高校檔案管理工作心得

劉英姿

【摘要】高校檔案是校史建設、教學評估及申碩、修史編研、校慶籌備的重要資料，檔案管理工作是高校各項活動有序化的基礎，本人結合自己從事的高校辦公室文書檔案管理及檔案館工作實踐，淺談一下工作心得，為今后高校館藏信息資源的建設與開發利用提供借鑒依據。

【關鍵詞】高校；檔案管理；工作心得

2005年機緣巧合，我有幸進入到高校辦公室，協助學校文件收發及文書檔案的管理工作，從此，我與檔案結下了不解之緣，有幸成為了一名蘭臺人。感時光如白駒過隙之余，更多的是對檔案由懵懂無知到深入了解的欣慰和慶幸，對檔案工作由陌生到熟悉，也深刻意識到檔案事業是一項偉大的事業，它穿越古今，橫貫歷史，引領時代的發展，檔案人則是光榮的史官。

回顧我的蘭臺生涯，有迷茫，有追求，有歡笑，也有感激，在與檔案的相識相知相守中，我漸漸地愛上檔案，成為了一名合格的蘭臺人。

一、認真做好文書檔案的組卷及文件匯編工作

《高等學校檔案管理辦法》（第27號令）頒布實施前，辦公室文件收發員兼任文書檔案的管理工作，我擔任了此項任務。那時，文件收發都是紙質登記簽發，學校升本以來的所有收發文全都存放在一個大柜子里面，需用時就去那里翻閱查找，費時費力。起初，我沒有“全宗”“組卷”等概念，在領導和同事們的指導下，我以方便查找利用為目的，以年度為單位，結合問題、級別等特征為標準進行分類，將黨群及行政文件分別進行了組卷，同時為方便利用也進行了文件匯編，從文件的確定、裝訂、歸類、排列、編號、編目及裝盒，我細心認真完成每一個環節的工作。并學習掌握了word文檔、EXCEL表格的操作技能，完成了單機版目錄信息化和紙質檔案管理二合一的檔案管理模式。經過近兩年的努力，檔案柜里面排放了整整齊齊的檔案，看到原本雜亂無章的文件一卷卷、美觀有序地擺放在那里，并引來相關人員的查閱利用，看到他們滿意而歸，我的內心無比自豪和滿足，感覺自己整理出來的不是文件，而是學校沉寂的歷史，是她的發展與輝煌，同時也深深感受到了檔案工作的價值所在。

二、重視檔案繼續教育學習，提升業務素質

檔案館成立之后，這里不僅有文書檔案，也有科技檔案、專門檔案等不同種類和載體的檔案，檔案工作具有更強的專業性與規范性。為盡快熟悉業務工作，我積級參加各類檔案專業知識學習活動，自學了《檔案管理學》《科技檔案管理學》等書籍，并在學校的安排下參加湖南省檔案局、懷化市檔案局、省高檔會、第21協作組等部門舉辦的各類檔案業務知識學習培訓活動，及時關注有關檔案的網頁、雜志、報刊及政策法規，對檔案規章制度、實體檔案管理、檔案信息資源的開發利用、專門檔案管理、檔案信息化及電子文件管理方面都有了比較深刻的認識。工作中也虛心向有檔案管理經驗的同事們請教，熟練掌握檔案檢索工具的使用方法，認真參與各門類檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研及利用工作，邊工作邊思考及時做筆記，并針對工作中出現的問題及時整改完善，工作思路日趨清晰。

三、積極做好檔案資源建設與開發利用工作

以“謀在長遠，重在開局”為長效機制，檔案管理工作中一定要積極動腦思考，理清思緒，分清條理，總結經驗，系統全面地規劃各方面，做細心完備之事，成心細全面之人。

（一）提前規劃，注重日常業務性工作。檔案的來源原則要求把同一機構、組織形成的檔案作為一個整體加以管理，實際工作中收發文則是統一由辦公室文秘科以電子文件形式下發，如果在各部門移交檔案之前，將所有的上級、同級及本單位文件收集齊全，分門別類，即能減輕各兼職檔案員的負擔，也能更好地掌握工作的主動權。所以在平時的工作中，我改變了工作策略，采用靈活的方法，找準做成事的機會，主動與文件收發員溝通協商收集材料，在日常業務性工作中通過OA系統、電子政務管理系統及時收集有關文件，所以在每年文書工作一結束，文書檔案收集、來源分類及文件匯編也已全部完成。

（二）以人為本，開啟“走出去”服務模式。工作中化被動服務為主動服務，注重與兼職檔案員（尤其是新接手的兼職檔案員）保持聯系。適時開展檔案業務指導工作，與她們進行一些經驗交流，提醒她們在常規性工作中注意資料的收集，指點她們做好資料的分類存放和歸檔工作，指導掌握檔案管理系統的操作方法，確保忙而有序，有條不紊地開展工作。另外，在每年4月份各部門實體檔案移交前，及時關注檔案軟件管理系統內各立檔部門目錄輸機情況，有問題就QQ、電話溝通或上門服務，在實體檔案移交進館前先完成質檢工作。開啟“走出去”服務模式，變被動接收為引導建檔，既能增進彼此之間的感情，提高工作效率，也能優化高校檔案館藏資源建設。

（三）利用信息技術，實現檔案登記與統計數字化。檔案登記的結果是統計的重要素材和基礎。在第一次做全國檔案事業統計年報工作時，發現檔案利用資料及效果登記本中，有的編號在登記過程中不注意填寫，而其它數據也以紙質臺賬登記為主，平時工作中倒是沒什么影響，但在年底統計時問題出來了，統計費時也費力，針對此情況，（下轉第65頁）（上接第61頁）我在平時的日常業務工作稍稍進行改動，在檔案利用登記本上增寫了查閱序號，并及時把相關的查閱數據輸進Excel表格中去。同時又把歷年的檔案館藏情況、檔案利用情況、檔案工作人員情況及庫房面積情況等各類紙質版臺賬都輸進了Excel表格。現在的檔案統計編研工作，已經基本實現了各類數據信息化管理，隨時都能快速調閱并篩選出各類數據信息，即擺脫了時間和空間的限制，又提高了工作效率。

（四）有效推進項目檔案資源建設。在基建檔案查詢利用過程中，發現基建檔案歸檔率低，基建設計圖紙查中率低，此現象的產生除了和基建檔案周期性長且來源分散特性有關外，還與兩部門檔案管理人員信息溝通不暢有關，所以材料難收集齊全。鑒于此原因，也為了盡快熟悉科技檔案管理工作，本人主動與基建科科長聯系，反客為主，全程參與了基建檔案逸夫樓和東區學生公寓的檔案收集、分類、組卷、編目、裝盒及歸檔入庫工作。結合《科技檔案管理學》知識，熟悉了項目檔案的運作模式，形成了清晰的項目檔案工作思路。并針對以后校園建設、維修及改造過程中形成的基建檔案，與基建科達成共識，本人主動參與，根據工程建設施工進度開展情況適時收集產生的檔案，先集中存放在檔案館內一專門場所保管，等工程項目全部竣工、驗收完畢后，再協助基建檔案管理員完成該項目的檔案整理歸檔工作。所以現在的基建項目的整理歸檔中，基建檔案的歸全率明顯提高，館藏資源越來越豐富，館藏結構也日趨合理。

四、總結

多年的辛勤付出，也收獲了點滴成績。現在我們可以自豪地說，在每一次的檔案移交、接收、立卷及歸檔工作中，基本上都是心中有數的狀態，工作中處于輕松和主動的地位。這些年在省、市級有關工作評比中，成績也較為喜人，工作部門先后獲得“檔案工作優秀單位”，湖南省“芙蓉標兵崗”等榮譽稱號，個人也先后獲得“檔案工作先進個人”“三育人先進個人”及其它系列榮譽稱號；擔任《檔案管理學》教學工作，獲得了師生好評。

有人說：“簡單的事情重復做就是不簡單，平凡的事長期做就是不平凡，平凡生活持久就是最幸福的生活”。多年的蘭臺生涯使我明白：把工作當成負擔去做，收獲的是心累；把工作當成任務去做，收獲的是結果；把工作當成事業來做，收獲的一定是成功和快樂。作為一名蘭臺人，在我們這個和諧的團隊里，我們將立足本職崗位，創新奉獻并改進工作方式，讓檔案這顆珍珠為時代發光，也為自己書寫一份無悔的檔案。

【本文系2017年懷化學院科學研究項目“地方高校檔案館藏資源建設與開發利用研究”（編號：HHUY2017-18）階段性成果】endprint