新時(shí)勢(shì)下做好政府辦公系統(tǒng)檔案管理工作的幾點(diǎn)意見

摘 要：本文分析新時(shí)勢(shì)下做好政府辦公系統(tǒng)檔案管理工作的重要意義，探討檔案管理工作存在的問(wèn)題，提出做好政府辦公系統(tǒng)檔案管理工作的意見和建議。

關(guān)鍵詞：新時(shí)勢(shì)；政府辦公系統(tǒng)；檔案管理；意見和建議

檔案是黨和國(guó)家各項(xiàng)工作以及對(duì)我國(guó)人民群眾各方面情況的詳細(xì)記錄，其是促進(jìn)各項(xiàng)事業(yè)科學(xué)發(fā)展、保障黨和我國(guó)人民群眾根本利益的重要文件。最近召開了黨的十九大，習(xí)近平總書記在會(huì)上作的工作報(bào)告以及黨的十九大所形成的一系列資料、圖片、數(shù)據(jù)等都是這一時(shí)期重要的檔案資料，這些檔案資料必將對(duì)我國(guó)今后經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展起著重要的指導(dǎo)和借鑒作用。規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案和檔案管理工作，做好檔案管理工作是法律賦予各級(jí)各部門單位的重要職責(zé)。政府辦公室是政府辦公系統(tǒng)中綜合性最強(qiáng)的部門，是上傳下達(dá)，聯(lián)系各部門單位的中心樞紐，地方政府出臺(tái)的各種文件，包括各種通知、請(qǐng)示、報(bào)告以及各項(xiàng)工作方案等都是通過(guò)政府辦公室這個(gè)中心樞紐來(lái)完成。政府辦公室每發(fā)出一個(gè)通知、出臺(tái)一個(gè)規(guī)范性文件、方案等，都是具有保存和考究?jī)r(jià)值的資料，是地方政府階段性工作的印證，時(shí)間久了，這些通知、文件、方案等就成了地方檔案資料或具有歷史考究的史料了。政府辦公室檔案管理工作的水平直接關(guān)系到黨委政府工作效率、經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展進(jìn)程以及我國(guó)的民生需求，是極為重要的管理工作。

在實(shí)際工作中，政府辦公系統(tǒng)檔案管理工作還存在這樣那樣的問(wèn)題，比如，對(duì)檔案工作重視不夠，表現(xiàn)在檔案管理失這于松、失之于細(xì)，系統(tǒng)管檔還有很多缺憾或漏洞。

黨的十九大勝利召開，習(xí)近平總書記的重要講話報(bào)告為我國(guó)今后實(shí)現(xiàn)“兩個(gè)一百年”的奮斗目標(biāo)和中華民族偉大復(fù)興的中國(guó)夢(mèng)指明了發(fā)展方向。在這樣的新時(shí)勢(shì)下，作為政府辦公系統(tǒng)更應(yīng)該為實(shí)現(xiàn)這樣的奮斗目標(biāo)不懈努力。這樣一來(lái)，在我國(guó)未來(lái)實(shí)現(xiàn)“兩個(gè)一百年”的奮斗目標(biāo)以及中華民族偉大復(fù)興的中國(guó)夢(mèng)的時(shí)候，回頭看我們走過(guò)的歷程，最有指導(dǎo)性的載體莫過(guò)于政府辦公系統(tǒng)在這個(gè)過(guò)程留下的檔案資料。在這樣的新時(shí)勢(shì)下，做好政府辦公系統(tǒng)檔案管理工作顯得尤其重要，下面，主要就做好政府辦公系統(tǒng)檔案管理工作提四點(diǎn)意見：

1 領(lǐng)導(dǎo)重視是做好政府辦公系統(tǒng)檔案管理工作的關(guān)鍵

政府辦公室工作是一項(xiàng)綜合性極強(qiáng)的工作，政府辦公室檔案管理工作只是政府辦公室工作中的其中一項(xiàng)工作，在日常工作看來(lái)，辦公室檔案管理人員做好日常檔案管理工作就行了，往往檔案管理不出事，領(lǐng)導(dǎo)是不會(huì)過(guò)多的過(guò)問(wèn)。這樣領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作就顯得不夠重視。這樣一來(lái)很多規(guī)范化的檔案管理就難以達(dá)到良好成效。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案工作的重視和支持力度，既需要領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人對(duì)于檔案工作重要性的認(rèn)知，也需要檔案管理人員的勤懇工作和大力爭(zhēng)取。而要想通過(guò)爭(zhēng)取得到領(lǐng)導(dǎo)者的重視，筆者認(rèn)為需要做到以下幾點(diǎn)： 首先是向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作要積極主動(dòng)。檔案管理人員應(yīng)該要利用各種機(jī)會(huì)和各種形式積極主動(dòng)地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作的情況，不論是定期或不定期的匯報(bào)、書面的或是口頭的匯報(bào)。特別需要注意的是，檔案部門在布置工作或研究業(yè)務(wù)的時(shí)候，盡量邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)者來(lái)參加，讓領(lǐng)導(dǎo)感受到到檔案工作任務(wù)的重要性以及檔案工作的繁重，這樣一來(lái)領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員的接觸越來(lái)越多，對(duì)于檔案工作重要性的認(rèn)知也就越來(lái)越深。二是要?jiǎng)?chuàng)造機(jī)會(huì)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作。時(shí)時(shí)處處向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，基本是很難達(dá)成的，要通過(guò)創(chuàng)造一些非檔案工作接觸機(jī)會(huì)，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作。三是要做出成績(jī)，通過(guò)匯報(bào)成績(jī)，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作。在我們國(guó)家，長(zhǎng)期已形成了領(lǐng)導(dǎo)重視的工作就做得好，領(lǐng)導(dǎo)不重視的工作就做得不好或根本難以開展。政府辦公系統(tǒng)是行政樞紐部門，政府辦公系統(tǒng)檔案管理工作比較其他部門的檔案管理工作，更要爭(zhēng)取得到領(lǐng)導(dǎo)的重視。

2 落實(shí)管理人員，強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)是做好政府辦公系統(tǒng)檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)

做好工作首先要有人，要做好政府辦公系統(tǒng)檔案管理工作就要配套有專門的檔案管理員。在選擇檔案工作人員的時(shí)候應(yīng)該選政治上可靠、作風(fēng)正派且責(zé)任心較強(qiáng)的工作人員。在目前的條件下，很多縣區(qū)級(jí)政府辦公室仍然還未能配套專門的檔案管理員，很多從事政府辦公室檔案管理工作的人員仍然一身兼數(shù)職，鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)政府檔案管理工作更沒有專職的人員。在當(dāng)前政府辦公系統(tǒng)人員缺乏，并從事檔案管理的人員多是兼職人員的條件下，加強(qiáng)檔案管理工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)就顯得尤其必要。在政府辦公系統(tǒng)檔案管理或業(yè)務(wù)培訓(xùn)中，要注意提醒做好以下幾方面工作。一是及時(shí)整理，立卷歸檔。凡需要?dú)w檔的各類文件、材料，包括指示、決定、批復(fù)、通報(bào)、通知、記錄、紀(jì)要、請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)、講話、匯報(bào)材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、名冊(cè)、大事記、密碼電報(bào)、音像資料等都要收集完整，及時(shí)立卷歸檔。在歸檔文件的時(shí)候需要注意的要幾個(gè)重點(diǎn)：1.本單位直接形成的文件以及本單位和其它單位聯(lián)合形成的文件是歸檔的重點(diǎn)文件，例如請(qǐng)示、意見、通知、會(huì)議記錄、總結(jié)、報(bào)告、計(jì)劃、合同、協(xié)議、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)以及制度等都是歸檔文件的重點(diǎn)；2.在上級(jí)單位或同級(jí)單位所發(fā)來(lái)的文件之中，直接針對(duì)本單位的文件以及本單位需要長(zhǎng)期參照?qǐng)?zhí)行的文件是歸檔的重點(diǎn)文件，例如辦法、規(guī)定、通知、意見、決定以及批復(fù)等文件都是歸檔文件的重點(diǎn)；3.在下級(jí)單位報(bào)來(lái)的文件之中，報(bào)請(qǐng)類文件是歸檔的重點(diǎn)文件，例如報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及請(qǐng)示等文件都是歸檔的重點(diǎn)文件。二是在做好紙質(zhì)檔案歸檔的同時(shí)做好電子檔案歸檔。電子檔案有比紙質(zhì)更多優(yōu)勢(shì)地方，電子檔案與紙質(zhì)檔案分類同時(shí)歸檔是檔案長(zhǎng)久安全管理的核心做法。

3 建立健全檔案管理制度是做好政府辦公系統(tǒng)檔案管理工作的重要保障

“制度”這一詞指的便是對(duì)于大家共同進(jìn)行的辦事規(guī)程或行動(dòng)制定一個(gè)工作準(zhǔn)則并嚴(yán)格遵守，制度就是為了讓某種社會(huì)組織甚至是整個(gè)社會(huì)需要共同遵守這一系列規(guī)范體系而制定的。制度的基本含義指的就是為了規(guī)范某種社會(huì)組織成員的辦事規(guī)程或行動(dòng)，讓社會(huì)組織成員共同遵守的規(guī)程。在我們的漢語(yǔ)中，“制”這個(gè)字代表著節(jié)制和限制，而“度”這個(gè)字則代表著尺度和標(biāo)準(zhǔn)。將這二字結(jié)合成為“制度”一詞便是在代表著限制著人們行為或動(dòng)作的尺度標(biāo)準(zhǔn)。在這個(gè)世界上，任何東西都存在著規(guī)律和尺度，水流歸于大海、大自然的食物鏈、晝夜的交替、星辰的軌跡以及動(dòng)植物的生命循環(huán)，這個(gè)世界上的一切都存在著規(guī)律，規(guī)律是生命循環(huán)的基礎(chǔ)。在人類社會(huì)中，規(guī)律和制度更是極為重要的，一支強(qiáng)大的軍隊(duì)必然有著極為嚴(yán)格的紀(jì)律，每一位優(yōu)秀的軍人也都必然嚴(yán)格遵守著這些紀(jì)律，同樣企業(yè)要想提高自身的競(jìng)爭(zhēng)力就必須要制定好嚴(yán)格的規(guī)章制度，并加強(qiáng)企業(yè)員工遵守制度的意識(shí)，所以說(shuō)政府辦公系統(tǒng)檔案管理工作要想順利進(jìn)行，嚴(yán)格的管理制度自然是必不可少的。政府辦公系統(tǒng)需要及時(shí)地建立其完善的檔案管理制度、檔案工作制度以及保密制度等一系列嚴(yán)格的制度并嚴(yán)格執(zhí)行下去。

4 加大投入，配套完善設(shè)施設(shè)備是做好政府辦公系統(tǒng)檔案管理工作的基礎(chǔ)條件

隨著時(shí)代的發(fā)展，開展工作所需的各種軟硬件也跟著改變，全部靠手工開展的檔案管理工作，已難以適應(yīng)當(dāng)下經(jīng)濟(jì)社會(huì)高速發(fā)展的形勢(shì)需要。檔案管理也需要投入，也需要配套跟上形勢(shì)發(fā)展所需的設(shè)施設(shè)備。比如，基本的檔案管理要配備有專門的檔案室、專門的檔案柜、專門的檔案盒、專門的檔案管理電腦。從保密的角度來(lái)看，還需要配備“三鐵”即鐵門、鐵柜、鐵柵欄。隨著形勢(shì)發(fā)展的需要，配套完善檔案管理所需的設(shè)施設(shè)備，打牢檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]李俐.領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的關(guān)鍵--《彭城大學(xué)學(xué)報(bào)》，1995年04期

作者簡(jiǎn)介

李東禮，男，廣西欽州市人，中學(xué)一級(jí)教師，從事檔案管理工作。endprint