工程設計單位檔案管理的信息化建設分析

文/四川省建筑設計研究院 楊蓉文

工程設計單位檔案管理的信息化建設分析

文/四川省建筑設計研究院 楊蓉文

隨著社會經濟的發展和城市化建設進程的推進，工程建設項目的重要性逐漸凸顯出來，在項目數量不斷增加的情況下，檔案管理工作的難度也提高了，所以，針對工程設計單位的檔案管理工作也要逐漸走向信息化的建設道路。本文對傳統檔案管理中存在的問題、工程設計單位檔案管理的信息化建設進程及相關的建設意義進行了分析，希望對以后的工作有所幫助。

工程設計單位；檔案管理；信息化建設

目前，工程設計檔案已經成為科技檔案的一個重要組成部分，其中檔案表現的形式是項目，在設計圖紙和文字影像資料上，具有很重要的參考、借鑒價值，所以需要通過檔案管理信息化建設的方式，將這些寶貴的資料完整保存，計算機技術的發展使得工程設計單位的檔案管理工作找到了未來發展的出路，下面進行幾點具體的分析。

一、傳統檔案管理中存在的不足

對于工程設計單位的檔案管理工作來說，傳統的檔案管理方法顯然已經不能適用，傳統的檔案管理工作往往在實際的行動中無法進行有效的跟進，存在這一問題的主要原因就是領導層對檔案管理工作的不重視，將工作中所有的重心都放在設計上，但是，對檔案管理的不到位就會嚴重的導致一些項目資料丟失。

在長期的檔案管理中，由于紙質的檔案資料需要占據實際的庫存面積，所以在很多工程設計單位的檔案室中，都存在庫存滿，一些新的檔案資料沒有庫存放，成了工作中的一個難點。還有就是在工程設計單位的檔案管理工作質量上，也存在一定的不足，管理人員工作繁瑣，加上龐大的工作量，所以工作很難得心應手，只能做一些比較簡單的入庫操作，不能仔細地做好檔案的歸類，導致在設計人員查詢檔案資料的時候存在困難。

二、工程設計單位檔案管理信息化建設的進程

在上述的分析中，我們不難發現，工程設計單位的檔案管理工作必須要進入新的發展階段，也就是說，信息化管理模式是未來發展的必經之路，所以，相關的單位應該充分重視工程設計單位檔案管理工作，計算機技術已經成為各行各業未來進步的一個重要的載體，工程設計的相關資料通過信息化的建設同樣能夠促進企業未來的發展。另外，在工程設計資料、圖紙不斷增多的情況下，即便想要采用紙質的保存方式顯然也不現實，信息化的檔案管理能夠讓檔案的錄入和查詢更加方便，通過信息化的形式表現出來，有效地提高了工作的效率，從而能夠服務到整個項目的建設。

在明確了檔案管理信息化建設的重要性之后，我們要做的就是正視單位的實際檔案管理情況，對相關的工作部門制定嚴格的工作制度和條例，讓檔案管理信息化建設的每項工作都有所依據。在工程項目的設計圖紙中，信息化建設需要通過圖紙在打印的環節提供圖紙的信息，并且生成一個唯一的條形碼，再打印到圖紙上，這樣能夠方便工作，只需要掃描就能夠實現檔案歸檔，也能夠方便進行實物和電子文件的同步儲存管理。

另外，還需要做一項十分繁重的工作，就是要將之前的紙質檔案也進行信息化檔案的轉化，這樣能夠在統一規范整理的情況下，減少檔案庫存的壓力，解決目前檔案庫房飽和的現狀，另外工程設計過程中的資料有很多種類，例如：變更核定、圖審、勘察、合同等，所以，一定要對這些文件資料都進行電子文件的歸檔，其中較為重要的文件也可通過紙質的方式再次歸檔。信息化檔案的建設對技術有較高要求，對相關的工作人員也提出了更高的要求，需要不斷地熟練相關操作，提高自己的業務水平。

三、工程設計單位的檔案信息化建設意義

（一）對經營的意義。工程設計單位在檔案信息化管理中，經營活動的質量能夠通過檔案管理直接地反映出來，所以對檔案管理信息化的建設能夠推動設計單位在經營活動中獲得更大的優勢，從而進行更好的發展。

（二）對檔案管理人員的意義。對檔案管理人員來說，信息化建設雖然對其自身的工作能力提出了新的要求，但是，信息化建設降低了工作的繁重程度，自動化、網絡化的建設去除了工作中的紙質檔案編整過程，提高了工作的效率，是非常有利的進步。

（三）對建設行業的意義。信息化建設對于整個工程設計行業來說，有效地避免了檔案資料損壞的現象，在檔案的存儲時間上會長期的延伸下去，對檔案資料來說也是一個長期的保障，互聯網是一個強大的資源儲備和共享的平臺，所以，我們進行工程設計檔案管理的信息化建設能夠促進其更好地進行行業間的交流，甚至走向國際，同先進的工程設計單位之間進行交流借鑒，是非常有大的進步。

四、結論

對于工程設計單位來說，設計的文件是一個設計單位能力的有效展現，具有非常重要的價值，而工程檔案管理是一項長期而艱巨的工作，所以，必須進行信息化建設，以此促進社會的發展。

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