試論管理規范化面向信息化的功能拓展

葉術青，吳義鳳，周曉紅，侯孔發

（安徽三聯學院 經濟管理學院，安徽 合肥 230601）

試論管理規范化面向信息化的功能拓展

葉術青，吳義鳳，周曉紅，侯孔發

（安徽三聯學院 經濟管理學院，安徽 合肥 230601）

通過管理規范的制定和實行，以形成管理運行的良好秩序是管理的基本手段和過程。信息化對管理規范化既有推動作用，也提出了支撐性的要求。面向信息化的深入發展，管理規范化應實現有效的功能拓展，以確保管理信息化穩步持續的發展，并提高管理規范化自身的質效。

信息化；管理規范化；功能拓展

管理規范化，作為組織管理制度化建設的有機組成部分，是組織管理的一項經常性工作。任何企業或政府部門要形成正規的管理秩序，長期保持健康穩定發展，勢必要經歷管理規范化環節。不同時期的管理規范化，有其不同的特點。面對信息化的特殊要求和有利條件，管理規范化需要在功能上有所拓展，以其與信息化的蓬勃發展相適應，同時實現自身的發展。

1 基本概念界定

1.1 管理工作規范。規范，作為日常用語，一般是指對討論對象行為的約束和限制。具體到管理領域，則是指對管理主體、客體及管理主體與客體交互作用行為的約束和限制。本文所指的管理規范，主要是對管理主體管理行為的明確而具體的規定。它與管理標準有所區別，后者主要是對管理業務目標、要求、范圍等的約束和限定。所謂管理工作規范，主要是指對于重復性管理活動的目標、程序，對每一工序的活動內容、方式、方法、工作標準、承辦者及其職責權利、考核辦法等做出的明確具體的規定[1]。

1.2 管理規范化。管理規范化，主要是指研究制定、推行并不斷優化管理工作規范的過程，以及該過程所指向的管理運行達到規范、有序、有效和可持續發展的狀態[1-2]。它是現代管理的基本方法，它是管理活動的基本內容，是形成和提升管理有序性的基本手段，是管理效能達成的基本保證，是管理成果固化的基本方式，也是管理質效提升的基本途徑。

1.3 信息化。信息化一般與具體領域相關，它既指一個過程，也指向一定的狀態和目標。一般是指以信息技術發展與運用為基礎，以信息資源開發與利用為核心，以信息平臺建設與使用為依托，以領域要素的信息改造和融合為手段和支撐，實現領域形態轉向信息主導的持續過程和最終目標[3-4]。信息化通過信息技術的運用，促進領域信息活動效率的快速提升；通過對相關領域信息資源的開發和利用，實現信息資源和流程的整合和優化；通過信息平臺的建設和使用，為領域業務活動的展開和效能提升提供技術支撐；通過領域要素的信息改造和融合，實現相應領域管理觀念、組織結構和運行方式的全面、系統轉變，并最終促使領域整體形態的信息主導。從本質上講，信息化通過信息技術的運用，實現了對領域信息活動的流程改造和優化，并通過信息活動與組織活動的內在聯系，通過“信息技術運用—信息活動組織—組織活動設計”三者的持續互動，對組織整體產生了深刻的影響，使組織從思想觀念、組織結構、運行機制等各方面呈現出信息特色。

2 管理規范化的基本功能

作為對管理者所展開的管理活動的約束和限定，作為對管理運行流程、方式、方法的系統設計，作為管理理論與管理實踐有機銜接的重要環節，管理規范化傳統上具有以下六個方面的基本功能。

2.1 管理秩序的形成和提升

管理秩序是管理工作有效展開的基礎。通過管理體制設計和推行，組織建立了基本的管理秩序，各級各層次的管理者被賦予一定的職責、權力，部門間也確定了相互聯系和協同作用的基本關系，為管理運行提供了基本的框架。管理規范化在管理體制和組織結構設計的基礎上，通過管理工作規范的設定，使管理者的管理行為受到約束和限定，它與管理標準化一起，使組織的管理主體、客體總體上按照既定的標準、規范展開活動，對管理運行秩序的形成、維持提供了基本的保證。同時通過持續的規范化活動，能夠持續穩步地提高這種管理運行秩序。

2.2 管理知識的匯聚和傳承

管理規范化的基本活動包括：“管理工作研究—管理工作規范設計—管理工作規范施行—管理工作研究”的循環過程。其中的管理工作研究既包括對管理工作規范實施情況的評估與反思，也包括對管理工作規律的認識和總結，更包括對先進管理理念、理論、方法與技術的學習和運用，事實上就是一個管理知識的匯聚過程，其結果就是形成規范、有效的管理知識。通過規范的設計、更新和實施，使這些體系化了的、規范而有效的管理知識得以傳承。

2.3 管理效能的保持和優化

從管理規范化的作用機理[5]可以看出，管理規范化通過管理規范的制定和實施，既盡可能地實現了管理活動的相對穩定性和有序性，同時也確保了管理運行于管理目標的有效性，并穩步朝向以組織結構所限定的管理效能最大化前進。管理規范化實際上是通過對組織目標可行的實現路徑進行選擇、優化，并以規范的形式加以固化并推行，而實現對管理效能的保持。通過持續的管理規范化活動，促使管理效能穩步地提升，直至達到組織結構所限定或規定的效能最大值。

2.4 管理活動的評價與監控

管理規范化之管理規范，不僅僅包括對管理者管理行為的限定和約束，更包括管理的目標及其分解，包括對管理目標達成的效能評價標準和方法。因此，管理工作規范作為管理規范化的核心成果，它還為管理活動的評價與監控提供了基本的標準，在一定意義上具備管理活動的評價與監控功能。

2.5 理論與實踐的互動平臺

從理論與實踐互動的角度來看，管理規范化通過管理工作研究，一方面實現了對現實管理活動中規律性知識的挖掘，為管理理論的發展提供了養料，另一方面通過先進管理理論與技術的學習與運用，使理論與實踐在經驗基礎上形成了有機聯系，在管理工作規范的實施過程中得到了檢驗，通過管理規范化的持續推行而得到鞏固、發展和提升。為此可以認為管理規范化還是管理理論與管理實踐實現持續互動的良好平臺。

2.6 管理機制的創建與優化

管理機制，與管理體制和管理組織結構一起，構成組織管理的有機體系。作為管理運行具體方式、方法和路徑及其組合，管理機制是組織管理體系不可或缺的重要環節，直接對應和決定了組織管理系統的效能。而管理規范化的基本過程，正是這種管理運行機制形成的核心過程。管理規范的設計和推行，是在管理體制和組織結構設計的基礎上，進一步實現了管理運行的設計，使管理運行更加具有穩定性和確定性，使具體管理行為有規可依、有方可行、有據可評，減小和降低管理行為的不確定性。管理體制和組織結構確定了管理的職能區分和職能關系，明確了不同職能和部門在組織運行過程的責權范圍，在此基礎上，管理規范化對管理具體如何展開和實施，如何穩步達成管理目標的內在機理和模式進行了明確、規范，實際上實現了對管理運行機制的設計。為此，管理規范化，又可稱之為管理系統運行機制構建過程。它是組織管理制度設計的末端和重要環節。

綜上所述，管理規范化源于人類活動認識與實踐的有限性，建立在對管理實踐與管理理論有限性認識的基礎上，人們通過管理工作規范的設計和推行，使管理運行相對穩定而有效地實現管理目標，并通過對管理工作規范的持續更新，使管理運行的效能得到穩步提升，直至達到管理組織結構所限定的組織管理的最佳效能的過程。圍繞管理秩序的維持、管理效能的提升、管理機制的構建等，管理規范化具有六項基本的管理功能。

3 管理規范化與信息化的相互關系

從信息化的概念及分析，容易看到，信息化是一個持續的過程，它建立在對組織從體制、結構到運行的建模基礎上的，通過信息活動的激化和強化，并通過信息活動與組織其他活動的持續、有機和高效的互動，實現組織信息效能的提升和優化，并進而轉化為組織整體效能的躍升和強化。信息化使信息活動異常活躍的同時，也因信息活動的廣泛性、深入性和信息自身的性質，促使事物之間更加廣泛、多樣而近似實時的聯系，它一方面為組織活動的有效開展提供快速、精確、高效的信息保證，信息獲取的便利性、實時性，使面向現實和未來的不確定性得到了最大程度上的消除，為組織系統運行有序性的提升奠定了基礎；另一方面，它所帶來的事物（事務）間聯系的多樣性、緊密性、實時性和不確定性，使得管理面臨異常復雜和不確定性的環境和條件。當然，信息化對管理及其規范化的支撐作用也會表現在對其活動效率和效能的提升上。概而言之，管理規范化與信息化之間的關系主要有以下四個方面。

3.1 信息化以規范化為基礎

信息化，特別是信息資源的開發和利用、信息平臺的構建和使用，需要建立在管理業務流程的標準化、規范化基礎上。沒有對管理活動的統一理解，沒有對管理信息活動的規范化，就難以構建統一而規范的信息流程，也就難以進行深入、系統的管理信息資源開發，就難以構建有效而完備的管理信息系統，基于不同語義基礎和數據表達標準的管理信息平臺之間難以實現信息的有效互通和互操作。同時由于信息活動是組織業務活動和管理業務活動一個側面的反映，它的標準化與規范化，勢必要引起管理業務活動本身的規范化、管理對象的標準化，以與之相應。只有適度規范化、標準化的管理運行行為，才能使信息化的效能得到有效發揮，否則，難以使管理信息化的效能發揮出來，甚至反而會導致管理整體效能的下降。所以通常而言，信息化總要以業務活動的標準化與規范化為基礎，只有理順管理運行行為，統一人們對管理運行路徑和方法的認知，才能組織信息技術的運用、信息資源的開發、信息系統的運用，進而沿著信息主導方向從組織結構到運行方式的全面調整甚至變革。

3.2 信息化對規范化的特殊要求

信息化通過人、物、信息、事之間關系的強化，使得人與人之間、物與物之間、人與物之間的相互關系產生越來越緊密、廣泛而深入的關系，這種不斷緊密的關系超越了個人和單個物品，超越了組織之間的間隔，甚至超越了一般的國與國之間的距離，這種持續擴展和膨脹的相互關系，使得管理面臨日益復雜和不確定性的環境。這種復雜和不確定性變化集中體現在管理環境變化的多樣性、快速性，以及變化的不確定性上。它要求管理建設與發展必須有效應對這種環境的變化，具備高度的適應性。這一方面要求管理目標必須能夠響應多樣化的社會需求，同時組織更需要根據環境變化和自身條件，重新選擇和調整自身的發展目標，這種目標的選擇往往具有高度的不確定性。目標的多樣化、快速變化和不確定性，對管理的組織結構乃至管理運行的具體方式都提出了新的要求。阿什比的“必要的多樣性”定律指出，管理系統的復雜性需要與管理對象系統的復雜性相適應。作為管理活動的有機組成部分，管理規范化活動理應為管理活動的環境適應性提升提供技術支撐。

3.3 規范化對信息化的支撐作用

管理規范化作為對管理主體行為的系統化約束，作為對管理運行的持續優化，對信息化乃至管理的信息化起到十分重要的推動作用。一是為信息化的發展提供“規范”支撐。信息化無論是對于單個社會組織或者整個社會而言，都是一個漸進的、持續的過程。管理信息化的階段性成果需要通過管理運行得以體現，也只有人們廣泛運用信息技術、信息系統、信息資源，使之真正成為管理活動的有機組成部分和管理效能提升的推手，才可以說組織或社會正處于信息化的進程之中。這種在運行上的體現過程正需要管理規范化這種管理運行設計手段加以保證。通過基于信息流程優化的管理運行再設計和持續優化，使管理信息化以某種強制的形式加以推行，為信息化的快速展開和取得效果奠定基礎。二是為適應信息化所帶來的環境變化提供“動態規范”支撐。以管理環境變化的多樣性、快速性和不確定性為特征的管理復雜性，倒逼管理自身的復雜性。管理規范體系本身就是有效的確定性的組合體。要適應管理環境的復雜性，管理規范體系自身也必須通過某種方式提高其復雜性。從目前來看，主要通過管理規范的模塊化和管理規范組合的多樣化來實現這種管理的適應性。針對管理環境的復雜性要求，通過將管理活動區分為基本的管理活動和基本管理活動的組合，將管理規范化的規范設計過程，進一步延展為對基本管理工作規范的模塊化設計和對管理規范模塊運用的規則設計。針對穩定性更強的基本管理業務工作，仍然按照傳統的管理規范化的思路進行規范設計，以形成基本的管理運行規范模塊；針對基本管理業務工作的組合，則更加側重于基本管理規范模塊的組合方式和規則的設計與推行。以此種方式構建動態的管理規范體系，就可以實現對管理復雜性要求的動態適應。通過持續的管理規范化進程，可以使這種模塊化的、動態組合的管理規范體系更加合理而有效。

3.4 信息化對規范化的支撐作用

信息化的深入發展，帶來的是信息活動成本的極大降低和信息活動效能的極大提升，而管理活動的主體就是信息，管理規范化的關鍵——管理工作規范體系的設計，其主要過程也是信息過程。因此，信息技術、信息資源、信息平臺等等信息化的要素，勢必對管理規范化活動產生較大地促進和支撐作用。具體表現在：一方面它為管理規范體系的更為精確、合理地構建提供信息和方法支撐。在信息方面，它能為管理工作研究提供更為豐富而便利的信息支持。通過互聯網能夠獲取關于先進管理理論、理念、技術方面的信息，通過信息系統的運用，也使管理工作研究建立在豐富的現實數據基礎上，使管理工作研究成果更具針對性；通過仿真、模擬技術的運用，可以更為快速、有效地輔助管理工作研究，大大提升管理工作研究的質效。另一方面，它可以使管理規范化的形式更加靈活、多樣。以往的管理規范體系，大多以紙質的管理工作流程圖的形式或懸掛于墻上，或收錄于書本、手冊中，不便于學習、掌握和更新。信息化所提供的先進技術和方法可以使管理規范體系電子化，從而依托EDA、PDA等終端設備，可以實現管理規范查閱、學習、反饋和更新的實時化、動態化和多樣化，也便于管理規范的遵循，促進了管理規范相關知識與管理實踐的互動，促進了管理理論與實踐的循環速度和效率。

3.5 信息化與規范化的相輔相成關系

通過以上的分析，容易看到，信息化實際上實現的是將信息技術優勢轉化為信息資源優勢，進而將信息資源優勢轉化為組織信息優勢、組織整體優勢的過程；管理規范化實現的則是將管理的有序性轉化為適應的穩定性，并通過穩步改進，提高管理活動有效性的過程。兩者之間的關系事實上是相輔相成的關系。其中管理規范化是信息化的基礎，為信息化成果的鞏固和持續推進提供支撐、創造氛圍；而信息化反過來既要求管理規范化具有動態適應性，又為管理規范化的效能提升、功能拓展提供了重要基礎。兩者相互作用、相互協同，共同推動管理在新時期面向科學化的持續進步與發展。

4 管理規范化的功能拓展

總體來看，信息化要求管理規范化的支撐，又對管理規范化提出了新的要求，同時還給管理規范化提供了必要的技術支撐。這些都使得管理規范化相比較于以往，在具體管理運行的內容和方式上呈現不同的特點，促使管理規范化的功能拓展。具體有以下四個方面。

4.1 技術運用的必要環節

先進技術的學習與運用，是管理工作研究的重要方面。在當今信息化深入發展的時期，管理先進技術層出不窮，為管理效能提升提供了大量的機遇，這就為管理規范化在技術運用方面的功能發揮奠定了基礎。技術運用必須與管理實際相結合，在管理工作研究對管理實際進行歸納、總結的基礎上，運用信息技術提供的方法和技術，綜合討論先進技術在管理領域運用的可能行、可行性，研討適用的方式、方法和策略，并統一管理思想，融入到管理運行規范的設計中，通過管理運行規范實施環節，在固化技術運用的同時，發掘新技術運用的其他潛力和找出存在的問題，并在新一輪的管理規范化進程中加以解決。

4.2 知識管理的基礎平臺

知識管理是現代組織管理的重要內容。管理規范化作為理論與實踐的交互載體，一方面強調先進理論與技術的運用，另一方面也強調管理經驗的歸納、總結和提高。通過管理規范及其體系的構建和完善，實際上完成了管理知識的一種挖掘、顯化和體系化的過程，它既是理論研究材料的重要來源，也是組織內部管理知識的重要來源。通過管理工作研究和管理工作規范設計，進一步促進了知識的收集、規范和共享，是知識管理的基礎平臺。

4.3 組織學習的重要載體

組織學習是組織適應環境的必要手段。管理規范化通過管理工作研究，搜集、整合不同個體和渠道來源的關于組織管理環境的復雜性信息，進而與組織管理內部狀態結合起來，加以分析和研究，為組織戰略調整和組織結構調整提供原料，并通過管理工作規范的設計為前者的制定、調整提供支撐。從以上來看，管理規范化，特別是管理工作研究過程，實際上就是組織學習的重要過程。這一過程通過規范的制定與實施的反復循環將學習與實踐有機結合起來，是學以致用的有效形式。

4.4 長效機制的構建路徑

組織學習是組織適應環境變化的有效手段，其關鍵還在于形成和完善組織適應環境變化的良性、長效機制。以管理規范化為基礎，可以有效構建這種長效機制。一是針對環境的動態變化，可以通過管理規范體系內部要素的動態整合，實現管理自身的多樣性。二是通過對管理工作研究自身的規范化和技術強化，提高管理規范體系的精確性、可操作性和先進性，提高管理規范指導管理實踐的針對性和有效性，進而提高管理的環境適應能力。三是通過管理規范化的持續、動態循環，使管理規范及其體系持續處于動態變化之中，以確保其適應性。通過強化管理工作研究、強調管理規范要素的動態組合、強調管理規范的動態更新，能夠形成組織環境變化的長效機制。

5 結論

管理規范化是促使管理業務工作規范有序開展、穩步達成管理目標，并使管理效能穩步提升的基本過程。管理規范化一般而言，具有管理秩序的形成和提升、管理知識的匯聚和傳承、管理效能的保持和優化、管理活動的評價與監控、理論與實踐的互動平臺、管理機制的創建與優化等六項基本功能。面對信息化的適應性要求，以及信息化對管理規范化的推動作用、管理環境的變化要求，管理規范化在技術運用、知識管理、組織學習、長效機制的構建等方面具有功能拓展的潛力。為進一步推動管理規范化的深入發展，還應在管理規范化的指導理論上求突破、在業務管理規范體系的適應性建設上求發展、在信息技術手段運用上求創新、在管理適應環境變化的長效機制構建上求深入。

[1]李習彬.社會系統三元運行理論與規范化管理[J].管理現代化，1995(2):8-11.

[2]李習彬.全面政府運行設計：思路、內容與意義[J].公共管理高層論，2008(1):103-107.

[3]王豫生.信息化概念的思考[J].黑龍江科技信息，2009(29):72,85.

[4]朱帥軍.“信息化”的概念分析[D].北京：北京郵電大學（碩士學位論文），2008:10-19.

[5]葉術青，古平，李秀春,等.管理規范化的效用機理研究[J].物流科技，2010(3):130-132.

Research on the Functions'Expansion of the Management Normalization as to the Informatization

YE Shuqing,WU Yifeng,ZHOU Xiaohong,HOU Kongfa

(School of Economy and Management,Anhui Sanlian University,Hefei 230601,China)

It's a basic approach and course to form fine circulating orders,by enacting and implementingmanagement norms.Informatization has its stimulatives to the development of management normalization,and also has its requests to the latter.As the deepening of the informatization,management normalization should expanding its functions effectually to meet the needs of the former,to improve the quality and efficiency of itself.

informatization;management norms;expansion of the functions

F272

A

1002-3100（2017）12-0028-04

2017-10-17

安徽省質量工程項目，項目編號：2015zy075；安徽三聯學院校級特色課程建設項目，項目編號：15zlgc005。

葉術青（1977-），男，安徽東至人，安徽三聯學院經濟管理學院，講師，博士，研究方向：規范化管理、市場營銷。