檔案工作中大數據框架構建及應用分析

文/黑龍江大學研究生學院 閻爽

檔案工作中大數據框架構建及應用分析

文/黑龍江大學研究生學院 閻爽

隨著科技的發展，信息化已經成為現代化社會的主要標志，尤其是大數據廣泛運用的前提下，極大地提升了工作效率，對于檔案管理工作同樣如此。本文在分析檔案管理與大數據特征的基礎之上，從三方面提出了促進檔案管理與大數據結合的措施。

大數據；檔案信息化

一、檔案資源與大數據結合的前提分析

（一）檔案數據體量巨大。由于我國區域分布不均衡，各個檔案館的資源總量之間存在較大差異，部分大型檔案館的資源數據超過了TB級。結合此發展趨勢，在未來發展中必將達到PB級甚至EB級。據統計，2011年，各級國家檔案館館藏已達3.3億卷，到2020年，館藏將達到6億多卷。如果加上企事業各類檔案部門館藏，將是一個海量資源庫。當前，隨著信息化技術的發展，越來越多檔案館正在逐步進行信息化建設或升級換代，提升信息化管理的能力。例如，鄭州市檔案館不僅對內部卷宗開展了數字化處理而且計劃將市內檔案館進行統一管理，研發共用的信息化平臺，以提升全市檔案管理工作的便利性。

（二）檔案價值高，密度低。檔案記錄著各類歷史信息與人文信息，是人類社會發展中寶貴財務，具有極高的價值，必須要得到足夠的保護。然而，由于此類信息的特性，在實際運用中的利用率相對較少，即高價值信息的密度較低，而要將高價值信息挖掘出來或加以利用，則需要人力與技術之間的有效配合。

（三）檔案資源種類繁多。檔案管理不僅僅是常見的文本資料還有音頻、視頻、圖片等內容，甚至還包括網頁等日志文件，這些資源大多具有非結構化數據的特征，但是在轉化為數字化信息過程中需要結構化的數據，這也是大數據過程中的主要特征，兩者之前具有共同性也即具備了結合的基礎，可以將之引入到檔案管理之中。

（四）處理速度要求高。在運用大數據處理時，要求具備一定的工作效率也即運營速度要快，但是由于管理體制的影響，檔案館在此方面雖不如企業那般靈活應變，看似存在一定的制約性但不盡然，傳統檔案利用方式是被動等待用戶來查找原始信息，給社會留下“故紙堆”印象。如果改被動服務為及時、準確的主動服務，這種主動服務不僅提供檔案原始信息，還應提供BI、預測分析、內容分析、輔助決策分析等。

二、建立與完善大數據時代檔案管理的措施

（一）打造網絡平臺，提升檔案管理的信息安全。在信息化時代環境下，檔案管理工作與大數據結合的基礎在于建立一個連接用戶與管理者的工作平臺，便于雙方的工作與聯系。首先，要改進檔案管理單位的信息化的條件，使之擁有相關的大數據平臺。其次，基于大數據的特性將之與檔案管理工作的要求相結合，并由此制定相應的工作與管理流程。再次，在信息化時代網絡的安全性存在較大挑戰，應在現有基礎之上強化網絡安全建設，避免因為外部因素或人為操作因素導致檔案的丟失。

（二）建立有效的大數據背景下檔案管理監管體系。當今，信息化技術與設備更新換代越來越快，在提升社會工作與生產效率的同時亦要求相關單位增加對信息化技術運用的投入。對于檔案管理工作而言，企業與政府應當結合時代發展趨勢增加相關技術與設備的引入，以改善檔案管理工作的條件。同時，檔案管理部門要積極提升檔案管理的信息化水平，要加強檔案管理人員對信息技術的掌握，加強對檔案管理人員相關知識的培訓和輔導，要不斷擴充新的技術力量，做好大數據背景下檔案管理的人才儲備。

（三）強化大數據環境下檔案管理的準入與管理機制。

就檔案管理的對象而言，基本上面對的是智力勞動成果創造者群體，在當今各類信息很容易造假的前提下，檔案管理部門應當進一步強化準入標準的建立與考核。同時，由于檔案的重要性，不僅要求管理部門完善部門建設而且要建立崗位責任制，便于發生問題追究個人責任，以提升工作人員的責任意識。此外，還要強化安保措施建設，尤其預防黑客與病毒的侵襲，確保檔案的絕對安全。

三、結語

綜上所述，檔案管理工作對于社會信息的管理優化至關重要，在以往紙質化的管理方式不僅增加了工作人員的工作量，而且造成了社會資源的極大浪費。在信息化與大數據快速發展的今天，檔案管理工作的特征與大數據極為吻合，具備融合發展的前提。因此，相關企業與政府部門應當基于現在強化大數據環境下檔案管理工作的升級，轉變思路，引進相關技術與設備，提升檔案管理工作的質量與效率。

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