淺談文書檔案管理工作新舉措

文/汾陽市交通運(yùn)輸局 李曉靜

淺談文書檔案管理工作新舉措

文/汾陽市交通運(yùn)輸局 李曉靜

文書檔案工作是政府機(jī)構(gòu)工作的重要環(huán)節(jié)，是各項(xiàng)方針政策能夠及時(shí)被執(zhí)行的重要前提，同時(shí)能夠反映出單位運(yùn)行過程中所存在的問題，因此是不容忽視的。但當(dāng)前許多行政事業(yè)單位在文書檔案管理工作方面存在著一系列的弊端，本文在對(duì)相關(guān)問題加以概述的基礎(chǔ)上，從創(chuàng)新的角度出發(fā)探討了相應(yīng)的優(yōu)化策略。

文書檔案；管理工作；交通運(yùn)輸局

交通運(yùn)輸局作為基本的政府工作機(jī)構(gòu)，其職能履行的質(zhì)量直接影響到我國交通運(yùn)輸事業(yè)發(fā)展的進(jìn)程。文書檔案管理工作是交通運(yùn)輸局的基本工作，涉及了各項(xiàng)交通資料與檔案的管理，一旦在文書檔案管理工作中出現(xiàn)了差錯(cuò)，則會(huì)導(dǎo)致重要資料的缺失，進(jìn)而影響到交通運(yùn)輸局的正常履職。因此必須加強(qiáng)并創(chuàng)新文書檔案管理工作，使其能夠更好地履行職能，服務(wù)于社會(huì)，進(jìn)一步推動(dòng)我國交通運(yùn)輸事業(yè)的進(jìn)步。

一、當(dāng)前文書檔案管理工作中存在的弊端

（一）檔案管理與文書管理缺乏協(xié)調(diào)性。盡管從形式上來看，文書與檔案屬不同的分工，但是二者在本質(zhì)上具有一致性。而目前部分事業(yè)單位在工作實(shí)踐中，卻將二者孤立開來，未能構(gòu)建其聯(lián)合管理機(jī)制，實(shí)行分體式管理來開展文書檔案管理工作，不但造成了工作環(huán)節(jié)上缺乏有效銜接，也在一定程度了加大了管理人員的工作負(fù)擔(dān)，不具備實(shí)效性。

（二）文書檔案管理人員整體素養(yǎng)偏低。由于存在人手不足的現(xiàn)象，目前部分機(jī)關(guān)單位中負(fù)責(zé)文書檔案管理的工作人員一般是由文秘身兼兩職，這部分人員缺乏專業(yè)的檔案管理技能與經(jīng)驗(yàn)，而文書、檔案種類繁多，故而影響了工作效率，再加上部分管理人員對(duì)該項(xiàng)工作缺乏正確、深入的認(rèn)知，使得文書檔案管理工作在形式上僅僅表現(xiàn)為簡(jiǎn)單的資料收發(fā)，可能造成單位重要材料缺失。

（三）缺乏應(yīng)有的重視。部分機(jī)關(guān)單位中，其領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)文書檔案管理工作認(rèn)識(shí)相對(duì)片面，未能認(rèn)識(shí)到該工作的重要性，因而將單位管理的中心放在了部門建設(shè)上，而忽視了對(duì)文書檔案管理工作的把控，單純地將其視為資料的簡(jiǎn)單搜集與整理，即使在管理工作中出現(xiàn)了失職行為，也沒有展開責(zé)任追究，進(jìn)而使得文書檔案管理部門內(nèi)部滋生出了散漫的不良風(fēng)氣，造成了管理工作的無序與失效。

（四）信息化程度不高。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，許多機(jī)關(guān)單位在生產(chǎn)活動(dòng)中都應(yīng)用了大量的先進(jìn)設(shè)備，大大地提升了該產(chǎn)業(yè)的信息化程度。但是有的交通運(yùn)輸局檔案管理工作中對(duì)于信息技術(shù)的應(yīng)用卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，有的甚至還沿襲了傳統(tǒng)的人工檔案管理的方式，增加了管理人員的工作負(fù)擔(dān)，致使檔案管理效率不高。

二、關(guān)于文書檔案管理工作優(yōu)化措施的探討

（一）強(qiáng)化對(duì)文書檔案管理工作的重視程度。導(dǎo)致文書檔案管理工作面臨一系列弊端的主要原因在于單位對(duì)該工作的重視程度較低。這就要求在工作實(shí)踐中，交通運(yùn)輸局的領(lǐng)導(dǎo)與部門管理人員需要轉(zhuǎn)變思想意識(shí)，深化對(duì)文書管理工作的認(rèn)識(shí)，加大重視，并定期對(duì)管理工作進(jìn)度、效果加以檢查，按照部門管理人員工作實(shí)際，強(qiáng)化對(duì)文書管理工作的監(jiān)督，達(dá)到改善工作效率的目的。

（二）加大對(duì)部門整改的力度。由于當(dāng)前部分機(jī)關(guān)單位文書管理工作和檔案管理工作之間尚未建立起聯(lián)合管理機(jī)制，導(dǎo)致了各項(xiàng)資源沒有得到合理配置；造成了管理效率低下的弊端。為改善這一現(xiàn)狀，交通運(yùn)輸局等行政事業(yè)單位必須加大部門整理力度，通過職能與責(zé)任的劃分來保證文書檔案管理工作的有序性與規(guī)范性，將兩項(xiàng)工作加以合并，再以材料類型、內(nèi)容作為分類依據(jù)，最后再根據(jù)人員職責(zé)分配管理任務(wù)，一方面可以大大地改善管理效率，另一方面則可以對(duì)人員配置加以優(yōu)化，一舉兩得。

（三）重視對(duì)文書檔案管理人員的培訓(xùn)。當(dāng)前在部分機(jī)關(guān)單位文書檔案管理工作中存在著人員整體素質(zhì)偏低的現(xiàn)狀，這就要求交通運(yùn)輸局能夠從工作實(shí)踐出發(fā)，加大人力資源開發(fā)與建設(shè)力度。一方面，要積極開發(fā)新的文書檔案管理人力資源，通過公開考試招聘與選調(diào)來獲得具備較高素質(zhì)的管理人員，為單位的文書檔案管理工作注入全新的動(dòng)力；另一方面，要定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對(duì)現(xiàn)有的文書檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)技能、職業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)，并在培訓(xùn)技術(shù)之后加大考核力度，將考核成績(jī)與部門績(jī)效相掛鉤，從而督促員工不斷突破，努力進(jìn)取。

（四）建立健全文書檔案管理配套機(jī)制。為了保證交通管理局文書檔案管理工作能夠有效開展，在工作實(shí)踐中必須構(gòu)建起相應(yīng)的配套機(jī)制，如問責(zé)機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制等，從而為工作的順利進(jìn)行提供制度方面的保證。一方面，要依據(jù)部門人員的工作職能明確其應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任與義務(wù)，并在此基礎(chǔ)上建立起相應(yīng)的責(zé)任追究機(jī)制，針對(duì)文書檔案管理不當(dāng)、重要材料丟失等情況要進(jìn)行嚴(yán)厲的懲處。另一方面，為了激發(fā)管理人員的工作能動(dòng)力，還需要制定有效的激勵(lì)機(jī)制，通過物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)與精神表彰來提高文書檔案管理的動(dòng)力，從而激發(fā)管理人員的上進(jìn)心，推動(dòng)文書檔案管理工作的高效完成。

（五）重視技術(shù)創(chuàng)新，加大資金投入。要實(shí)現(xiàn)交通運(yùn)輸局檔案管理的辦公自動(dòng)化，首先需要一定的技術(shù)支撐，這就要求引進(jìn)先進(jìn)的自動(dòng)化管理設(shè)備，為實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化奠定物質(zhì)基礎(chǔ)；其次還要注重技術(shù)方面的創(chuàng)新，要對(duì)現(xiàn)有的電子檔案處理技術(shù)加以改進(jìn)，通過開發(fā)、引進(jìn)不同的軟件來進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)文檔數(shù)據(jù)的處理；最后還要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)管理，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息安全問題也成了社會(huì)所關(guān)注的焦點(diǎn)，因此為了保證電力企業(yè)數(shù)據(jù)的安全性，就需要利用強(qiáng)有力的安全軟件來防止木馬、病毒的入侵，提高網(wǎng)絡(luò)安全性。

三、結(jié)束語

在機(jī)關(guān)單位的文書檔案管理工作中面臨著一系列的弊端，要改善這些現(xiàn)狀，就需要從工作實(shí)踐出發(fā)，加大對(duì)該項(xiàng)工作的重視程度，強(qiáng)化部門整頓效力，并對(duì)文書檔案管理人員隊(duì)伍加以建設(shè)，制定完善的配套機(jī)制來激發(fā)管理人員上進(jìn)心，從而達(dá)到優(yōu)化管理效率的目的，為交通運(yùn)輸局的良性發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

[1]王威.文書檔案管理工作中存在的問題及解決措施[J].黑龍江史志,2015(5).

[2]唐麗君.加強(qiáng)文書檔案管理工作的措施[J].赤子,2013(5):188.

[3]李清華.文書檔案管理存在的問題及解決措施[J].蘭臺(tái)世界,2016(S1).