信息時代辦公室檔案管理工作的創新研究

文/山西省文水縣宣傳部未成年人思想道德建設辦公室 文秀

信息時代辦公室檔案管理工作的創新研究

文/山西省文水縣宣傳部未成年人思想道德建設辦公室 文秀

檔案管理是辦公室管理的重點，管理的效率會對其他工作的正常開展帶來直接影響。把網絡信息化和檔案管理相互結合起來，加強對檔案的管理工作，對資料管理來說有著十分重要的意義，可以有效推進各個部門的工作。本文對信息化辦公室檔案管理工作作了相應的論述，重點對檔案管理工作展開討論，以促進檔案管理的發展。

信息時代；辦公室檔案管理；創新研究

信息化發展的不斷加快，對我國的檔案管理工作提出更高要求，而檔案管理的信息化已經成為我國檔案管理工作轉型升級和社會經濟發展的必經之路，可以有效提升檔案管理工作的效率，最大限度地減少對檔案管理工作的成本投入。所以，在信息化發展背景下，應該采用什么樣的方法去實現檔案管理工作的發展，已成為有關研究人員需要解決的問題。

一、信息時代檔案管理工作的描述

（一）信息化檔案管理的概念。所謂信息化檔案管理，就是把信息技術運用到檔案的保存及信息采集的過程中去，歸根結底就是把傳統的記錄存檔轉化為數字現代化存檔。這種檔案管理必須在檔案管理行政部門的規劃和組織下進行。

（二）信息化檔案管理的特點。主要表現在了三個方面：信息化檔案管理的進行必須遵守檔案管理行政部門制定的有關政策和法律法規。政府、事業單位和企業走向信息化的標志是實物存檔轉變成了電子存檔。信息化檔案管理和以往的實物存檔相比較具有很大的優勢，能最大限度地提升檔案管理的效率。

（三）信息化檔案管理的建設內容。檔案資源建設。檔案管理最主要的任務是信息化檔案資源的建設，信息化檔案資源建設要和各單位的數字檔案館、公共檔案信息資源庫和管理信息庫的建設要統一。基礎設施建設。具備硬件、軟件基礎設施是為實現信息化檔案建設的主要條件。信息化檔案管理的目標是要建設全國統一的信息管理平臺，為了能很好地去實現目標，就要確保基礎設施的建設，給檔案管理提供更優質的保障。

二、信息時代下檔案管理工作面臨的問題

（一）設計和規劃的落后。因為信息化檔案資源的管理受空間因素的影響，在資金、規范和權限方面也有一定局限。在這種背景下制定統一的規劃方案是很難進行的，也很難實現一體化的管理。

（二）工作方式的落后。以往的檔案管理只是注重對檔案的收藏，卻忽略了對檔案的實用功能。這種方式是狹隘的思想。信息化檔案管理中，工作人員應該對檔案管理的工作樹立良好的服務意識。服務的范圍不只是行業內部，服務的對象不只是領導。從內部到外部，從領導到基層，都是工作人員應該服務的對象。

（三）管理方式的落后。以往的信息存檔和檔案管理是工作人員進行手工編輯的。這樣的方法存在兩個問題：無法對檔案資料及時進行整理和歸檔。檢索資料的時候效率很低，對信息化檔案資源應該具有的作用很難發揮出來。

（四）隊伍素質很低。以往的檔案管理工作，是內部的閑置人員去做的，他們只會對電腦進行簡單操作，對有關的一些軟件并不是很熟悉。信息化檔案管理不是只讓工作人員對電腦有簡單的操作，還要求熟悉對專業軟件的操作。專業和行業的不同，對檔案管理中專業知識的掌握也是有所不同的。所以，在信息化檔案管理中要加強培訓的力度，培養專業的檔案管理人員，提高隊伍的素質，以提升檔案管理的效率，實現信息化檔案資源管理的作用。

三、信息時代下檔案管理工作創新的對策

建立信息化檔案管理的平臺。要去建立檔案管理的平臺，就必須要把數據資料進行完整處理和搜集，為檔案管理的工作提供更廣闊的空間。要把檔案管理的工作和科學技術相互結合，堅持循序漸進的原則，做好兩者的溝通協調——從實際出發。從而實現了初級到高級的轉變，成立分級化檔案資料管理庫和綜合性檔案資料管理庫，共同形成信息化檔案管理的平臺，以提升檔案管理的水平和效率。與此同時，建立檔案的共享平臺，以便實現各個單位的資源共享，打破以往的檔案管理空間限制。除此之外，在建立資源共享平臺的過程中，也應該建立檔案管理的反饋機制，以便工作人員在工作過程中遇到問題可以及時反饋，督促管理人員優化檔案管理資源，提升實用價值。

四、結束語

總而言之，檔案管理要緊跟時代發展步伐，大力應用現代科技手段，力求高效快捷，進而牢牢把握信息技術高速發展的機遇，去不斷加大檔案管理的創新機制。可以說，把信息化和檔案管理相互結合并創新，已成當今每個管理人員所追求的目標，這也給檔案管理的發展指明了新的方向。當下，我們必須解決好兩大問題，一是硬件的配套，二是軟件的投入。其中，最為關鍵的是解決人的思想問題，解放思想，與時俱進，實事求是。

[1]馬荔.信息時代下辦公室檔案管理工作的創新研究[J].黑龍江科技信息,2015(34):129-129.DOI:10.3969/j.issn.1673-1328.2015.34.119.

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