“三嚴三實”促進高校干部檔案管理信息化建設

文/南京理工大學人事處 王霞；江蘇衛生健康職業學院 王婷婷

“三嚴三實”促進高校干部檔案管理信息化建設

文/南京理工大學人事處 王霞；江蘇衛生健康職業學院 王婷婷

“三嚴三實”所提倡的“嚴以修身、嚴以用權、嚴以律己；謀事要實、創業要實、做人要實”，是黨員干部最為基本的做人準則和政治品格。對于高校干部檔案管理而言，“三嚴三實”可作為其在現階段進行思想干部作風建設和思想政治建設的理論支撐。以此為背景，文中嘗試分析開展“三嚴三實”對高校干部檔案管理信息化建設的促進和輔助作用。

三嚴三實；高校干部檔案；信息化建設

作為高校的基礎性工作，高校干部檔案管理工作在校園文化傳承及高水平大學創建中所起到的作用日漸凸顯。建設高素質、高質量的高校干部檔案管理者團隊是高等教育有序發展的重要推動力。當前黨內掀起的“三嚴三實”理論學習高潮，以習近平總書記所提出的“嚴以修身、嚴以用權、嚴以律己；謀事要實、創業要實、做人要實”作為高校干部檔案管理工作轉型所依靠的理論和思想依據，同時促進和輔助高校干部檔案管理人員隊伍綜合素養的提升，尤其是對塑造高校干部檔案管理干部形象，改善其工作方式，改變其工作作風和理念等方面能起到極為重要的促進意義。

一、高校干部檔案管理工作目前存在的問題

（一）工作認知錯誤，隊伍素質不高。并非所有的高校都重視干部檔案管理工作，部分高校領導者認為所謂的干部檔案管理僅僅是將證明材料收集起來，只有在干部提拔和調整時才有其工作的“價值”，日常此項工作用處不大，無足輕重。此種思想不僅僅會導致干部檔案工作被邊緣化和被弱化，還會影響到高校干部檔案管理工作人員對自身認知及對崗位責任、職業道德等的履行。

目前高校干部檔案管理工作團隊存在著人員數量不足、學歷不高、人員老化等問題，諸如此類的問題較為普遍，很多高校干部檔案管理工作人員并非科班出身，其承擔的檔案管理任務和自身的專業技能實際匹配度有限，比如負責高校干部檔案管理的檔案員，在部分高校中還需要兼職組織人事部門的工作，如此，檔案員的工作精力被分散，無法保障充足的時間和創意做實和做細干部檔案管理工作。此外，學校定期進行換屆調整，兼職和專職的檔案員在每隔一段時間之后都有可能出現崗位調整或者工作調整，在調整中不排除存在因工作交接銜接度不夠精準而導致資料缺失的問題。這對干部檔案工作、干部檔案的穩定性及連續性都會產生影響。

（二）檔案信息精確度不足，復合型人才匱乏。高校干部檔案館檔案信息雖然與學生相比不甚龐大，但是其所聚集的檔案同樣需要精細化管理，并保障數據資料的精準化。然傳統管理方式多以紙質檔案的輔助查詢、保存等為工作內容，一則紙質檔案查詢起來耗費的時間和人力較多，二則長期翻查容易加劇檔案的損壞率進而影響檔案的完整性。目前部分高校雖然嘗試使用信息錄入方式，但是由于對此方面的重視度不足，很難保證錄入數據的精準度。此外，數據庫的不完整和不準確，降低了數據的查準率和查全率。信息數據更新速度慢和難以及時修改，都無法切實反映客觀問題。目前很多高校的人事部門分別使用三種功能軟件處理人事檔案、工資調整和職稱評審三種工作，對于軟件相互之間的不兼容卻相對忽視，這也變相導致三種需求難以互為輔助，在問題處理時難以共享信息等。

對于檔案功能相對單一的問題，實際這與高素質復合型人才的缺乏密切相關。假使干部管理負責人員普遍存在開拓精神缺乏、觀念陳舊、知識老化和狹窄等問題，即便是高校建立了檔案信息化管理系統，也不能保障其使用效率和有效性。

二、“三嚴三實”促進檔案管理信息化建設

（一）強化檔案規范化管理，保障工作流程標準化。高校干部檔案的標準化、規范化建設需要以標準的管理程序及方案作為輔助，并促進檔案工作的現代化轉型。在此過程中高校按照自身實際情況可由校領導組織并建立統一的檔案信息錄入標準和管理規章制度，各方面合理分工、密切合作，將檔案信息化目標分解成不同階段、不同時期的具體執行目標，階段性實施，進行檔案信息資源共享與整合，重視干部檔案信息化管理的產出效應及應用效應等。

檔案管理的網上查檔便利性和管理規范性要求目標標準必須明確，管理規章制度的建立必須覆蓋到技術方法體系、檔案信息資源的構建、程序體系，檔案管理系統的安全運行制度，重要檔案查詢權限以及無紙化檔案運用制度等方面，干部方案的管理實際也需要融合高校已有的各類相關資源，獲取其支持和輔助，甚至可嘗試與高校檔案資源數據庫的運用掛鉤。

（二）強化數據庫建設，重視并保障檔案安全風險。高校干部檔案數據庫的建立需要干部檔案的基本信息，如干部任免獎懲、年度考核、黨建信息、職務、職稱、學歷學位、入黨時間、參加工作時間、出生年月、性別、姓名等。以上信息可從紙質檔案中提取。在電子檔案制作的過程中，可直接從已有檔案管理信息系統中自動或者人工生成多媒體文件、電子文件、各類電子表格等。數字化檔案的設計及制作可借助現有干部檔案中的部分紙質材料，在數碼相機和電子掃描儀的輔助下經過數字處理后形成數字化檔案。如此可延長紙質檔案的壽命，增加其檢索便捷性，提升紙質檔案的重復利用率和完整性。

為保障檔案信息化建設的安全性，可從網絡傳送過程及軟件管理兩個層面入手，保障信息的不泄露和完整性。在滿足檔案信息需求并進行檔案信息服務的供應時，以系統用戶安全管理為抓手，以合法用戶是否在系統設定的合法權限范圍內合法、安全操作為衡量標準，預防信息被竊聽和非法用戶進入。可使用身份認證、防密碼偷竊和加密等技術來提升檔案信息系統的安全性。對于非法操作和用戶越權操作等情況，可從落實內部安全管理措施和制度范疇切入。

災難備份、加密、隔離等手段均可用于干部檔案數據安全管理領域，隔離可用于杜絕無權用戶的嘗試進入系統，物理隔離的方式可用在絕密數據和保密數據的保護范疇，加密手段可用在文件系統、硬盤、數據范疇，以增加檔案系統存儲復雜性，定期實施的異地數據備份可避免因為自然災害導致數據信息的不完整及不安全。

三、“三嚴三實”對檔案管理信息化的輔助作用

（一）嚴格鑒別提升歸檔質量，穩定隊伍提升業務素質。

高校干部檔案管理工作的動態性要求管理者必須嚴把材料的入口關，加強鑒別和審核新歸檔的材料。逐份核對接收材料，及時發現材料的手續不完備情況和前后矛盾，及時解決問題，重點審核干部的三齡兩歷一身份信息，審核完畢之后必須經過本人簽字確認和部門把關蓋章才能存進個人檔案，以維護干部檔案的規范性和真實性。以“三嚴三實”專題教育作為契機，強化專兼職檔案員培訓，努力提升檔案隊伍業務能力和思想素質，引導并教育檔案人員領會“三嚴三實”豐富內涵和重大意義，精準把控“三嚴三實”時代要求，參悟干部檔案管理中“三嚴”“三實”之間的關系，找準管理中“不嚴不實”的根源，聚焦“擔當、干凈忠誠”，從“實”處著手，從“嚴”要求，以實而又實、嚴而又嚴的作風努力提升干部檔案管理工作的創新性。

（二）夯實管理基礎，確保依法治檔。在踐行“三嚴三實”要求的過程中，切實提升兼職檔案員管理干部檔案的自覺性，暢通檔案信息收集的渠道，融合集中收集、定期收集、經常性收集三種模式，盡可能最大范圍收集、整理并及時移交和更新資料，保障歸檔材料的完整齊全。落實獎懲制度和崗位責任，將兼職檔案員干部檔案的收集成果和表現納入考察范圍中，以此調動兼職檔案員工作的主動性和積極性。

完善干部檔案信息建設的“三合一”制度，運用法律手段推動干部檔案信息化管理建設工作，努力規范查借閱、保管、傳遞、整理、審核、接收、收集工作流程，做到有規必依、有章可循，以此提升干部檔案管理的水平，保障干部檔案管理的制度化。

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[3]譚春霞.高校檔案管理信息化建設現狀及對策研究[J].科技資訊,2015(11):144.