高校檔案管理工作中存在的問題及強化措施

文/黑龍江工程學院 白晶

高校檔案管理工作中存在的問題及強化措施

文/黑龍江工程學院 白晶

檔案管理是高校進行日常管理以及教學研究的重要保障，是對高校行政管理和教學管理過程中各項具有價值資料的收集和整理，通過對檔案資料的開發(fā)和利用，能夠為高校教育工作的高效開展提供有利的依據(jù)。在現(xiàn)代信息技術高速發(fā)展的形勢下，高校檔案管理方式不斷創(chuàng)新，但在部分環(huán)節(jié)仍然存在一定的問題，對檔案管理工作的發(fā)展產(chǎn)生了一定的影響。文章對高校檔案管理工作中存在的問題進行了分析，進而提出了強化措施，對于促進高校檔案管理工作的發(fā)展具有重要的意義。

高校；檔案管理；問題；強化措施

檔案管理工作的開展對高校的管理以及教學水平的提升具有重要的作用，在信息化時代，各個高校的檔案管理工作已經(jīng)逐漸實現(xiàn)了檔案信息化建設，有效提高了檔案信息資源的收集和傳遞。通過信息共享平臺的創(chuàng)建，加深了對檔案信息資源的開發(fā)和利用，有助于更深層次地挖掘檔案資源的利用價值。在新的時代背景下，高校的檔案管理工作無論是在思想意識上還是管理方式上都有了新的轉(zhuǎn)變，工作效率有所提升，管理體系更加規(guī)范，為促進高校的發(fā)展創(chuàng)造了有利的條件。由于受到資金、技術、思維方式等各種因素的影響，部分高校在檔案管理工作中還有待提升，為適應社會的發(fā)展形勢，還需要不斷努力和完善，進一步推動高校檔案管理工作的發(fā)展。

一、加強高校檔案管理的必要性

高校檔案管理的內(nèi)容比較復雜，涉及范圍較廣，所以工作量較大，為了保證檔案管理的工作效率和質(zhì)量，還需要緊跟時代的發(fā)展潮流，創(chuàng)新管理理念和方法，促進檔案管理工作的改革。為了充分發(fā)揮高校檔案管理的價值功能，需要采取科學合理的方式方法，推動檔案管理的工作進程。在新的時代背景下，信息技術已經(jīng)廣泛應用于各個領域，高校檔案管理工作進行信息化建設是時代發(fā)展的必然趨勢，同時也滿足了高校管理工作的正常開展。所以應該對檔案管理工作進行統(tǒng)一管理，充分發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，創(chuàng)建信息共享平臺，通過網(wǎng)絡就能夠進行檔案信息資源的收集、分類、整理和匯總工作，不僅能夠有效提高檔案管理的工作效率，同時還能夠加強檔案管理部門與其他各個部門之間的聯(lián)系和溝通，為檔案管理工作的高效開展創(chuàng)造良好的平臺。

二、當前高校檔案管理中存在的問題

（一）對檔案管理工作重視度不夠。由于檔案管理工作不直接與教學掛鉤，所以在部分高校中對檔案管理工作的重視程度不高，相對于其他工作而言缺乏一定的特色，所以直接影響到高校檔案管理工作的進展。由于重視程度受限，所以在人員配置方面不夠健全，有些高校甚至存在兼職檔案管理人員的現(xiàn)象，缺乏完善的管理體系，只能保證檔案管理基本工作的開展，而無法進一步發(fā)揮檔案管理的內(nèi)在價值。

（二）缺乏健全的檔案管理體系。高校檔案管理工作是一項繁瑣的工作，涉及范圍廣，管理內(nèi)容比較瑣碎，在缺乏健全的管理規(guī)范的情況下，直接影響到檔案管理的工作效率和質(zhì)量。體系不健全，流程不規(guī)范，職責分工不明確，制度不科學，這些是部分高校在檔案管理工作中存在的問題，致使檔案管理工作只是對各種基本信息的收集和保存，且安全性無法保障。這些問題的存在會導致檔案信息資源收集不完整，保存不規(guī)范，對后期的檔案信息化建設工作會產(chǎn)生一定的障礙。

（三）檔案信息化程度較低。檔案管理信息化建設是時代發(fā)展的必然趨勢，也是提高檔案管理效率和質(zhì)量的重要方式。但是在部分高校的檔案管理工作中，由于受到資金、技術以及理念的限制，無法實現(xiàn)信息化建設，信息化程度較低，仍然采用紙質(zhì)檔案的管理方式，直接影響到檔案管理水平的提升。檔案管理工作的管理理念和綜合素質(zhì)是影響信息化建設的重要因素，同時也會對高校教學工作的開展產(chǎn)生一定的影響。

三、提高高校檔案管理質(zhì)量的具體措施

（一）創(chuàng)新檔案管理工作理念。在檔案管理工作中，需要深入挖掘有效信息，從而使檔案更好地服務于高校的建設和發(fā)展。這也使得高校檔案管理工作對檔案管理人員的技術性和專業(yè)性提出較高的要求。因此需要高校管理者及時轉(zhuǎn)變觀念，對檔案管理工作的重要性有一個深入的認識，充分重視高校檔案管理工作，加大對檔案工作的資金投入，有效推動高校檔案信息化建設。同時還要引導檔案管理人員樹立良好的服務意識，加快檔案管理工作方式的轉(zhuǎn)變，鼓勵其在工作中不斷進行創(chuàng)新，努力提高檔案服務效果，促進檔案管理工作網(wǎng)絡化和社會化的發(fā)展，更好地滿足學校和社會發(fā)展過程中對檔案信息的需求。

（二）創(chuàng)新機制，完善制度。高校檔案管理工作不僅要與時代發(fā)展相符合，而且還要與高校發(fā)展步伐保持一致。因此在當前新形勢下，高校檔案管理工作中需要進一步完善管理機制，改革落后的管理方式，建立量化管理標準，完善各種制度，提高檔案管理人員工作的積極性。在對各項制度進行完善過程中，還要與時代發(fā)展要求及特點相適應，根據(jù)各種新問題和新情況來對檔案管理內(nèi)容進行及時補充，確保檔案管理工作的有效性和實用性。

（三）加快高校檔案的信息化建設。在高校檔案管理的過程中，傳統(tǒng)的檔案管理方法，容易耗費大量的人力和物力，同時也容易增加檔案信息分析與整理的差錯性，難以提升檔案管理的質(zhì)量。因此，為構建檔案管理的質(zhì)量保障體系，必須注重檔案管理的信息化進程，有效推動檔案管理的數(shù)據(jù)庫建設。在高校檔案管理的信息化建設工作中，需要確保充足的資金，同時還要構建完善的人才培訓及引進制度，推動高校檔案管理工作的高效與規(guī)范。高校檔案信息化或數(shù)字庫建設，需要專業(yè)人才來針對檔案管理系統(tǒng)進行維護與管理。因此，高校必須加強檔案管理人才的培養(yǎng)，加強培訓力度，同時引入計算機專業(yè)的高素質(zhì)人才，整體提升高校檔案管理的質(zhì)量。另外，還要加強高校檔案管理的檢索及標注。檔案信息化建設的過程中，應該對以往的紙質(zhì)檔案進行電子錄入，同時完善檔案的目錄及檢索功能，以便于檔案的及時取閱。此外，為了強化檔案的安全性，應該在檢索及調(diào)閱的過程中，設置電子密令。

（四）深入挖掘檔案信息。在高校檔案管理工作中，通過深入挖掘檔案信息，不僅有利于提高檔案管理的質(zhì)量，而且有利于促進檔案信息的開發(fā)利用。這就需要在檔案管理實際工作中，要做好檔案信息的分類和規(guī)劃工作，針對檔案的具體內(nèi)容和性質(zhì)來對檔案種類進行劃分，為人們調(diào)閱和查找檔案提供更多的便利條件，有效提高檔案的利用效率。同時在當前高校檔案管理工作還要重視檔案信息的修復和補充工作。在對一些檔案進行整理過程中，對于存在破損及殘缺的內(nèi)容及時進行補充，然后再錄入檔案管理系統(tǒng)，確保檔案內(nèi)容的完整性。另外，還要加快檔案資源體系的構建，使檔案信息資源能夠有效地實現(xiàn)全校科研和教學的全面覆蓋，提高檔案信息資源的有效利用，使其更好地服務于全校的師生。

四、結(jié)束語

高校檔案管理工作作為高校最基礎的一項管理工作，其檔案包括的內(nèi)容較多，因此需要重視高校檔案管理工作，加快對高校檔案管理理念和管理方式進行創(chuàng)新，進一步完善高校檔案管理制度，全面提高高校檔案管理工作的效率和質(zhì)量，實現(xiàn)高校檔案的有效利用。

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