人力資源檔案管理中作用績效等要素探析

文/鄒城市人力資源和社會保障局 王振華

人力資源檔案管理中作用績效等要素探析

文/鄒城市人力資源和社會保障局 王振華

人力資源檔案管理作為應對當前競爭的“秘密武器”，作為企業對員工客觀透明的評估體系，對于員工和企業發展都有不小的作用，了解它的信息化特點及其能滿足的企業管理訴求，針對傳統人事檔案管理的缺陷，提出制度化建設與信息平臺建設的策略性建議。

人力資源檔案管理；透明；信息化；平臺建設

隨著信息經濟發展，無論新興產業還是傳統產業，都面臨著全球化的考驗和激烈的市場競爭，人才已經成為各種競爭的核心內容。“世界上沒有無用的人，只有誤用的人”，對人才的利用和管理，往往比擁有人才更加重要，建立人力資源檔案絕對重要而必要。當傳統人事檔案管理已不適用于信息和人才的更新迭代時，進行人力資源檔案管理的信息化勢在必行，而分析其作用績效、動力來源和建設策略能夠充分保證其科學性。

一、人力資源檔案管理

人力資源管理是指運用科學的方法，將尊重人才成長規律和力求企業發展需要結合，充分組織規劃人力資源，指導調控組織內人際、人事關系，針對企業職工的升降獎懲、學習培養和企業的結構規劃進行的管理，以高效率、高效益地利用人力資源維持和發展企業。人力資源檔案是綜合記載個人重要信息和經歷的信息方式，以真實、準確、全面為基本特點，是人事管理活動最可靠、不可或缺的憑據。

二、作用績效

（一）客觀透明的評估體系。人力資源檔案歸根到底是基于一定媒介載體的對個人活動進行記錄的原始信息集合。紀錄型信息的首要要求就是真實客觀，以現實為依據，這樣的數據才能具有基本的說服力和可考證性。“權力在陽光下運行”，不僅是政府的口號，也應該成為企業的準則，人力資源關系員工和企業的發展方向和健康程度，絕不能被權力和私欲掌控，只有客觀透明人力資源檔案，才能客觀公正地評估職工能力、業績，建立起科學的人事管理“常態化”機制。

（二）激勵員工、科學決策。如今的傳統人事檔案管理所造成的“上級搶功”“空降兵”現象飽受詬病，“上品無寒門”使得員工沖勁磨完后變得懈怠、缺乏上進動力。“個人比團體更關注自己的利益。”亞當·斯密曾說，人力資源檔案管理可以為員工的獎懲、調動、培養提供最真實客觀的依據，是員工進步的階梯，當然會激發員工的工作熱情，切實提升員工能力，進一步合理規劃企業管理安排，優化企業部門結構，保證科學決策。

三、動力來源

如上所述，人力資源檔案管理可以為企業績效帶來如此顯著的作用，那是什么使人力資源管理檔案在新形勢下煥發出新活力？對其動力來源進行分析有利于進一步有效利用人力資源管理。

（一）人力資源檔案管理新特點。得益于信息技術的進步，加之人力資源檔案本身具有內容擴展性，相對于傳統人事檔案，大數據處理技術與檔案學的豐富賦予了信息化的人力資源檔案渠道寬泛、載體多樣、信息充足、作用廣闊的新特點，互聯網使這些既相互聯系、又相對獨立的信息組成一張無事不包的信息網，形成互參共享的“1+1>2”的有機整體效果。這些特點既是其優勢所在，同時也為企業的人力資源檔案管理的能力提出了新的挑戰。

（二）管理訴求。一旦經過信息化，具備新特點的人力資源檔案管理，能滿足企業的哪些管理訴求？其一，降低管理成本，提高管理效率。數字化建成后，勢必能達到精簡檔案管理人員，增加數據錄入與提取便捷性，提高數據準確性的目的。其二，信息及時更新，滿足動態化需求。人力資源變動頻率高，對數據的動態化和精確度要求高，經過信息化后，對檔案的管理變得隨時隨地。其三，打破人事界限，綜合協調。使檔案記錄的嚴格要求與分散的主體、多樣的信息以及差異化管理之間的矛盾得到調和，減少各自為政，各部門之間可以以統一的標準共同努力。

四、建設策略

管理人力資源主要可分為兩個方面：一方面要對保護已有人力資源，積極引進補充新的人力資源。另一方面要進行資源優化配置，使其發揮最大的經濟效益，為企業的可持續發展添磚加瓦。

當前的人事管理存在的問題主要有：企業領導者注重直接利益，忽視了人力資源檔案信息化建設所能產生的長期效益。另一方面，多級層的管理模式、制度約束的缺位和專業人才的缺乏，使得檔案管理人員本身缺乏專業技能和崗位責任感。因此，筆者認為可以從以下兩個方面進行人力資源檔案管理的建設：

（一）制度化與觀念轉變。人力資源檔案建立不難，難的是對它的利用。避免將其視作程序化的“空殼”，將人力資源檔案管理作為日常的制度化的企業活動，“強制性”有時是確保發揮基本功能的最佳武器。制度化的前提是進行徹底的觀念轉變，領導重視和專業素質培養缺一不可，將人力資源檔案管理放在戰略性地位，作為日常評估活動的“母則”。

（二）信息平臺建設。既然是新時代信息化的人力資源檔案管理，建設一個軟硬兼備的完善的信息平臺才是堅實的地基。從硬件方面，既是指匹配先進的現代化辦公設備，加上成熟的檔案管理軟件，構成功能強大、操作便捷、實用性強的信息化應用平臺；從軟件方面，重視以人的發展為重點，將資源整合，統合針對性信息，增強實錄性，建立起規范化的數據庫，必須保障數據的真實準確和完整可靠。必須注意的是，因為信息化所伴隨的風險，加強管理人員信息安全防護意識和平臺的日常維護，同樣重要。

五、結語

綜上所述，在信息化的推動下，建立起客觀透明的人力資源檔案制度及相關信息平臺，利用其新特點來滿足多種企業管理訴求，對于員工個人發展和企業持續發展都有激勵性作用，以人為本，可以作為當前競爭環境下的新發力點。

[1]馬瑩瑩.戰略人力資源管理對企業績效的作用研究[J].人力資源管理,2016(12):53.

[2]陳靜.淺談人力資源檔案管理的信息化建設[J].勞動保障世界,2015(11):11-12.