數字檔案資源的長期保存方案探究

周國富

摘要：檔案管理信息化之后，產生了大量的數字檔案資源，數字檔案資源的保存和整理變成了檔案管理工作的重要部分，本文對已經建設的好的數字檔案資源的長期保存技術以及具體實施方案進行了匯總和分析，總結了數字檔案資源長期保存的模式、策略和優選方案。

關鍵詞：數字檔案；長期保存；方案研究

數字檔案資源是檔案信息化管理的產物，其保存和整理工作是新時期檔案管理工作的一個重要部分。數字檔案資源是借助計算機設備和相應網絡平臺進行檔案存儲利用的檔案資源的總和，就其類型來說可以分為虛擬數字檔案和實體數字檔案兩種。數字檔案資源同實體檔案一樣，在充實到數據庫當中后也需要進行有效的管理和整合，以保障數字檔案資源能夠被合理存放、充分利用。

一、數據檔案資源管理現狀

數字檔案資源管理存在收集、體系搭建、長期保存和評價四個環節，其中收集與體系搭建是數字檔案資源建設的部分，長期保存和評價則是相互結合在一起的數字檔案資源的維護部分。目前數字檔案類型主要包括電子文檔、文件、圖片、視頻等幾種，數字檔案資源庫一般分為本地與數據檔案資源共享共建兩種形式，本地就是將數字資源庫安裝在本地的服務器，通過IP地址來限制局域網的訪問范圍，數字資源共享共建模式則是將數據資源安裝在某個機構，幾個附屬機構共同使用。而通常數字檔案管理系統的建設模式主要有自建、與公司聯建和機構聯盟三種模式。

二、數字檔案資源長期保存方案研究

數字檔案的建設是一個不斷持續更新的過程，在相應的硬軟件、系統設施完善后，資源的補充和管理的維護也是一項重要的工程。數字檔案資源相較于紙質檔案在保存方面有著較大的優勢，實體空間占用小，也不需要定期保養，但其也需要相應的管理、維護體系，解決數字檔案資源的累積和長期保存等方面的問題。數字檔案的長期保存主要涉及保存技術、保存體制兩大層面的內容。

1.技術層面。數字檔案的保存技術是保障數字檔案資源利用率的有效手段數字檔案長期保存技術。在技術的支持下數字檔案方能夠保證不丟失、不損毀，并能夠在相當長的時間內被系統以正確的格式和方法查詢到，為用戶所利用。目前數字檔案的長期保存技術主要有“拷貝”“遷移”“數字圖形輸入板”“虛擬計算機技術”“標準化技術”“數據再造技術”等，這些數字資源的保存技術各有優缺點，相對來說拷貝和遷移是比較基礎層面的技術手段，適用于短期的保存或者數據量較少的時候，而數字同行輸入板、虛擬計算機技術等則是比較有前景的保存技術，盡管當前有研發成本、技術成本高等特點，但是在數據信息保存的完整度和穩定性方面都很有優勢，相應地在深入的研發過程中克服缺點的時候，就可以更廣泛地進行推廣了。而標準化技術和數據再造技術等，雖然對數據的完善有一定效果，但是自身的缺點也比較明顯，比如標準化技術在進行數據格式整體轉換成特定的形式時，常會出現格式上的錯誤，很標準化也讓一些數據檔案資源喪失了“個性”；數據再造技術雖然對于數據檔案信息的恢復有著一定的作用，讓數據檔案資源能夠“可持續”地保存，在其在數據恢復的完整度方面卻難以進行評估。

2.保存體制層面。數據檔案資源的保存體制應包含兩方面的內容，即數字檔案資源的存繳、數字檔案資源的優選。

首先，要實現數字檔案資源的長期累積和保存，必須建立完善的數據檔案資源存繳制度，因為只有明確、清晰的存繳才能保證數據資源的信息特征的完善，也才能在數據資源庫中有明確的“身份證”，便于查詢的同時也利于長久的保存。數據檔案資源存繳有幾點內容必須明確、清楚：①收繳的內容。是個人的論文、專利，還是機構的活動記錄等。②收繳的主體。由哪個機構的哪個人來上傳和收繳的？一定要把責任落實到個人。③有效的權益保障機制。一方面收取數字檔案的機構要保障數據檔案資源的“入庫”流程清晰，另一方面上繳數字檔案資源的機構和讀者的權益也要有所保障，可以對積極上繳優質、必要數字檔案資源的單位和個人給予獎勵。

其次，數字檔案資源的長期累積和保存并不是毫無選擇的，并不是所有的數字檔案資源都需要長期保存，數字檔案資源管理單位要根據不同的情況來實現資源的豐富和優選。①確定哪些哪類數字檔案資源應該長期保存。②為長期保存的數字檔案資源選擇相應的、適合的保存技術手段。③為節省經費和提升數字檔案資源的利用率，可以與相關機構聯盟，聯合保存那些需要長期保存的數字檔案資源，避免重復建設，也增強長期保存的質量。④拓展長期保存的檔案資源類型。隨著時代的發展熟悉檔案資源的類型也越來越豐富，因而數字檔案管理部門也應積極依據自身特點拓展數字檔案資源的類型，令數字檔案資源庫更加豐富。⑤長期保存數字檔案資源的途徑也應與時俱進積極拓展，這需要技術研發的投入和與第三方的積極合作來完成。⑥設置長期保存的數字檔案資源的保密層級和公開期限，及時地將可供分享的數字檔案資源的閱覽權限下放，同時又保護好需要達到相應要求才能查閱的資源。

此外，需要將數字檔案資源的長期保存與數字檔案資源的評價結合來看。數字檔案資源的評價雖是與數字檔案資源的長期保存分列的前后交替的環節，但實際上數字檔案資源的評價也涉及到對數字檔案資源保存類型、保存方案的影響因素，因此，探究數字檔案資源的長期保存，有必要強調一下數字檔案資源的評價原則。數字檔案資源的評價應依據通用、定性與定量相結合等兩個原則來進行，也就是說要對不同類的數字檔案資源的共性進行把握，建立評價指標，同時對數據檔案資源的評價要從其本質規律和綜合數據等兩方面進行。在具體評價時既要考慮數據檔案資源的使用價值，在質量方面是否符合要求，又要考慮數字檔案資源的社會價值，適用范圍、影響力等。

結語：

數字檔案資源的長期保存方案，應基于對數字檔案資源建設的深入了解開展，從技術與體制以及數字檔案資源的評價等幾方面來考量，把握長期保存應該“保存什么”“怎么保存”的問題。同時，我們可以預見數字檔案資源長期保存的發展方向：保障豐富的同時突出特色化，增強便捷性，加強技術保障，促進交流合作，讓數字檔案資源充分發揮實用價值和文化價值。

參考文獻：

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