淺談學分制管理模式下教學秘書在高校教學管理中作用

羅玲玲

淺談學分制管理模式下教學秘書在高校教學管理中作用

羅玲玲

教學秘書作為高校教學管理工作中最基層的管理者，在教學管理工作中發揮著重要作用。文章闡述了在學分制管理模式下教學秘書工作的性質、特點、作用，從理論和實際要求出發，提出教學秘書應具備的基本素質和能力結構，和建設高水平教學秘書隊伍的途徑和方法。

教學秘書 教學管理 學分制

一、前言

教學秘書是設置在院（系）具體實行教學管理的人員，教學秘書作為高校教學管理工作中最基層的管理者，其工作涉及多個層次、多個部門，是連接“教”、“學”的重要紐帶[1]。一方面， 當學校將關于教學管理的決策傳達到院（系）后，教學秘書需要結合本院（系）的實際，提出切實可行的計劃和措施，教學秘書必須要有全局觀念，時刻關注學校的工作部署和學院的教學宗旨，作出正確的決策。另一方面，教學秘書還應及時發現本院（系）在教學過程中出現的問題，并上報給院系領導，協助領導及時解決好這些問題，以做好教與學的協調工作。這就要求教學秘書必須具備過硬的政治素質、業務素質以及處理信息資料的能力、良好的溝通能力、計算機操作能力、創新和開創能力，教學秘書的素質和能力直接影響著學校的教學管理水平、管理效率和教學質量。尤其在當下高校普遍實行學分制和持續擴招的新形勢下，教學改革持續深入，教學管理向信息化、現代化發展，對教學秘書工作能力的要求也與日俱增[2]。所以，要提高高校的教學管理水平，教學秘書應得到相應的重視，并著重建設培養一支結構合理、隊伍穩定、高素質、服務意識強的教學秘書隊伍[3]。

二、教學秘書的工作性質和特點

（一）教學秘書的工作性質

教學秘書既是基層管理者，負責開展日常教學管理工作，參與教學管理工作的全過程；又是面向師生的服務者，為教師的授課和學生的學習創造優越的條件和提供全面優質的服務；同時也是聯絡者，教學秘書扮演著聯絡教務處、院（系）主管領導、教師及學生之間，傳遞、溝通信息和協調關系的角色。這是高校教學秘書正確的角色定位，也是做好教學秘書工作的立足點和出發點。

（二）教學秘書的工作特點

教學秘書的職責是管理日常教學行政事務。教學秘書作為基層管理者， 工作內容比較繁瑣，一方面要服務教學，另一方面又要對教學秩序等日常工作進行監督。教學秘書的工作內容決定了教學秘書工作本身具有諸多特點:

（1）服務性。為教學服務是高校教學秘書工作的主要職能。他們既是服務于教學工作， 又是服務于領導、教師和學生。教學秘書承擔著向全院（系）教師宣傳學院的各項規章制度的責任， 同時也負責向全院教師傳達各類教學管理文件、主動征求和聽取教師對學院教學管理工作的意見和建議等工作， 所以說教學秘書是上情下達、下情上達的服務者。

（2）繁雜性。教學秘書每天面對全院師生及其他部門，處理大量重要而繁瑣的工作。從工作的內容來看， 教學秘書的工作幾乎涉及了全院教學管理的各個方面，從開學的教學工作安排， 教案、教學日歷的制定，到期中教學檢查、調課與代課，到最后期末重修與補考、考試與監考安排等等，工作繁瑣又復雜。

（3）協調性。教學秘書作為學院教學工作的聯絡者，聯系著教務處、院（系）主管領導、教師和學生，起著上傳下達、溝通信息的作用，是教學管理系統中最重要、最活躍的協調者，其協調職能貫穿整個教學管理工作的全過程。同時在協調過程中，教學秘書應具有全局觀念，以整體利益為重，兼具原則性和靈活性，做到公平、公正、公開，使領導、教師和學生放心和滿意。

（4）例行性。高校的性質決定了教學秘書的工作具有例行性。每學年或每學期某個特定的時間段都會有特定的例行工作，循環反復，即使有時會有新的文件及部署，但整體的工作內容還是不會有很大的變動，基本上都是每年每期例行的工作。

三、教學秘書在教學管理中的作用

教學工作歷來都是高校工作的重中之重 ， 教學秘書是受教務處和院系領導雙重領導的教學管理人員 ，是學院院長的得力助手，是教學管理信息上傳下達的橋梁和紐帶，對維護高校良好的教學秩序和高質量的教學工作起著非常重要的作用。正確認識教學秘書的作用， 并充分發揮教學秘書的作用，對做好教學秘書工作有著十分重要的意義。

（一）橋梁和紐帶作用

教學秘書在工作中幾乎和所有師生打交道，上至領導，下至學生，教學秘書既要把教務部門及學院領導下達的教學任務、教學文件向下傳達，又要把實際教學情況以及教師和學生的建議和意見向上反饋。教學秘書的溝通作用使得由上至下、由下而上的溝通變得更加順暢有效。總之，教學秘書是學校教學管理部門和院（系）的橋梁，是師生溝通的紐帶。

（二）助手和參謀作用

教學秘書是高校教學工作的基層管理者，這就決定了教學秘書不是決策者，而是參謀和助手。教學秘書要明確自己的角色定位，當好院系領導的參謀和助手，協助院系領導做好本部門的教學管理工作及有關規章制度的貫徹執行工作。

（三）管理育人作用

教學秘書雖然不像授課老師一樣工作在教學第一線，但也是以老師的形象出現在學生面前，并且教學秘書平時和學生接觸的比授課老師還要頻繁，在和學生交往的過程中，教學秘書踏實的工作態度和嚴謹的工作作風，在言行舉止之間就給學生起到了很好的管理育人作用。

（四）監督和研究作用

教學秘書的一個重要作用就是對教學過程、教學質量進行監督和研究。教學秘書需要定期檢查教學計劃的進度和執行情況，協助檢查教學質量，評估教學效果，促進教學管理工作更科學有效。

四、教學秘書應具備的基本素質和能力結構

學分制管理模式在高校普遍實行以來，對教學秘書有了更高的素質要求[4]。從高校人才培養的要求來看，教學秘書需具備以下幾個方面的基本素質。

（一）過硬的政治素質

教學秘書首先要有較高的政治覺悟，熱愛祖國，擁護中國共產黨的領導，堅定不移地貫徹執行黨的路線、方針和政策，熱愛教育事業，并時刻牢記“為教育事業獻身”的使命，時刻保持“全心全意為教學服務”的意識，在思想和行動上與黨中央保持高度一致。

（二）良好的職業道德素質

熱愛自己的本職工作是每一位教學秘書應具備的職業道德素質，是最基本也是最重要的素質要求。教學秘書從事的主要是服務性工作，工作任務繁重，只有保持對工作的熱情，才能真正做好教學管理，并且要有踏實認真的工作態度和甘為人梯的敬業奉獻精神。

（三）廣博的知識結構

第一，要具有基本的專業知識。作為教學秘書，要管理好每個專業的教學情況，就必須了解相關專業的特點及各課程的結構體系、教學計劃等，否則無法協助院系領導處理好教學中出現的問題。隨著教學改革的逐步推進，教學秘書將更深入地參與教學管理，對教學計劃的修訂、落實，課程設置的合理與否提出意見和建議。因此，教學秘書必須具備較強的專業知識及專業素質。

第二，要具有較高的管理知識。教學管理既是行政管理，又是學術管理，兼有學術管理和行政管理的雙重職能，要把它當作一門科學來學習，又要把它當作一門藝術去研究。教學秘書要不斷地學習管理學知識，用先進、科學的管理理念武裝自己，還要將理論與實踐結合，從實際工作中摸索學習，不斷豐富和積累管理經驗。

第三，要具有一定的教育學知識。教學秘書在工作中和學生接觸較多，那么就必須掌握一定的教育理論知識，如教育學、心理學等，掌握教育科學，發現教育規律，才能對有限的教育資源進行合理配置，多了解學生的心理狀況，實現和學生更有效的溝通交流。

（四）較強的能力結構

教學秘書工作涉及面廣、綜合性強，這就要求不僅要有廣博的知識結構，還要有扎實的能力結構。

第一、統籌規劃能力。教學日常事務繁多，教學秘書不僅要有條不紊地做好每學期的例行性事務，有時還要處理臨時性、突發性的各類事務，處理措施和解決方案要具有可行性和可操作性。教學秘書面對堆積如山的工作，要統籌全局，從時間和空間上妥善有序地安排，分清事情的輕重緩急，高效地分配好時間和精力，才能化解工作壓力。

第二、協調溝通能力。教學秘書是高校教學工作的中心，教學秘書既要與學校教務部門聯系，又要與院系領導、教師和學生打交道，隨時要準備好在領導和教師之間做好上傳下達。教學秘書要發揮出他們的協調性，協調、處理各方面關系，溝通各類人員，教學管理需要相關部門和人員的相互配合和共同努力，才能順利完成各項工作。所以，教學秘書必須具備很好的溝通協調能力。

第三、調研分析能力。教學秘書要具有一定的調研分析能力，對教學過程進行調研。通過調研，了解教師的教學情況，以及學生的學習情況，檢察監督各個教學環節，及時發現問題、分析問題和解決問題，以保證教學質量。

第四、計算機操作能力。現代化的教學管理，尤其是學分制管理模式在各高校的實行以來，要求教學秘書應具備計算機應用的基本知識和技能。教學秘書的工作中，每天要處理大量信息，幫老師安排課程，收集學生的各種信息，熟練運用office辦公軟件、多媒體教學等現代化工具，能使教學管理工作更高效。

五、建設高水平教學秘書隊伍的途徑和方法

建立獎懲激勵機制。大部分教學秘書的工資待遇是按科級或職稱來計算的，這種計算方法存在不足，沒有考慮到教學秘書崗位的特殊性。教學秘書的工作量相當大，卻因為職稱原因而受到較低的工資待遇，這大大打擊了教學秘書的工作積極性。要提高教學秘書的積極性，就需要對這一特殊職業重新建立獎懲激勵機制，定期考核工作成果，按工作實績進行獎懲，使教學秘書群體獲得的報酬與崗位貢獻成正比。這樣能大大提高教學秘書的積極性。

加強業務能力的培訓，提供學習機會。給教學秘書提供進修的機會，利用學校現有的資源，增加各種工作技能培訓，可涵蓋教育學、心理學、管理理論、計算機辦公軟件等方面的講座或培訓，讓教學秘書接受各種管理的新思想、新技術、新手段，使其提高文化素質和業務素質，不僅有利于教學秘書自身的發展，從長遠角度看更有利于學校發展。

提倡學術科研，培養創新精神。教學秘書雖然是教學管理人員，但身處高校的環境中，教學秘書也應積極參與科研，以科研帶工作，以工作促科研。通過科研過程，使教學秘書發掘教學管理的規律，找到改進教學管理工作的科學方法，積極參與教學管理的學術研究。

[1]王秀繁.淺析高校教學秘書的作用、工作特點及素質要求[J].沈陽工程學院學報:社會科學版,2010,06(3):367～369.

[2]朱慶仁,趙衛東.簡論學分制管理模式下的高校教學秘書工作[J].淮北煤炭師范學院學報:哲學社會科學版,2006,27(2):132～134.

[3]陳文貴,楊玉林.教學秘書在高校教學管理工作中的作用及隊伍建設[J].天津職業技術師范學院學報,2002,12(4):41～44.

[4]孫紅衛.論高校教學秘書職能實現的素質培養[J].浙江工商大學學報,2005(6):87～90.

（作者單位：電子科大學中山學院）