基層檢察院檔案信息化關鍵問題探討

馮成湘+潘一新

摘要：隨著科學技術的迅猛發展，信息技術水平逐漸增強，基層檢察院的檔案信息管理也應緊跟時代發展的步伐，提升信息技術水平，走上平臺化、知識化和資源化的道路，使檔案信息管理的效率和質量得到顯著的提升。本文將對基層檢察院檔案管理工作現狀進行分析，并對其信息化建設中的關鍵問題加以闡述。

關鍵詞：基層；檢察院；檔案信息；關鍵問題

引言：

在檢察機關當中，檔案管理屬于十分重要的一項工作，但是在我國部分基層檢察院中對信息化檔案管理工作的重視程度不高，使得工作效率和質量都難以得到有效的保障。這將要求檢察院應積極轉變觀念，將數據庫、網絡技術等融入到檔案管理工作當中，這樣做既能夠使檢察院的發展與時代發展潮流相符合，又能夠使檔案工作變得更加安全可靠。

一、基層檢察院檔案管理工作現狀

近年來，各地檢查機關對檔案管理工作的關注程度逐漸提升，并且取得了一定的成效，在部分地區創立了省五星級檔案工作先進單位。現階段，基層檢察院的檔案管理工作現狀有以下幾方面內容。

（一）完善管理體系

要想健全和完善管理體系，則需要發揮分管領導的帶頭作用，對檔案室中的相關工作進行監督，并且與其他部門之間相互配合，制定相關的制度和條例，以此來健全管理系統，保障工作的效率和質量。同時，還應派遣專業人員負責具體的管理事務，將制定的制度和規范在實際工作中加以落實，檔案部門中的內勤人員要兼職負責檔案管理工作。

（二）明確責任

分管領導要做好領頭工作，對檔案人員的日常工作要及時監督，并且以制度的形式對檔案管理人員的責任進行細化，使其能夠充分了解自身的工作內容以及職責所在，促進相關人員對自身工作的認可度和重視程度，進而能夠使其在日后的工作中以飽滿的熱情，促進工作效率的提升。

（三）加強投入力度

要想實現基層檢察院檔案管理工作的現代化發展，應對信息化建設工作給予高度關注，并且將其作為工作的重心，實施合理的規劃和設計，使其能夠具有較強的有效性和可行性。同時，政府和相關部門應加強對基層檢查院的資金投入力度，促進其現代化建設，將以往傳統的檔案管理向信息化的方向轉變[1]。

二、對基層檢察院檔案信息化建設的關鍵問題

（一）加強基礎設施建設

檔案信息化的基礎設施建設主要包括網絡系統、數字化設備等，屬于檔案信息傳輸、交換以及資源共享等基礎條件，能夠將檔案信息化的作用得以充分發揮。在進行基礎設施建設的過程中，選擇相應的設備十分重要，目前我國對此頒發了《紀檢監察機關檔案管理系統》，并且在全國范圍內的紀檢監察系統中廣泛推廣，以此來有效促進檢察院檔案信息化建設。

（二）嚴格檢查檔案處理流程

通過系統不僅能夠對檢察院中數字化檔案進行管理，同時也能夠對紙質的實體檔案進行管理，利用圖形化的形式對紙質檔案的存放位置進行記錄，并且采用科技化手段，提供黑匣子功能等對其安全性和可靠性加以保障。同時，在內嵌流程管理模塊中，能夠對檔案管理以及數字化工作等實現全面的流程化。

1.取卷。將需要進行數字化的紙質案卷從庫房中取出，在拿取的過程中應注意將案卷的具體位置進行詳細的記錄，并且依次拿取，切記不要產生丟卷現象，充分保障案卷的完整性。在拿取之后將檔案中的檔號、題名等信息輸入到系統當中，并且對案卷的屬性內容進行詳細的錄入。

2.拆卷。通過手工的方式將案卷中的裝訂進行拆除，如果紙質案卷中的信息已經在系統中有所保存，則需要將注冊功能進行取消，這相當于在系統中完成拆卷操作。在此方面的注意事項為：應確保案卷的完整性，對其中內容是否缺失進行檢查，看是否存在缺頁、漏頁等問題，并且正、副卷的標注是否得當。在拆開案卷之后，應將其背面的封條小心處理干凈，以保障案卷的整潔。然后將裝訂線剪開，將其中的金屬物拿除，最后將卷內文件分開并進行標注，為掃描人員的工作提供便利。

3.文件信息的錄入與掃描。對于一份案卷來說，其中可能會包含許多文件，在對其進行掃描時，是以份為單位進行掃描還是以冊為單位進行掃描，應按管理的需求來定。在掃描過程中，應保障所掃描的文件屬性已經被錄入到檔案系統當中。系統中的內嵌處理程序，能夠在對卷內文件的信息進行掃描時，直接將掃描模塊調出并且開始執行掃描操作。然后，利用引入功能將文件傳送到檔案系統當中，檔案系統還為此設置了批量引入工具，為文件的傳送提供了便利[2]。

4.檔案數字化處理的審批。在檔案系統中設置的流程模塊中能夠使檔案的質檢和審批實現流程化操作，還可以利用流程表單進行歸檔審批流程的處理，此種方式與以往傳統審批表格相比來看可視化的效果更加明顯。對于流程表單來說，可以按照實際需要以及個人喜好進行靈活設計，提交人可以在審批現場進行修改或者設置，也能夠在檔案定義之后對各項數字化流程以更加詳細的形式在檔案中進行記載。

5.檔案的裝訂。對于已經掃描、索引以及質量檢查等完畢的檔案應重新裝訂，在裝訂之前應對文件的頁碼和順序進行核對，防止出現缺碼斷頁、順序混亂等現象發生。檔案系統中能夠進行案卷封面、書脊等格式的設計和打印，工作人員只需按照原本的裝訂形式進行組裝即可，并且為案卷貼上封條并蓋章。

（三）加強檔案人員的培訓力度

為了使檔案工作人員的業務知識得到有效的擴展和更新，使基層檔案人員的檔案意識得到顯著的提升，檢察院應加強對工作人員的培訓力度，有效提升其計算機網絡技術的操作水平，學習“五五”普法基礎讀本，優化和拓展知識體系，使其能夠對檔案信息化的知識儲備和實踐技能得到充分掌握和提升。

結束語：

綜上所述，近年來，隨著我國對基層檢察院檔案信息化建設方面重視程度提升，使得檢察院陸續開展了數字化系統建設。在建設的過程中，應站在全院發展的角度，樹立長遠眼光，制定相關規章制度，使交流平臺得以健全和完善，使管理者能夠轉變觀念，使基層檢察院檔案工作能夠走上網絡化和信息化的道路，以此來促進檢察工作的健康發展。

參考文獻：

[1]于永華.新形勢下基層檢察院檔案管理工作探討[J].法制博覽，2015，（22）：172.

[2]張曉然.基層檢察院檔案信息化建設的探討[J].辦公室業務，2014，（07）：164.endprint