加強干部人事檔案信息化管理策略分析

文/山西省忻州市五寨縣委組織部黨代表聯絡站 范艷玲

加強干部人事檔案信息化管理策略分析

文/山西省忻州市五寨縣委組織部黨代表聯絡站 范艷玲

干部人事檔案是對干部人事的個人信息、業績表現以及學歷信息，還有工作能力等諸多方面的記錄，更是企事業單位對干部進行提拔時的重要參考，能夠有效提高干部信息的利用率和完整性，從而提高干部人事檔案信息系化管理水平，促進企業健康可持續發展。所以，本文主要分析當前干部人事檔案信息化管理的現狀，分析干部人事檔案信息化管理的重要性，并且針對檔案信息化管理存在的問題提出針對性解決對策。

人事檔案；管理；信息化

一、干部人事檔案信息化管理的重要性

（一）有利于檔案查詢。對干部人事的紙質檔案實施信息化處理，需要將檔案上的所有內容錄入到計算機系統中，方便管理人員及相關工作人員通過管理系統檢索干部人事信息，可以更加便捷地把所需要查詢的內容信息快速地找出來，無須從上千份人事檔案當中耗費大量的時間將所需要的檔案調取出來，不但將大量的檔案查詢時間節省下來，還在很大程度上提高了檔案的查詢便利性。針對干部人事檔案，可以采取信息化管理，以提高檔案管理水平的同時實現干部人事檔案信息化和檔案管理智能化，全面提升了廣大工作人員的工作效率，同時也節省了很多人力、物力。

（二）規范了檔案管理。第一，檔案管理工作人員一定要依照檔案信息化管理要求，對干部人事檔案信息內容按照檔案信息管理系統的規范以及要求進行填寫。第二，要不斷規范檔案信息填寫的字體、內容及格式等，以提高干部人事檔案管理信息化水平及智能化水平，不但解決了傳統紙質檔案中的字跡模糊問題，還有效彌補了格式不統一和內容不全面等不足。第三，檔案管理人員必須結合技術的相關要求，不定時對干部人事檔案信息作出數據共享以及數據遷移，進一步提升干部人事的檔案信息使用效率。

（三）檔案保存更安全。傳統的紙張檔案因為受各種外部環境的影響，如下雨導致紙張潮濕，致使字跡模糊、紙張損壞等問題發生，所以必須保存在特殊濕度的環境中使檔案不會受到損壞，這意味著檔案管理人員要隨時注意防潮、檔案書寫筆墨材料和紙張質量，以避免潮濕環境、低質量筆墨材料及紙張增加檔案損壞發生率。實施信息化管理，不但能夠對檔案信息采取數字化處理，還可以對其進行加密，即可以通過密碼設置來提高檔案獲取的難度，從而提高檔案的安全性，同時還可以通過信息化技術及網絡技術將檔案進行定期性升級，然后保存到云端，保障了檔案信息的安全。

二、加強干部人事檔案信息化管理的措施

（一）建立健全檔案信息化管理標準體系。第一，積極利用現代化高科技技術對檔案的錄入形式、內容及標準進行統一，以保證檔案的完整性、統一性及標準性，例如對信息化檔案制定嚴格的使用權限標準，規定哪些人員有權閱讀和調用干部人事檔案信息。第二，完善干部人事檔案信息內容真實性審核標準體系，如利用計算機技術、信息技術等，對可能已經更改的檔案信息進行校對。因此，創建完善的信息化檔案管理體系，制定嚴格的電子檔案真實性審核制度，保證檔案的真實性至關重要。

（二）健全檔案信息的安全保障體系。第一，檔案管理人員一定要按照國家相關法律制度，對干部人事檔案進行信息化管理及安全保護，遵照國家規定對干部人事檔案實施多層防護，確保檔案信息不泄露。其二，采取先進的現代高科技技術，提高干部人事檔案管理信息化及智能化，因為信息化管理及智能化管理能夠對檔案進行加密處理，例如可以利用人像識別、數字字母、眼球識別、指紋識別等技術對檔案進行加密，同時還可以通過病毒防護、安全審計和防火墻等技術來提高檔案管理系統的安全性，有效保障干部人事檔案信息的有效性以及安全性。其三，安排制定人員對干部人事檔案數據做好日常管理，加強日常維護以及數據信息遷移保護工作，確保信息不遺漏。其四，健全檔案信息安全保障制度，尤其是要對干部人事檔案泄露等類型的事件進行嚴密處理，嚴格追查連帶責任人的責任，創建完善的預警機制，有效彌補因檔案泄密導致的損失，將檔案信息泄露的損失降到最低。

（三）建立比較完善的檔案信息監管機制。第一，為了進一步保障我國干部人事檔案信息的完整性、安全性以及有效性等等，需要通過創建健全的檔案信息監管機制的辦法加強檔案管理的有效性。第二，相關單位根據檔案管理信息化標準，利用信息技術和結合檔案信息管理實際需求，對檔案信息進行合理性調用、閱讀、記錄和檢測，并且還需要定期對檔案信息管理的情況作出例行檢查，對于一切違反有關制度的行為都應該從重處理，追究相關責任人的責任，保障干部人事檔案信息管理的安全性以及有效性。

三、總結

總而言之，干部人事檔案信息化管理為檔案管理工作帶來了諸多便利之處，提高了檔案管理人員的工作效率，同時在一定層面上保障了人事檔案信息的安全性。但不可否認的是干部人事檔案在實現信息化管理時仍然出現了一些問題，如檔案信息泄露、信息病毒等問題，所以需要采取及時有效的措施和建立嚴格的監督制度來保障干部信息化檔案的安全性。

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