少先隊輔導員怎樣歸檔整理工作資料

浙江省湖州市長興縣少先隊副總輔導員 王曉冬

少先隊輔導員怎樣歸檔整理工作資料

浙江省湖州市長興縣少先隊副總輔導員 王曉冬

每學年結(jié)束，少先隊輔導員都有一項很重要的工作要做，那就是工作資料檔案的整理與存檔。

有些少先隊輔導員由于平時沒有科學管理工作資料和活動素材的習慣，常會在迎接期末各類檢查

時手忙腳亂。為避免這種狀況的出現(xiàn)，少先隊輔導員要在日常工作中，養(yǎng)成科學合理地歸檔整理工作資料的習慣，并逐步實現(xiàn)少先隊檔案管理的標準化、規(guī)范化和科學化。

加強少先隊檔案的管理，既是少先隊工作的重要內(nèi)容，也是衡量學校教學管理水平和教育質(zhì)量的重要標志之一。

為了便于日常查找與歸檔有關(guān)資料，我建議輔導員們不妨先從以下幾個方面入手：（以下所述主要是電腦資料的存檔，整理書面檔案時也可借鑒下列做法。）

一、文字資料的整理方法

1.按大類別分文件夾存放，以字母開頭。

輔導員可將工作資料按少先隊組織建設(shè)、陣地建設(shè)、常項工作、特色活動、各類記錄、活動宣傳等幾大類來區(qū)分，并以字母開頭命名（如下圖），分別建立文件夾，并規(guī)范排序，資料就能快速找到。

2.在各類文件夾下設(shè)置子文件夾，將資料按年份存放。

比如，打開“主題活動類”文件夾后的子文件夾，可以看到，歷年的主題活動都按年份順序歸類，并分文件夾存放。輔導員可以用這種方法，將同一大類下的資料按年份再歸類。這樣，一年下來，所有主題活動都在其中。此外，還有兩個方法，輔導員可以把每項活動的方案、照片放在一起，歸類放置，也可以把活動照片單獨放置。

3.給單個文檔命名要加上時間代碼。

輔導員在給單個文檔命名時，要加上存檔的時間或活動舉辦的時間（如下圖所示），這種命名方式特別適合信息稿這種類型的文件。這樣，即使是多年以后，輔導員也可迅速地查找到某個資料。當輔導員找不到所需的活動資料時，只要記得是何年何月開展的活動或創(chuàng)建的文檔，再搜索“文件名”，就可以找到所需資料。如果是隊員的稿件，則需將作文紙、信紙貼在與其相同大小的紙上，用鋼筆或簽字筆寫好說明文字。

二、照片文件的整理方法

在日?；顒又?，輔導員經(jīng)常用手機或數(shù)碼相機拍攝照片。如果僅僅是存檔記錄，就不需要單張存放,可將它們粘貼在A4紙上。每次活動后將四到六張照片粘貼在一張紙上，這樣一目了然，便于查找。

每年年終，輔導員可打印一本活動照片集，裝訂好后存放在檔案室，也可以在隊室里展示重要活動的圖片檔案。

三、隊員作品的整理方法

少先隊大隊在開展手抄報、小制作、繪畫作品等征集活動后，除要保存部分優(yōu)秀作品外，輔導員還可把隊員們的投稿作品（非電子稿類）拍成照片存檔。少先隊大隊部保存的紙質(zhì)稿可能會發(fā)黃或遺失，但用這種方法保管的作品會清晰且色澤鮮明。

輔導員通過以上方法保存日常工作中的活動資料，在每一學年結(jié)束后，還要刪除重復資料或補充遺漏資料。除保存原始作品外，輔導員還可將電子資料進行書面保存。具體可參考以下檔案管理要點：

1.規(guī)范。統(tǒng)一用A4紙打印電子資料。

2.完整。輔導員要及時整理資料，確保每項檔案的完整，每學年裝訂一次。

3.準確。輔導員要確保檔案準確無誤。

4.及時?；顒咏Y(jié)束后，輔導員要盡快將活動內(nèi)容寫成文字資料。不能將資料隨便亂放，以防遺失。輔導員還要及時將活動檔案按種類、名稱、級別等分類，進行初步整理并分冊放置，待學年結(jié)束后裝訂成冊。

5.全面。凡是活動資料，如大會的議程、相關(guān)人員的發(fā)言稿件以及一些必要的參考材料等，輔導員都應一并放進檔案盒，以便真實、客觀地反映和記錄活動的整體情況。

6.排序。輔導員要將一學年的資料按種類、內(nèi)容、時間進行統(tǒng)一排序，并編排頁碼。

7.裝冊。輔導員要在整理好的資料首頁附目錄并加封皮，然后裝訂成冊，并分別裝入相應的檔案盒內(nèi)。

8.成檔。輔導員要在檔案盒上標明檔案的分類名稱，并寫清需保存的年限等，在末頁上寫清立卷人和立卷時間，以便查找。

（欄目編輯 王曉穎）