淺談高等學校辦公自動化系統的經濟效益

竇 磊

(青島工學院 山東 膠州 266300)

淺談高等學校辦公自動化系統的經濟效益

竇 磊

(青島工學院 山東 膠州 266300)

隨著國家信息化程度的不斷提高，教育信息化勢在必行。本文結合本單位推廣辦公自動化的實際情況，闡述辦公自動化給高校帶來的直接效益和隱形效益。辦公自動化系統可顯著節約高校的辦公經費，同時提高辦公效率和決策的科學性、準確性及綜合管理水平。

教育信息化；經濟效益；OA系統

隨著科學技術的進步，現代辦公方式發生了深刻的變革，如何提高辦公效率，發揮員工最大潛能，成為高校發展過程中面臨的重要問題。辦公自動化系統正是解決這一問題的有效途徑之一，它是信息革命的產物，也是社會信息化的標志之一，它不僅節省了人們的辦公成本，提高了辦公效率和質量，改善了辦公環境，更是將辦公業務從事務層進入管理層，進而輔助決策層，將行政辦公提高到一個嶄新的層次。

1 實施辦公自動化系統的必要性

隨著科學技術的不斷發展，信息技術將引發高等教育的巨大變革，高等學校要真正步入經濟.社會發展的中心舞臺，發揮“新世界經濟發展火車頭”的作用，就必須加快構筑與現代化教育相適應的信息化體系，確保教學、科研和社會服務三大功能的有效發揮，這是高校改革和發展的一項緊迫的戰略任務，也是高等教育現代化的必然選擇。

隨著國家信息化建設的整體推進，政務信息化和學院信息化建設已呈現出良好的發展勢頭，而高等學校信息化建設相對要明顯滯后，信息資源建設比較匱乏，缺乏統一規劃、協調與合作。受主、客觀條件的限制，傳統的管理理念和思維方式嚴重制約了高等教育信息化的建設和發展。

高校管理體制的進一步健全，管理職覺的進一步明晰，為了適應現代化管理的需要和信息化發展的要求，我們迫切需要加強辦公信息化的軟硬件建設，以提高辦公效率，增強部門協作，促進高效溝通，這也是節約辦公費用，加強信息交流，提升競爭力的重要途徑和措施。

辦學規模的擴大和師生人數的增長，是學校不斷發展的信號和標志，而由此帶來的管理問題卻常常無法令學校的管理者保持樂觀。如何更好地適應現代化管理的要求及多校區管理的形勢，進一步規范公文公務管理，建設節約型高校，加快政務信息化建設，提高政務工作效率和水平成了高校管理亟待解決的重要問題。為了高校管理方式的提高，引進先進高校管理理念的重要性逐漸引起了高校管理者的高度重視。作為知識創新和知識傳播主體的高等學校，應該把信息管理作為促進學校發展的重要手段和戰略環節，將信息發展目標與學校發展目標有機結合起來.通過利用網絡技術、計算機技術和通信技術對學校中各類信息資源進行全面、科學、規范地管理，創新性地整合和集成，以達到管理業務流程的合理重組和管理職能的轉變.進一步綜合集成各種互相聯系的管理功能，提高信息交流效率，促進管理的科學化和民主化。

2 辦公自動化系統的實施過程

學校成立網絡安全與校園信息化建設領導小組，統籌規劃學校的信息化建設工作，發動全校的力量，廣泛征集匯總各部門辦公自動化需求，撰寫《自動化辦公軟件系統項目申請書》，聯系OA廠家到我校進行溝通交流。招投標完成后，立即進行軟硬件的安裝調試工作，匯總各部門信息管理員名單，并對各部門信息管理員進行專項培訓，整理導入各項基本材料(學院部門、人員、崗位、職務級別檔案、各部門電子公章、各部門領導電子簽名)，最后在測試半年后，學校OA正式上線。

3 辦公自動化系統的直接經濟效益

結合我校引進辦公自動化系統的實際情況，筆者認為辦公自動化的直接經濟效益主要表現在以下幾個方面：

3.1 無紙化辦公降低了辦公成本

我校實施0A后，真正做到了無紙化辦公，僅辦公經費一項，每年預計可節約管理費用近200萬元。日常往來函件，上級公文，各類傳真、賀電全部通過OA發送，既提高了傳遞速度，又節省了復印紙張。我校相繼出臺的《關于學校辦公自動化系統正式上線運行的通知》、《關于學校辦公自動化系統運行的補充說明》、《關于嚴肅學校行政審批事項的通知》等文件，規定凡可通過OA傳遞的內部信息，一律通過OA傳遞，不再進行復印。

建立電子圖書館、電子檔案館，電子圖書館與網上書城進行合作，購買書籍網絡版，由員工提出購買需求，經過審核批準后，在網上下載提供電子圖書及服務，方便員工學習以及相關資料的摘錄；建立電子檔案管后，改變了單位內部以往通過紙質檔案盒存檔的方式，一律在網上進行電子存檔，節省了經費，提高了使用效率，方便員工查詢。

以往為提高合同會審、會簽的效率，往往同一份合同要復印十幾份，而有的合同頁數近百頁，造成極大浪費，實施OA后，可以上傳合同的網絡版，讓領導在網上集中會簽，實現了效率高、費用低的雙贏。

3.2 視頻會議系統縮減了會議開支

學校經常需要召開各種會議，傳達方針政策，布置工作，交流經驗。以前召開會議都得到指定會場集中，時間、交通安全、效率、費用都是需要考慮解決的問題，會后的層層傳達，不及時不準確，效率不高。一旦發生突發事件，因領導不能及時溝通、決策滯后而造成損失。現在，視頻會議系統已經在學校廣泛應用，只要有條件召開視頻會議的，學校各部門都在使用。不僅減少了學校的會議成本，提高工作效率，而且達到比以往工作更直接、更快速、更高效的目的。

我校大型會議(教師代表大會、校務委員會、年度工作總結大會、民主生活會等)眾多，按保守計算,采用視頻會議系統一年開上述規模的會議10次，將節約直接會議費用約5萬元。同時，由于采用視頻會議系統召開會議,開會的費用不僅降低，更重要的是方便、及時,解決問題的能力和整個單位的工作效率將會大提高,由此節約的直接、間接費用和帶來的經濟效益不低于20萬元。

3.3 通過OA系統的用車審批單等流程表單應用，還大大節約了用車成本、通訊費用，辦公設備維護費用等支出。

4 辦公自動化投資的隱形經濟效益

與直接經濟效益相比，隱形經濟效益或許沒有直接效益那么明顯。但隱形經濟效益所帶來的成本節約和效率提高卻遠遠超過直接效益。辦公自動化系統的隱形效益主要體現在以下幾個方面:

4.1 精確推送，信息上傳下達

OA系統可以幫助組織的領導把組織中的各項任務進行細化分配到每個人，部門成員可以對自己服務任務的完成情況進行回報和總結，領導通過表單的流程就可以很方便地了解任務的進展狀況和成員完成任務的具體質量，并且可以對任務或成員給出階段性的建議和意見，指導下一步的工作任務的處理方案和步驟，達到上下級意見的高度統一。

4.2 審批高效，創造快節奏辦公環境

OA系統提供了從設計、應用、優化到門戶展現全方位的圖形化自定義，通過自定義規范、自定義表單、自定義流程、實現學校流程地圖的設計;通過個性化授權，可以將常用的流程推送的個人門戶，方便調用;通過規范、表單和流程的集成，可以使得員工運用制度和流程時免學習;并且該模塊對學校的流程管理遵循PDCA管理法則，從發起流程到在辦監控、辦結查閱和效率分析進行閉環管理。

4.3 知識積累，防止人才流失加重知識流失

留住人才是組織管理者工作的重中之重，但無論多么優秀的組織，人員流動必不可免，如何在人走之前將其經驗知識最大限度地留在組織同樣是管理者需要考慮的問題。

OA系統提供了完整的文件檔案管理地圖，實現從個人文檔、項目文檔、互聯網文檔、單位檔案的全文件檔案鏈的采集、分類、授權、分享和管理，方便有權限的人在第一時間申請、查詢和使用。組織在發展過程中創造的各種文件、公文、報告、審批、知識、技術文檔、經驗和閱歷等散落在員工的大腦、移動硬盤、電腦、紙質文檔、檔案館里等，通過OA辦公自動化系統把這些隱形知識顯性化，對知識進行進一步的收集、分類、沉淀、授權、分享、學習和持續創新。

4.4 保留征求，防止推拉扯皮

以前學校都是采用紙張、口頭、電話來進行工作交接和確認，造成過一段時間后工作上“扯皮”的現象，現在通過OA系統，每一項工作都留下了“證據”，通過查看處理流程記錄，準確查詢辦理時間、辦理意見等，出現問題，直接責任到人，責任到點。

5 結語

我校無紙化辦公系統上線以來，共制作業務流程表單80余項，涵蓋了學校所有的行政辦公業務，其中人均事務處理效率提高15%，團隊組織溝通效率提高30%，組織學習能力提高20%，減少人力資源擴張8%，團隊計劃控制能力提高20%，辦公及通訊、差旅費節約15%，顯著地節約了學校的辦公經費等行政支出，同時大大提高了學校的辦公效率和決策的科學性、準確性及綜合管理水平。

[1] 王洪海.辦公自動化及應用.中國科學技術大學出版社，2011.

[2] 楊昭濤.信息化環境下教育均衡發展的探索和實踐.北京師范大學出版集團，2013.

[3] 張進寶.國際教育信息化發展報告(2014—2015).北京師范大學出版社，2016.

竇磊(1985-)，男，漢族，濰坊高密人，科員/助教，大學本科，青島工學院，網絡工程。

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1672-5832(2017)12-0284-02