淺談現代人事檔案管理信息化

文/海南省萬寧市人民醫院 曾培

淺談現代人事檔案管理信息化

文/海南省萬寧市人民醫院 曾培

本文首先概述了現代人事檔案管理基本情況，接著分析其存在的主要特點，最后具體地進行了人事檔案管理信息化研究。

人事檔案；管理信息化

一、人事檔案管理的基本情況

人事檔案主要用于記錄一個人的人生經歷、才能品德及工作業績等，是在國家機關和社會團體在人事管理的過程中逐步形成的，一般都是以個人檔案形式保存，有文字、表格和其他多種形式的記錄，便于后續查考使用。主要內容包含自傳、履歷材料，各類認定、考評和考察材料，學歷，學位，學習成績，專業技術職務評選材料，考績審批材料，結業培訓成績，學校報考和畢業登記表等，政審情況的資料，共產黨、共青團及民主黨派等加入申請材料，還有登記黨團資料，獎勵表彰情況等。除此之外，像處分決定、職務任免、收入情況、離職退休、出國審查等材料、各種代表會議的登記表及可供參考的資料，都屬于人事檔案管理的范圍。

二、人事檔案管理的特點

人事檔案涉及的當事人在不同崗位，組織為了考察和正確使用員工，對于人事檔案信息應時常進行翻閱，便于對個人的品德、業績及過往經歷有所了解，從而在崗位安排時能夠更加合理，檔案既能反映某人的歷史面貌，又能反映現實狀況。檔案客觀地記錄了歷史情況，反映了當事的情況，每一份檔案材料從來源、內容、形式等方面都必須完全真實。另外，人事檔案信息并不是一成不變的，因為檔案當事人的情況會不斷產生變化，因此檔案信息也需要及時更新，從而滿足檔案管理的要求。人事檔案隨著人員的流動而不斷轉遞，始終處于“動態”之中。而人事信息又具有私密性，往往會牽扯到工作相關的重要情況，對于人事檔案的管理和利用，要有很嚴格的保密、管理等制度，并且需要得到有效的執行。

三、人事檔案管理信息化研究

（一）人事檔案管理信息化的起始。隨著信息化的不斷發展，作為重要信息資源之一的檔案，為了適應數字化的趨勢，基于通信、網絡、數據庫、多媒體、計算機等技術，已經有許多的電子檔案逐步形成，并得到了應用。為了讓檔案價值得到充分發揮，使得檔案的使用和保存更加科學，必須要結合當下一些新的方式和技術，檔案管理才能不斷滿足社會發展的需要。

（二）人事檔案信息化管理的現狀。我國積極進行人事檔案信息化建設，國家檔案局把電子文件研究項目列入科技計劃、組織完成《電子文件歸檔與歸檔電子文件管理規范》；檔案數字化建設不斷進行，很多數字化的檔案管理平臺正陸續被開發出來，像超星數字圖書館、索易文檔信息管理系統、理海科技文件檔案系統等。目前還有更多的數字化信息資料的處理平臺產生，如全文掃描處理平臺知網、中國期刊網、維普資訊、情報界的萬方數據等。

（三）人事檔案信息化管理中存在問題及分析。1.缺乏總體規劃。由于信息化過程中的技術標準不統一，各個數據庫的檔案較為獨立，無法進行整體的搜索，導致共享數據庫資源存在一定的困難。總體而言，整個檔案管理信息化仍處于探索期，沒有一些實踐方面的突破，缺少整體的規劃，導致目前檔案信息化進程變得較為緩慢。2.標準化、規范化工作有待提高。很多人事檔案信息業務本來基礎數據較差，整體的檔案質量并不高，著錄的明細不能夠很好地相容，而檔案信息化的前提就是要求基礎數據需要標準及規范，原來的管理方法已經明顯跟不上時代的要求，而且大多數的系統仍有些缺陷，有許多移植過來的板塊功能，整體上性能比較差，難以避免的會出現各種問題，因此仍需要提升檔案數據規范化和標準化。3.信息化程度不高。目前由于大多數檔案管理員對復雜的信息化方法認識不足，自身的互聯網及計算機相關基礎比較薄弱，基本上都只是進行一些基礎的操作，仍然有很多人在用手工的方式進行查閱，這樣就使得信息化進程變慢，甚至有些單位只是作為達標和升級考核的條件罷了，它的很多科學的管理功用并沒有得到足夠的重視。4.人事檔案保密和安全性不高。由于涉及隱私，人事檔案的安全與保密將越來越得到重視，其實很多的信息化管理可在內部組建成局域網、人事信息網及業務運行網等體系，后續諸如檔案材料整理、輸入、分類及保存都可以在系統中實現，為了保證整個過程的安全性，必須要杜絕使用者沒有經過授權就能訪問，避免人事材料遭到破壞及更改。雖然內部網可以讓人事在處理很多檔案時變得便捷，但是也具有很強的安全風險，所以在開發內部網的應用時，應該充分保障其安全性。5.人才隊伍建設水平不高。近年以來，人事檔案管理整體從業人員素質仍然比較低，缺乏能有效融合計算機、通信、網絡等技術的專業人才，已經遠遠不能滿足人事檔案信息化的實現，因此，在組建檔案管理團隊時，就需要管理人員能夠對傳統人事檔案的業務比較精通，而且具有自動化、網絡化的意識。

四、結束語

總體而言，針對人事檔案管理信息化的相關工作，只有得到技術支持以及人才方面的儲備，人事檔案管理的有效實施才能得以保障。人事檔案對人事工作才能產生極大的推動作用，應早日實現人事檔案管理的信息化。

[1]張艷.人事檔案信息化管理研究——以廣東為例[D].廣東：華南理工大學,2011.

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[3]胡玉艷.人事檔案信息化管理初探[J].山西科技,2004(04).