淺談機關檔案信息化管理的研究策略

文/廣東省韶關市房地產管理所 秦藝菁

淺談機關檔案信息化管理的研究策略

文/廣東省韶關市房地產管理所 秦藝菁

現今社會是信息化時代，機關檔案進行信息化管理順應了社會發展的要求。機關檔案包含了很多重要的國家信息，在國家的檔案管理中發揮著舉足輕重的作用。機關檔案包含了各級政府機關的重要文件，是政府在制定策略時所必須遵循的原則，記錄了機關管理的整個過程。本文對機關檔案管理過程中存在的問題進行了深入的調查研究，并根據問題提出了有針對性的解決策略，對促進機關檔案的管理工作將起到一定的積極作用。

機關檔案；信息化管理；改進策略

隨著我國社會的不斷發展，機關檔案在城市發展中的作用越來越重要，其涉及了城市發展的方方面面，包括政治、經濟、文化以及民生等方面的信息，因此，管理好機關檔案是城市發展的需要。由于機關檔案涉及的范圍非常廣，導致其信息量異常巨大，運用傳統的管理方法很難對如此眾多的數據進行統一管理。對檔案進行信息化管理，需要對檔案進行信息分類、數據加工和整理，并將所有的信息進行統籌規劃，進而提高機關檔案的管理效率。

一、機關檔案信息化管理存在的問題

（一）制度不健全。在機關檔案的管理工作中，由于沒有建立健全的管理制度，致使管理工作不能合理分配到個人，而且對于缺少人員的崗位也不能及時發現調整。由于檔案管理人員安排不合理，導致某些崗位缺少管理人員，上級領導安排的工作任務無法及時完成；由于沒有健全的管理制度，某些管理人員工作態度不認真，玩忽職守，沒有及時對新加入的檔案進行審查，造成了很多檔案存在造假的現象；還有一些管理人員沒有對檔案的完整性負責到底，只是收集了一部分檔案，沒有形成完整的檔案，檔案信息殘缺不全，嚴重影響了檔案管理工作。

（二）管理平臺具有局限性。由于機關檔案的管理者是人，而每個人的檔案管理能力是有限的，隨著機關檔案信息的逐年增加，很快就使檔案管理人員的工作達到了極限。這就造成了檔案管理人員不能對每個檔案進行逐個審查，不能對檔案中存在的問題進行調整，嚴重影響到整個檔案的管理工作。再者，對檔案進行信息化管理不是一蹴而就的，由于檔案數量非常龐大，導致信息化進程非常緩慢，整個檔案系統的信息化程度不高，無法保證檔案的準確性和完整性，制約了檔案管理平臺的發展。

（三）管理隊伍整體水平不高。對機關檔案進行信息化管理是一個系統的管理工程，其中所涉及的領域非常廣，信息量也異常龐大，這就對檔案管理人員提出了較高的要求，需要檔案管理人員是綜合性、復合型的人才。但是我國檔案管理起步較其他發達國家較晚，在大學中培養的檔案管理人員較少，導致在機關檔案管理方面的人才較少，專業管理人員嚴重不足。至今，檔案管理人員在專業化知識方面普遍比較匱乏，尤其在知識結構調整和知識的復用水平上較落后，并且對其進行的技能培訓也不多。同時，國家相關部門對機關檔案的管理也沒有給予充分的重視，又進一步延緩了檔案管理工作的發展。

二、機關檔案信息化管理改進措施

（一）健全管理制度。對現存的機關檔案管理制度進行充分的調查研究，找出其存在的缺點與不足，建立一個更加全面的檔案管理制度。對檔案管理中存在的盲目性和隨機性管理統一進行規定，并對管理人員進行嚴格的要求，做到有法必依、執法必嚴、違法必究。建立一個完整、合理、和諧的管理制度，對于促進檔案管理工作的全面提升具有重要的意義，為做好檔案管理工作打下堅實的基礎。

（二）建立高效的檔案信息網站。針對平臺的局限性，需要建立一個高效、實用的檔案信息網站，通過網絡的模式對機關檔案進行管理。通過管理人員的維護，保證檔案網站內容能夠及時更新，保證了機關檔案的準確性和完整性。再就是通過龐大的網絡系統，檔案管理的覆蓋面也就更廣，對檔案的完整性有了進一步的保障。在網站上管理檔案，在對檔案進行查詢、搜索以及下載時會更加便捷，不僅能使檔案管理者的工作更加輕松，而且也提高了檔案服務質量。

（三）加強人才培養。歸根結底，檔案的管理還是要靠檔案管理人員去執行，即使建立再好的制度和管理平臺，如果不提高檔案管理人員的整體水平，也很難確保檔案管理工作的提升。因此，對在職的檔案管理人員要加大培訓力度，對其進行完整的、系統的檔案專業培訓，并做好培訓記錄和考核。培訓的形式可以是課堂上的授課，可以是現場的教學應用，也可以是邀請國內外的檔案管理專家開展講座。形式可以多樣，但是要確保每次培訓的質量，不能只搞形式主義，過分關注了培訓的形式，而收到的實際效果較差。

三、結語

綜上所述，機關檔案的信息化管理是社會的大勢所趨，檔案信息化管理具有歸檔方便、檢索快速、管理便利等優點，是符合現代社會檔案管理的需求。檔案管理工作是一個復雜性高的系統工作，需要我們檔案管理者在工作中兢兢業業，認真對待手中的每一份檔案，確保其正確性和完整性。作為檔案管理工作者，要在日常的管理工作中不斷地提升自身的檔案管理專業技能，為更好地管理機關檔案出謀劃策，為我國的檔案管理工作貢獻自己的一份力量。

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