淺析RFID技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用

郭婷

【摘要】RFID技術(shù)通過(guò)射頻信號(hào)自動(dòng)識(shí)別目標(biāo)對(duì)象并自動(dòng)獲取目標(biāo)對(duì)象的相關(guān)信息與數(shù)據(jù)，可以極大地簡(jiǎn)化檔案編目、查閱、管理等流程的復(fù)雜度，切實(shí)保障高校檔案管理的準(zhǔn)確性，提升高校檔案管理的工作效率與信息化水平。

【關(guān)鍵詞】RFID技術(shù)；高校；檔案管理

高校是青年人才成長(zhǎng)的搖籃與園地，承擔(dān)著培養(yǎng)各行各業(yè)需要的知識(shí)型與技術(shù)型兼?zhèn)淙瞬诺闹厝危粩嗟貫槲覈?guó)社會(huì)主義核心價(jià)值體系輸送高思想覺(jué)悟、高綜合素養(yǎng)的建設(shè)者與開(kāi)拓者。高校檔案管理作為學(xué)校發(fā)展與學(xué)生成才的見(jiàn)證者，通過(guò)對(duì)歷年來(lái)的教育教學(xué)、基礎(chǔ)建設(shè)、審計(jì)監(jiān)察、黨政黨務(wù)、院校建設(shè)、課題研究、學(xué)生學(xué)籍管理等重大歷史事件的記載，以實(shí)現(xiàn)高校最基本的職能活動(dòng)的真實(shí)記錄，不僅是用于評(píng)價(jià)高校綜合教學(xué)與辦學(xué)水平的門(mén)戶(hù)與窗口，更是高校從事教育教學(xué)活動(dòng)與教研工作時(shí)必不可少的珍貴資料，對(duì)深化學(xué)校內(nèi)部體制改革、優(yōu)化教師隊(duì)伍、提高高校的辦學(xué)水平與科研水平具有重要的參考意義。傳統(tǒng)的高校檔案管理工作主要依靠大量的檔案管理人員手工操作，由于工作量異常龐大，且工作效率低下，手工操作的檔案會(huì)或多或少存在一定的偏差，導(dǎo)致高校檔案管理的完整性與高效性難以得到很好的保障。近年來(lái)，隨著各大高校計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)以及多媒體技術(shù)的迅猛發(fā)展，高校檔案館工作的信息化建設(shè)已經(jīng)成為高校改革力度深化的重要內(nèi)容，區(qū)別于傳統(tǒng)檔案管理模式，高校借助強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)能力與計(jì)算能力實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效錄入與大容量存儲(chǔ)，為海量檔案中的數(shù)據(jù)查詢(xún)檢索提供快速便捷的信息化手段，優(yōu)化了檔案管理模式，提高了檔案管理的數(shù)字化水平。因此，作為衡量現(xiàn)代高校管理工作水平高低的重要標(biāo)準(zhǔn)之一，高校檔案管理的信息化建設(shè)是新時(shí)期高校管理工作中不可缺少的重要內(nèi)容。

一、傳統(tǒng)高校檔案管理模式中存在的問(wèn)題

近年來(lái)，隨著高校管理規(guī)模與辦學(xué)規(guī)模的日漸擴(kuò)張，高校檔案館所收錄的檔案數(shù)量逐漸增多，所涉及的檔案類(lèi)型也呈現(xiàn)多樣化，依舊沿用傳統(tǒng)的高校檔案管理模式將導(dǎo)致高校檔案管理工作無(wú)法達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

（一）檔案編目流程復(fù)雜、效率低下

高校檔案編目是指對(duì)檔案館中的檔案進(jìn)行著錄、標(biāo)引、組織、目錄制作等操作，以實(shí)現(xiàn)對(duì)高校檔案的分類(lèi)整理，為后續(xù)檔案調(diào)閱提供便捷途徑。傳統(tǒng)的高校檔案管理模式中檔案編目流程復(fù)雜煩瑣，首先，需要對(duì)檔案本身進(jìn)行相關(guān)處理，如殺毒、排序、去裝訂等，為檔案入庫(kù)做好準(zhǔn)備工作；其次，對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)翻閱，根據(jù)檔案內(nèi)容對(duì)案卷進(jìn)行初步分類(lèi)，并針對(duì)不同分類(lèi)進(jìn)行分類(lèi)標(biāo)引與主題標(biāo)引，然后根據(jù)著錄標(biāo)引所形成的條目逐個(gè)進(jìn)行編排，形成不同專(zhuān)題下的檔案目錄，如人名目錄、校史目錄、科研項(xiàng)目目錄等；再次，手工撰寫(xiě)檔案封面或檔案盒信息，將檔案目錄手工謄寫(xiě)到檔案盒中；最后，將去裝訂后的檔案文件放置到檔案盒中存檔。整個(gè)編目過(guò)程不僅會(huì)占用大量的人力、物力、財(cái)力，而且編目時(shí)過(guò)多的人工參與會(huì)導(dǎo)致處理過(guò)程中或多或少存在一些失誤。

（二）檔案查詢(xún)調(diào)閱時(shí)耗長(zhǎng)

檔案編目類(lèi)似于索引，檔案管理人員需要根據(jù)所要查詢(xún)的檔案類(lèi)型找到存放該類(lèi)型檔案的檔案架，然后在檔案架的每一格中逐個(gè)查找相匹配的檔案編目信息，這種檔案查詢(xún)模式可以在一定程度上減少檔案查詢(xún)調(diào)閱的時(shí)間損耗，但是由于高校所累積的檔案數(shù)量巨大，即使可以借助檔案編目節(jié)省部分時(shí)間，其查詢(xún)過(guò)程也依舊漫長(zhǎng)，而且若是檔案在存取過(guò)程中未能?chē)?yán)格按照編目信息有序地存放到指定檔案架中，則整個(gè)檔案查閱過(guò)程無(wú)異于大海撈針，需要以全文索引的模式在所有檔案中查詢(xún)。

（三）檔案管理安全性不足

傳統(tǒng)的檔案管理存儲(chǔ)形式多為紙質(zhì)材料、相片、具體物件等，這些材料在長(zhǎng)時(shí)間作用下不易保存，隨著時(shí)間的流逝，紙質(zhì)材料容易被蟲(chóng)蛀，相片容易模糊，嚴(yán)重影響檔案存儲(chǔ)的質(zhì)量，導(dǎo)致檔案管理的安全保障力度存在局限性。此外，某些體型較小的檔案可能在高校搬遷、檔案室打掃的過(guò)程中丟失，給檔案保存的完整性帶來(lái)一定的威脅。

二、RFID技術(shù)概述

RFID技術(shù)，又稱(chēng)為電子標(biāo)簽或射頻識(shí)別技術(shù)，是一種非接觸式的自動(dòng)識(shí)別技術(shù)。RFID技術(shù)的工作原理是通過(guò)射頻信號(hào)自動(dòng)識(shí)別目標(biāo)對(duì)象并自動(dòng)獲取目標(biāo)對(duì)象的相關(guān)信息與數(shù)據(jù)，整個(gè)信號(hào)發(fā)送與識(shí)別過(guò)程全程自動(dòng)化，沒(méi)有人工參與。RFID的主要構(gòu)成可分為電子標(biāo)簽、閱讀器以及天線三大部分。電子標(biāo)簽是由耦合元件以及芯片組成，用于對(duì)目標(biāo)對(duì)象進(jìn)行唯一電子編碼；閱讀器用于讀取目標(biāo)地物表面電子標(biāo)簽中存儲(chǔ)的信息；天線則用于在電子標(biāo)簽與閱讀器之間傳遞射頻信號(hào)。與條形掃描工作流程類(lèi)似，RFID所使用的閱讀器為RFID專(zhuān)用閱讀器，所使用的標(biāo)識(shí)碼內(nèi)嵌于電子標(biāo)簽的芯片中。RFID技術(shù)的工作流程為在目標(biāo)對(duì)象的表面或內(nèi)部附加上一個(gè)電子標(biāo)簽，電子標(biāo)簽中存儲(chǔ)著能夠唯一標(biāo)識(shí)該目標(biāo)對(duì)象的電子信息，一旦目標(biāo)對(duì)象靠近閱讀器使得電子標(biāo)簽進(jìn)入到閱讀器的適度區(qū)域時(shí)，閱讀器就會(huì)在不接觸目標(biāo)對(duì)象的前提下向電子標(biāo)簽發(fā)送射頻信號(hào)，驅(qū)動(dòng)電子標(biāo)簽中的電路激發(fā)感應(yīng)電流，通過(guò)所獲得的能量發(fā)送出存儲(chǔ)在電子標(biāo)簽芯片中的目標(biāo)對(duì)象信息，實(shí)現(xiàn)電子標(biāo)簽中對(duì)象信息的自動(dòng)化獲取。閱讀器在獲取到電子標(biāo)簽信息后會(huì)采用解讀模塊對(duì)其進(jìn)行解碼，然后通過(guò)天線將電子標(biāo)簽內(nèi)的信息按照一定規(guī)則傳輸給后臺(tái)計(jì)算機(jī)處理系統(tǒng)或者電控系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)目標(biāo)對(duì)象信息的自動(dòng)識(shí)別與信息收集功能。

三、RFID技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用場(chǎng)景與優(yōu)勢(shì)

檔案數(shù)字化是高校檔案管理工作信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，RFID技術(shù)作為一種非接觸性信息傳遞與圖像識(shí)別技術(shù)，在高校檔案數(shù)字化方面具有廣闊的應(yīng)用前景與應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。

（一）RFID技術(shù)在高校檔案管理中的優(yōu)勢(shì)

1.非接觸式數(shù)據(jù)采集。RFID技術(shù)是一種非接觸式信息獲取技術(shù)，檔案管理員無(wú)需打開(kāi)檔案盒查閱檔案信息，只需在閱讀器前劃過(guò)檔案盒，檔案盒中的RFID電子標(biāo)簽就會(huì)自動(dòng)將檔案相關(guān)信息如檔案名稱(chēng)、檔案頁(yè)數(shù)、檔案分類(lèi)編號(hào)等均顯示在系統(tǒng)屏幕端，提高了檔案管理者管理檔案的自動(dòng)化水平與動(dòng)態(tài)性。

2.高性能處理。借助RFID技術(shù)強(qiáng)大的掃描、讀取、處理能力，能夠?qū)崿F(xiàn)從多個(gè)電子標(biāo)簽中獲取檔案信息、傳輸檔案信息的功能，大大提高檔案管理的工作效率。

3.電子標(biāo)簽體積小、可重復(fù)利用。RFID標(biāo)簽的存儲(chǔ)空間較傳統(tǒng)的條形碼等介質(zhì)相比有較大的提升，且RFID標(biāo)簽允許重復(fù)利用，降低了標(biāo)簽使用成本。

4.電子標(biāo)簽安全系數(shù)高。電子標(biāo)簽中存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)設(shè)置有密碼保護(hù)功能，標(biāo)簽中的數(shù)據(jù)能夠唯一標(biāo)識(shí)目標(biāo)對(duì)象而不會(huì)發(fā)生1：n的現(xiàn)象，因此，電子標(biāo)簽中的識(shí)別碼無(wú)法偽造與篡改，安全系數(shù)較高，同時(shí)，標(biāo)簽具有EAS防盜功能，電子標(biāo)簽與門(mén)型通道天線相互配合協(xié)同合作，若是發(fā)生非法取走問(wèn)題則會(huì)自動(dòng)報(bào)警提示，有效防止高校檔案的丟失。

（二）RFID技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用

1.檔案入檔。采用RFID技術(shù)進(jìn)行高校檔案管理，可以極大地簡(jiǎn)化檔案編目、查閱、管理等流程的復(fù)雜度，在檔案正式歸檔之前，檔案管理人員可以根據(jù)檔案的內(nèi)容對(duì)檔案進(jìn)行編目分類(lèi)，并針對(duì)各個(gè)檔案文件生成一個(gè)唯一標(biāo)識(shí)的RFID電子標(biāo)簽，將其粘貼附著在相應(yīng)的檔案文件上。在文件歸檔時(shí)，只需輸入該檔案文件所對(duì)應(yīng)的電子標(biāo)簽，即可準(zhǔn)確快速地實(shí)現(xiàn)文件歸檔工作。

2.檔案借閱與歸還。在檔案查詢(xún)借閱時(shí)，檔案管理人員可以直接從檔案管理系統(tǒng)中根據(jù)相應(yīng)的篩選信息進(jìn)行查詢(xún)檢索，即可快速準(zhǔn)確地查詢(xún)到所要查詢(xún)檔案的唯一電子標(biāo)簽，電子標(biāo)簽中存儲(chǔ)的信息通過(guò)中央服務(wù)器傳送到中央數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行信息核對(duì)，若是信息核對(duì)無(wú)誤，系統(tǒng)則發(fā)出調(diào)閱指令，根據(jù)唯一的RFID電子標(biāo)簽查詢(xún)到所要查閱檔案的實(shí)際存放檔案架位置以及格子定位，大大節(jié)省了檔案管理人員調(diào)閱檔案的時(shí)耗。當(dāng)檔案管理人員在處理檔案歸還事務(wù)時(shí)，首先對(duì)檔案文件上附加的電子標(biāo)簽進(jìn)行掃描，獲得該檔案的文件名稱(chēng)、分類(lèi)編號(hào)、存放位置、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間、借閱者相關(guān)信息等，在核對(duì)無(wú)誤的情況下，則根據(jù)系統(tǒng)查詢(xún)出的存放位置將檔案依舊歸檔于相應(yīng)位置的檔案架與格子上，避免了檔案歸檔的無(wú)序現(xiàn)象，減少人工操作帶來(lái)的排架失誤等問(wèn)題。

3.檔案安全防護(hù)。安全防護(hù)是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，在采用RFID技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)，RFID系統(tǒng)會(huì)將檔案文件的相應(yīng)參數(shù)如頁(yè)碼、長(zhǎng)寬、重量等一并存儲(chǔ)到中央數(shù)據(jù)庫(kù)中，無(wú)論是在檔案借閱還是歸還階段，RFID的閱讀器都會(huì)在適度區(qū)域內(nèi)捕捉到檔案文件的相關(guān)信息，并將這些信息與中央數(shù)據(jù)庫(kù)中的相關(guān)信息進(jìn)行匹配檢測(cè)，若是發(fā)現(xiàn)頁(yè)碼有缺損或者重量變化較大，RFID系統(tǒng)則會(huì)發(fā)出報(bào)警提示，從檔案本身特質(zhì)出發(fā)實(shí)現(xiàn)檔案管理安全的有效防護(hù)。

四、結(jié)語(yǔ)

RFID技術(shù)通過(guò)在目標(biāo)對(duì)象的表面或內(nèi)部附加上一個(gè)唯一標(biāo)識(shí)該目標(biāo)對(duì)象的電子標(biāo)簽，當(dāng)目標(biāo)對(duì)象靠近RFID專(zhuān)用閱讀器的適度區(qū)域時(shí)，閱讀器就會(huì)在不接觸目標(biāo)對(duì)象的前提下向電子標(biāo)簽發(fā)送射頻信號(hào)，并接收電子標(biāo)簽中對(duì)象信息，是一種非接觸式數(shù)據(jù)采集技術(shù)，且具有安全系數(shù)高、存儲(chǔ)空間大、體積小、處理效率高等優(yōu)勢(shì)，在高校檔案管理中具有較廣的應(yīng)用場(chǎng)景與應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。

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（作者單位：南陽(yáng)師范學(xué)院）