知識管理下的檔案信息化建設思路

文/中國電子科技集團公司第三十九研究所 趙璐婷 高媛

知識管理下的檔案信息化建設思路

文/中國電子科技集團公司第三十九研究所 趙璐婷 高媛

知識管理就是利用現代科學技術對知識進行系統積累、組織、傳遞、應用和創新，讓知識的價值得以發揮，讓企業競爭力得到提高。知識管理的最終目的是讓知識變為企業戰略資源，目的在于實現其價值并提高企業的市場競爭力。文件與檔案是檔案管理的對象，而知識也是知識管理的對象。檔案和知識的管理工作是為用戶提供檔案知識服務，它的最終目的就是以此來實現具體的價值。這個特點說明二者是可以相融合。

檔案信息化；知識管理；信息化建設

檔案與知識的管理在流程管理上十分相似，均是把分散的文件、檔案或知識進行系統收集與存儲等管理工作，等到集中以后，再對其有序化地實施加工、整理工作，接下來是優化完成鑒定、評價工作，最后利用它的最大價值實現，但在我們使用期間還會產生新的文件、檔案和知識等，這就需要二次收集、存儲。

一、檔案信息化的現狀

在此數字化技術條件下，文件和檔案的會在各種各樣的信息系統里傳閱。檔案與知識的管理工作要利用具體的技術或者技術中包含的元數據、數據庫、搜索引擎、電子郵件、門戶系統、信息推送、信息安全技術等信息進行工作。所以，在檔案和知識的管理中都有著相同的應用技術就是現代信息技術。

在檔案與知識的管理中主要要應用現代信息技術來推廣實行，但目前的企業信息化檔案構建還有著很多主要問題。限制企業信息化檔案構建發展的原因有多種，部分中小企業幾乎沒有實行檔案信息化，有的企業還把管理檔案部門當作減員的重點進行裁員、撤銷，因此檔案部門的發展生存受到較大影響，更沒有檔案信息化建設一說。其次，目前我國沒有規范化檔案管理，并且在信息化檔案建設方面的工作還很落后。在我國欠發達地區相應的制度實施得不到貫徹落實，不遵守制度的行為為數字化的檔案信息建設增加了難度。再次，企業決策者對檔案信息化建設經費撥付不到位。其信息化建設是一項創新拓展的工作，只有領導的素質優秀并且有長遠的戰略思想，才會意識到信息化建設價值所在，才會在財力、物力和人力上大力投入，最終大力支持此項信息化檔案管理工作，為建設創建必要條件。

二、知識管理下的檔案信息化建設對策

建立完善企業系統信息化檔案管理工作，并完成對檔案管理系統的升級任務，其是檔案管理在系統信息化管理的方向。所以必須在檔案管理標準中，開展以互聯網技術與系統應用軟件技術為依托的研發工作，最終強化完善其檔案管理工作。只有健全了管理檔案技術，才會對檔案資源實行規范化管理、對知識的有效管理和應用。因此建設技術含量高與便捷的檔案管理系統可以從兩方面著手：

（一）完善信息化檔案建設的軟硬件基礎。檔案的電子化和紙質是相對應，電子化是存儲于計算機硬盤和其他存儲設備中，因此對其價值有了保障并把應用軟件系統里的數據進行了歸檔。并且在信息化檔案管理工作中，配套的軟件硬件都是其支撐的基礎，因為電子化就包括硬件、軟件及網絡技術三部分。硬件包括服務器、文件數字化和互聯網設備等支撐資源構成。但在應用軟件系統中要選擇性能穩定程度較高的，并且應用系統要選擇開源的，因為開源的系統可以讓其進行二次開發功能來加強并保證數據庫與穩定的檔案管理軟件的功能運行，還可以根據實際狀況自由定義操作模塊與工作流程等。一個功能強大系統能夠保障檔案數字化的加工及處理對信息的采集、存儲及相關的使用管理等過程運行。因此采用先進的技術進行管理，在很大程度上提升了檔案管理水平，保證了檔案信息化管理技術的先進性。

（二）完善檔案系統的數據庫及管理軟件功能的使用。數據庫是指管理大數據的一種全新技術方法，它可以有效地進行數據的維護工作以及保證數據的嚴密性，更加方便使用數據。在構建檔案信息化工作時，軟件技術支撐在于數據庫統的建立。因為數據庫系統就是檔案管理工作的基礎核心，所以建立一個穩定的數據庫積累是一項長期工作，也要經歷從低到高、從單個到群體的緩慢過程。數據庫的基礎要素知識，將在系統的分析下進行有效的提取和利用，使數據得以高效利用，也使知識成為企業的核心競爭力。在數據庫檔案建設時，就可以應用計算機系統管理軟件進行處理，保證檢索的方便快捷性及大存儲量的優勢，能夠降低成本，增強保密性。這些優勢可以極大地提升企業的信息化管理工作效率，同時也是實現企業科學正規化管理與先進管理技術接軌的重要條件。

三、結論

知識管理的目的就是讓人們重新加強對企業檔案價值的認識，企業檔案是一項重要知識媒介，是企業重要的戰略資源，而不再是簡單的歷史記錄、資料或是文字工具等，它是企業未來發展及歷史回顧的鏡子。在構建信息化檔案管理中，加入知識管理可以發揮出檔案信息存儲的作用，并挖掘出檔案信息中所包含的知識，這也是充足知識儲備為企業未來發展的依靠，把檔案工作融合到企業核心活動中，可以為企業創造價值并實現利潤最大化，并提升企業的市場競爭力。

[1]趙士丹.基于知識管理的檔案信息化建設研究[J].新西部(理論版),2013,08(10)：108-109.

[2]田野.檔案管理信息化建設工作創新思路研究[J].黑龍江史志,2013,19(11)：135.

[3]陳小娟.知識管理型企業檔案信息化建設[J].機電兵船檔案,2012,04(12)：3-4.