如何從社會發展需求出發創新高校檔案服務機制

摘 要

在當前這個信息化時代，人們對高校檔案服務的需求也在不斷提高。高校的領導以及檔案管理工作人員要清楚認識到這一點，在新形勢下，要以滿足社會發展需求為目的，對高校檔案服務機制不斷進行創新。本文在此基礎上，就如何從社會發展需求的角度對高校檔案服務機制進行有效的創新展開論述。

【關鍵詞】社會發展需求；創新；高校；檔案服務機制

隨著信息技術和科學技術的快速發展，高校檔案管理也受到多層次和全方位的影響，尤其是信息技術的發展，在很大程度上促進了高校傳統檔案工作方式的拓展和深化，同時也為檔案系統的管理和組織帶來新的挑戰和壓力。筆者結合自身的工作經驗和目前的實際情況，就如何基于社會發展需求之上對高校檔案服務機制進行創新闡述一下自己的觀點。

1 社會對于高校檔案需求的特點

目前我國已經進入了信息化時代，網民的數量也在不斷增加，人們對于高校檔案的需求利用方式也呈現出多元化的發展趨勢。雖然從整體上來看，我國全民族人民的信息素質和信息技術還是普遍較低，信息利用能力相對來說還比較弱，社會大眾對于高校檔案的利用形式還存在單一化的特點，大多數人都希望通過摘抄或者復制這種比較原始的、簡易的方式去獲取檔案。但是隨著網絡信息技術的全面普及，社會大眾信息技術水平不斷提升，對于高校檔案服務要求也會越來越高，其中最突出的一點就是數字化的要求。人們希望通過網絡技術檢索的方式獲取檔案。這也意味著高校檔案管理人員必須要根據社會發展需求提升信息化服務水平，在最大限度滿足用戶需求的基礎上不斷提升高校檔案服務水平。

2 從社會發展需求出發創新高校檔案服務機制的有效策略

2.1 加快信息化建設，提升檔案服務水平。

雖然目前社會對于高校檔案需求的形式還存在單一化的情況，但是隨著信息技術的全面發展，人們信息技術能力越來越高，對于檔案的需求和綜合利用也會日益增多，作為一個以提供信息服務為主的組織，高校檔案館不僅要對傳統的利用方式進行保留，還要根據利用者的需求對服務方式進行創新和變革。對于傳統的手工管理，要利用現代化的管理手段進行代替，通過計算機技術對檔案進行日常的查詢、分類和管理，將過去的專題目錄、全引目錄和案卷目錄等綜合起來，利用計算機技術建立一個信息化的目錄檢索體系，從而提高用戶的檢索效率。除此之外，加快信息化建設，還可以增強高校檔案管理工作的職能，使其由傳統的保管職能轉變為信息服務、管理以及采集職能。新形勢下，高校要注重檔案一體化的建設，將高校檔案與各項工作有效結合起來，根據社會需求建立一個完善的信息化系統。充分利用好計算機網絡，對各類可行的軟件系統進行開發，在此基礎上實現高校檔案服務方式的優質高效化、多元化和社會化。

2.2 重視檔案資源建設，奠定檔案服務基礎。

資源建設是檔案信息化建設的核心內容，在現代檔案管理中，檔案信息資源共享是一個重要的發展方向。就高校本身而言，它就是一個重要的信息源，因此，高校檔案必須要具備開放意識。這就意味著高校檔案部門要打破傳統封閉的格局，在管理過程中不斷創新，改變舊的觀念，在此基礎上樹立新的觀念。傳統的高校檔案管理以藏為主，如今要轉變為以用為主，將被動的服務轉化為主動的服務。通過對信息網絡技術的應用進一步實現對配置的優化。首先，高校檔案管理工作人員要根據科研工作以及高校教學的需求對使一些二次文獻以及參考資料進行編制，主動加強與行政管理、科研、教學等有關部門的溝通和聯系，對有關項目進行共同開發，在此基礎上為科研和教學第一線的利用者提供相應的服務，讓利用者通過進一步的利用得到檔案信息的好處，了解和掌握檔案信息更多的價值，從而提升檔案工作在高校中的作用和地位；其次，高校檔案管理人員要不斷開拓思路，對高校檔案服務機制的創新進行持續、深入的探索。譬如，高校檔案管理人員可以將重要的，使用頻率較高的檔案信息輸入到計算機中，同時在校園辦公自動化建設中納入檔案信息化建設，用實際的工作去獲得學校領導更高的關注，為高校檔案服務機制的創新提供先進的軟件和設備；最后，還要針對檔案收集范圍和法律法規的宣傳力度不斷進行加大，在現有規章制度的基礎之上，對各種門類的檔案資料進行征集，比如實物檔案、聲像檔案、專業檔案、科技檔案、名人檔案和歷史檔案等，同時還要對一些重點科研檔案、重要事件檔案、重要活動檔案等進行收集管理，在此基礎上形成一個特色鮮明、結構合理、門類齊全、內容豐富的檔案資源體系，從而達到提升檔案服務水平的目的。

2.3 提高檔案工作者素質，優化檔案服務效能。

檔案工作者的綜合素質直接影響檔案服務質量，高校檔案管理人員要注重提高檔案工作者的素質，在此基礎上對檔案服務效能進行進一步的優化。首先，要加強對檔案工作者專業技術能力的培訓，不僅要求掌握檔案的基本原理，同時要具備較強的檔案管理意識；其次，要創新檔案工作者的服務觀念。改變其封閉的觀念，使其樹立開放的觀念，同時還要樹立以社會發展需求為導向的市場觀念以及協作觀念和競爭意識；最后，還要不斷提升檔案工作者的思想政治素質，創新其思想觀念，使其具備堅定的政治鑒別力、政治敏銳性和政治責任感，讓業務工作始終保持正確的政治方向。

3 結論

綜上所述，隨著科學技術和信息技術的發展，社會大眾對于高校檔案的需求逐漸趨向現代化、數字化和信息化。高校檔案管理人員要清楚認識到這一點，從社會發展需求出發，首先加快信息化建設，其次要重視檔案資源建設，為檔案服務奠定良好的基礎，最后還要不斷提高檔案工作者素質，從而達到優化檔案服務效能的目的。

參考文獻

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作者簡介

鄭立梅（1977-），女，河南省唐河縣人。碩士研究生學歷。現為信陽師范學院檔案館助理館員。研究方向為檔案管理。

作者單位

信陽師范學院檔案館 河南省信陽市 464000endprint