淺談電子檔案管理在大學檔案管理中的應用

張雪麗

淺談電子檔案管理在大學檔案管理中的應用

張雪麗

隨著信息化技術(shù)的普及與發(fā)展，信息化的管理技術(shù)也滲透到各行各業(yè)，電子檔案越來越方泛地被應用于社會各個單位的日常管理工作中。在大學的檔案管理工作中，電子檔案也發(fā)揮著重要作用。本文著重就電子檔案管理在大學檔案管理工作中的具體應用境況和應用策略加以探究。

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雖然檔案管理工作即繁瑣又嚴肅，但是因為檔案的特殊性與重要性，這項工作在各個社會單位中都受到重視。隨著信息化技術(shù)在管理工作內(nèi)的普及化，電子檔案的應用也越來越廣泛，特別是在高校的檔案管理當中發(fā)揮著越來越高的效用。

一、大學檔案管理工作中在傳統(tǒng)檔案管理情況下存在的問題

（一）檔案管理工作量大

高校的檔案管理工作種類繁多，例如：教學計劃檔案、課程安排檔案、教職工人事檔案、學生檔案等等。每一年這些相關(guān)的答案數(shù)據(jù)都會有一定程度的變動、遷出或錄入。一次小的變動其工作量都是很龐大的，如果涉及到例如學生畢業(yè)檔案的管理工作，具有變化量大、數(shù)據(jù)變動頻繁、需要跨區(qū)域傳送等等特征，給檔案的維護、保存和更新等相關(guān)管理工作帶來了很大的挑戰(zhàn)。

（二）檔案管理標準化不夠

雖然各個高校都具有自己較為完備的檔案管理體系，但是在檔案管理的操作標準上卻都多少存在差異。這主要源于每個學校在檔案的管理制度和規(guī)范上存在自己獨特的標準，這就導致各個學校間的檔案管理操作不能一致，如果出現(xiàn)學校間的學生交換學習、教學人才交流等活動，會給檔案的管理工作帶來很多負面的影響。

（三）檔案管理信息化提升

目前信息化檔案管理工作正在高校中逐步普及，這種新的檔案管理形式也給高校的檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。雖然電子化檔案具有高效、便捷等優(yōu)勢，但是目前的檔案管理電子化還處于初級階段，檔案管理工作依然以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案只作為檢索、備份等輔助工作。而且部分學校的電子檔案由于錄入或技術(shù)原因限制，并不能做到完全取代紙質(zhì)檔案。

二、大學檔案管理工作中電子檔案的使用基本狀況

（一）大學檔案管理工作中電子檔案的優(yōu)勢

首先，高效處理信息數(shù)據(jù)，有效提升工作效率。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作階段，檔案多由人工抄寫，在統(tǒng)計、存檔等方面對于人力、物力的消耗較大，而且大的工作量容易出現(xiàn)人為的錯誤。這些問題在采用電子信息檔案管理之后，都有事先設計好的公式進行整理和計算，這樣檔案的正確率、分類、查閱等都變得更加高效，而且電子版的檔案儲存更為安全可靠。

其次，電子檔案標準化更明確，調(diào)配上更便捷。使用電子檔案的過程中，大部分高校都會采用較為成熟的檔案管理系統(tǒng)。這樣高校間的檔案管理標準就多以統(tǒng)一的標準進行歸檔整理，這樣各個高校間的人才與學生檔案流動就更加便利。遇到遠距離的檔案調(diào)送問題，電子檔案的傳遞更加便捷安全，提升速度的同時也提升了檔案送達的安全與完整度。

最后，檔案存檔更環(huán)保安全。傳統(tǒng)的檔案管理多為紙質(zhì)檔案，由于檔案設計的數(shù)據(jù)量大、種類繁多需要的檔案紙張數(shù)量也非常巨大。加之每年基本都有檔案的更新和變動，被淘汰掉的舊檔案紙造成了更多的紙資源浪費。在這種情況下，使用電子檔案，其儲存量大、而且儲存更加環(huán)保、數(shù)據(jù)的安全度與完整度也更高。

（二）大學檔案管理工作中電子檔案的缺陷

第一，儲存安全性也存在風險。電子檔案雖然比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案咋傳送或保存上降低了自然傷害和人為的疏漏，但是電子檔案系統(tǒng)由于處在信息網(wǎng)絡的大環(huán)境下，也更容易受到不法分子的攻擊。例如：目前全球流行的勒索病毒，就讓很多電子檔案出現(xiàn)了癱瘓。此外電子檔案的格式與標識不具有特殊性，對于真?zhèn)涡缘淖R別上也帶來了更大的安全隱患。

第二，數(shù)據(jù)的更新要求度更高。對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言，必須要留下紙質(zhì)的存根，及時沒有做到數(shù)據(jù)的及時更新，也可以根據(jù)這些存根對檔案內(nèi)容進行完善。而電子檔案就必須要進行實時更新，一旦出現(xiàn)延誤很可能就造成階段性、大面積的檔案信息缺失。

三、改善大學檔案電子化管理的具體應用

為了讓電子檔案的運用更加完善，讓這樣高效的檔案管理方式在高校檔案管理工作中發(fā)揮更大的效用，可以通過以下措施進行努力：

第一，加強檔案加密與網(wǎng)絡安全維護。在檔案文件上進行檔案加密，儲存設備做到專機專人專用，定期對設備和軟件進行更新升級，并做好設備的網(wǎng)絡安全維護等等一系列措施防治檔案的丟失被盜。還可以借助防火墻、指紋識別、身份驗證等最新的信息技術(shù)手段，保證檔案在傳輸過程中的安全和保密，提升電子檔案的安全管理系數(shù)。

第二，加強管理員素質(zhì)培養(yǎng)，規(guī)范操作流程。學校應該市場對檔案管理員進行最新技術(shù)與相關(guān)安全知識的培訓和測試，讓管理員始終保持良好的職業(yè)道德意識和安全意識。此外也可以進一步規(guī)范管理員的操作流程，降低人為的疏漏出現(xiàn)。

第三，時常更新管理系統(tǒng)，延長數(shù)據(jù)的使用壽命。由于電子信息檔案的儲存量大，就會造成大量的數(shù)據(jù)垃圾。因此在檔案管理過程中要時常保持系統(tǒng)的更新，對系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行整理和篩選，延長數(shù)據(jù)的使用價值。

［1］趙海燕.淺析高校檔案管理中電子檔案的優(yōu)勢與局限［J］.科教導刊：電子版，2017（3）.

［2］王甜.淺析高校辦公自動化下的電子檔案管理［J］.人才資源開發(fā)，2017（2）.

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