對高校教學檔案管理工作存在問題及解決對策的思考

何亞潔

摘 要：學校教學檔案反映了教學管理的全過程，教學檔案和教學質量評估相輔相成，兩者相互促進。要重視檔案信息的安全性內容，嚴格執行國家頒布的信息安全法律法規，防止機密事件的丟失發生。要保護數據庫和網絡服務器的安全，需要對其進行長期的監控和維護。目前，教學檔案管理還存在很多問題。在分析現狀和存在的問題的基礎上，提出加強高校檔案管理的具體措施。

關鍵詞：教學檔案；管理工作；解決對策

高校在檔案信息資源開發利用工作中，信息安全問題需要引起檔案管理人員高度重視，找到切實可行的辦法。對于目標數據庫和網絡服務器，開展全面的24小時監控，時序評估并進行安全整合，確保服務器的安全可靠運行。還要提高文件管理人員信息網絡的安全意識。職業學院檔案管理人員對信息安全保護現有保護措施，如防火墻技術、網絡安全檢測、防病毒軟件等充分利用網絡安全，加強學習技術方面的突發情況，這個問題可以及時處理。其次，檔案管理部門要加強對信息的保密性和安全教育，提高文件檔案管理員的責任感、安全意識和保密意識。

1 高校教學檔案的特點

1.1 多樣性

教學檔案具有較強的專業和多樣性特征，這是因為教學管理和教學活動是一個非常復雜的做法，隨著學校擴大招生規模，入學情況的多樣性和學校領域拓展新的專業，有時新興學科的出現，使教學文件內容越多越豐富。因此，這種實踐活動的教學文件內容和載體的記錄變得非常復雜，形式也越來越多樣化。不僅是紙質教學課程，教學大綱、教學材料等，還有錄音、錄像、課件等材料。[1]每所學校在專業設置、課程、教學內容、方法等方面有所不同，教學和教學管理活動是一項非常專業的活動，其書面形式也表現出不同學科的教學活動和教學管理的專業性。

1.2 分散性

教學檔案的特點還有權力下放和集中，由于教學活動和管理活動的分工，學校教材往往分散在各個教學部門。大學教學檔案由上級和學校兩級教育教學活動，即由上級頒發的有關教育教學文件，還負責教學部門教學改革的形成、培訓方案、培訓目標、學科設置、課程等方面的材料，以及部門的日常教學組成教學檔案。這使得生產部門的檔案檔案在保存一定時間之內具有有效性，為了保證檔案的完整性，必須按照統一集中管理的原則。

2 目前教學檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案管理人員分工不明確

對于學術事務辦公室來說，例如負責一個事務的工作人員，導致了文件管理分散，難以收集。教學文件的收集落后于此他的部門，有些老師對檔案進行倉促整理，導致大量寶貴的教學文件不能及時歸檔，導致一些有價值的物質損失，很難發揮教學檔案的作用。

2.2 檔案信息不完整

據前幾年的學校檔案分析，教學檔案已經收集程，教學檔案給學生資料、教學時間表、入學時間表，優秀畢業論文和設計、技能、競賽材料，科學研究相關材料稀缺雖然隨著教學檔案館的范圍根據學校的實際情況進行了修訂和完善，但仍有一些檔案部門和部門門傳文件重復，沒有統一的昭和點。每年教學文件歸檔目錄的觀點，沒有規律性，年檔案內容是有不同的教學經理和教師不了解教學檔案的重要性足夠參加教學文件的收集缺乏動力，導致文件收集也是因為文件分散，存放不規范，不能統一管理轉讓，教學文件的出現丟失，類型不完整。

2.3 檔案沒有進行分類

目前大多數院系仍然以傳統的方式管理教學文件，一般仍然采用按目錄排序的方式，查詢缺乏信息手段，沒有建立完整的教學文件電子查詢系統。[2]主要體現在雖然每個文件人員幾乎都有辦公電腦，但只限于某些信息進入電腦或相關的電子數據打印出來。檔案也主要通過教材需要編寫的教材很多，電子和紙質材料較為分散，由于缺乏網絡系統，造成資源共享不暢，重復歸檔現象突出。今天高度發達的信息技術中的這種歸檔和管理工具長期以來一直無法滿足教學檔案的需要。

2.4 缺乏管理檔案的模式

教學過程材料歸檔重點不突出，收集不完整不僅涉及到整個教師教學檔案館的建設問題，而且與文件的使用有關。一是在具體的收集和整理過程中，往往無法把握重點，往往按照學院辦公室等部門的紅頭收集信息，并忽略教學過程中形成參考資料的價值；也一般只保留結果，忽略材料收集的過程，要求一些文件批準，缺乏過程；沒有文字和附件。如青少年微型競賽，通常只有比賽的最終結果，缺乏各種材料和評論的過程中的內容；部分文件發布時間不一致或缺乏相關領導批準信息。其次，部分部門只是文件資料收集檔案的一部分內容和問題，其他文件材料的重要事項尚未提交。例如，在視聽材料的教學活動中，科研項目在實驗階段的文件資料缺乏相應的系統管理模式。

3 解決教學檔案管理工作漏洞的對策

3.1 建立科學的檔案管理模式

教學檔案作為大學歷史教學史的后期教學材料之一，科研管理具有重要的參考價值，立法部門要高度重視教學檔案工作，歸檔過程應結合實際情況、突出重點、質量和數量。為提高教學檔案工作水平和意識水平，教學檔案業務監督部門要做好檔案工作的思想工作，建立學校和建立聯系網絡體系，加強和教師教學文件人員溝通溝通，提高他們對教學檔案的了解程度，使部門教學檔案的立法從被動主動提升教學檔案工作的責任。

3.2 優化歸檔過程

為了使具體和運行的內容需要歸檔，我們必須全面梳理教學檔案的內容，加強檔案工作規章制度，制定具體規范的文件管理方法，按照實用主義和科學管理原則減少不必要的項目，調整施工標準，突出教學檔案建設科學實用。通過這種方式，可以減少檔案工作者的主觀因素對教學檔案工作的影響。[3]具體方法如下：細化過程，易于實施。首先要開展科學實用的檔案館檔案工作，要體現教學檔案工作的基本原則，也要符合學校實際情況；檔案要求必須清晰明確。對于有關部門的學校有各種文件和材料的歸檔過程，

3.3 使用現代管理工具

大學電子教學檔案數據庫建設與建立，是科學有效地新型管理工具，應該得到引用。紙上教紙管理文件，入學記錄等數字化，通過傳統紙質制度文件進入電子信息，使用電腦技術存儲，檢索方便在計算機上直接查詢和輸出。充分利用網絡平臺，內置要教授文件數據庫和管理站點，使文件信息及時，通過網絡向廣大師生提供文件查詢，進行學校教學改革和開發服務。

3.4 提高管理人員的素養

首先要完善文件管理的穩定性，建立檔案管理團隊。改善文件管理業務質量和專業知識。加強各方面的能力部門教學檔案管理專業知識培訓，加強交流加強大的信息技術培訓，打造優質教學檔案管理團隊。隨著教育改革和發展，教學檔案是學校重要的參考衡量標尺，管良好的教學文件是文件工人的公義現任責任文件管理人員和學院，所有部門的文件案件應充分意識到教學文件在學校教育和教學中的重要性正義，運用科學規范的管理手段和現代計算機網絡信科技，使教學檔案真正成為學校教育教學工作助理。特別是學校的私立高校限制資源進行文件制作這是一項艱巨的任務。

4 結語

對于目前高校繁雜的教學檔案管理工作，應該建立績效機制，完善監督評估。檔案管理部門的重要職能之一是有效控制檔案管理工作。高校應納入考核范圍的績效評估范圍，建立相應的績效評估小組，職能部門對相關工作的服務質量和服務有效性進行客觀公正的評估。此外，高等院校應將檔案資料積累到文件管理人員責任制度中，實行定量評估，使報酬明確。建立相應的檔案管理組織和領導制度，各部門檔案工作進行檢查和評估。只有這樣，才能充分調動檔案館的積極性和創造力，增強檔案管理的力量，提高檔案管理水平。

參考文獻

[1]何嬌.高校教學檔案管理的思考盯l中國成人教育，2016（14）.

[2]王艷娟.教學檔案在高校檔案信息服務中的地位和作用田蘭臺世界.2014（11）.

[3]王凱宏.在教學評估中如何做好材料整理工作m隴東學院學報，2015（9）.endprint