培養力度。只有專業性的檔案管理人才，才能有效實施對檔案信息化的科學管理。因此，需要鼓勵各個單位開設專業性的講座和課程等，以此加大信息化檔案管理人才的培訓力度。

（二）樹立先進的管理理念，學習科學管理模式。通過樹立科學、有效的管理觀念，應用科學的管理理論，結合實際的組織結構、組織行為，以及管理方式，來設立切實可行的檔案管理模式，實現其最初的管理目的。

（三）制定檔案管理的相關標準和制度，并且認真貫徹執行。在數字化檔案管理過程中，其管理的業務標準是作為計算機的高效率為前提和基礎的。同時，由于本身比較復雜、混亂的檔案，計算機是沒有辦法對其進行錄入和管理的，即使實施了管理最終也會因為系統程序的復雜化而降低其運行效率。

四、結束語

綜上所述，在新時期做好數字化檔案管理的具體工作中，最重要的是做好檔案的信息化管理。同時，針對當前我國檔案管理工作中存在的問題和不足之處，需要做出客觀分析和總結，并且提出有針對性的意見和改善措施，最終實現促進我國檔案管理事業進一步發展的目的。

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[3]楊鈺然.淺談如何做好數字化檔案的保密管理工作[J].城建檔案,2015(03):21-23.