高校檔案管理應用中發現的不足及修改意見

doi：10.3969/j.issn.10017836.2017.11.050

收稿日期：20170827

作者簡介：劉艷（1962—），女，遼寧大連人，副研究館員，從事檔案管理與利用研究。

摘要：在高校檔案進行數字化管理的過程中，隨著科學技術的不斷進步，應用軟件的不斷升級，管理的模式與方法越來越簡單快速便捷。但是在檔案管理的日常運行中還是會出現各種問題，這就要求要及時地發現問題，及時地解決問題。針對黑龍江中醫藥大學在檔案管理實際應用中所發現的一些不足之處，找出解決問題的辦法，以期促進高校檔案管理的進一步發展。

關鍵詞：檔案管理；南大之星；黑龍江中醫藥大學；創新

中圖分類號：G278.6文獻標志碼：A文章編號：10017836（2017）11015103

隨著科技的發展、信息社會的不斷進步，檔案管理的信息化與數字化建設是高等院校檔案管理新的發展趨勢。目前各高校在檔案信息管理系統的應用方面取得了良好的成效。伴隨新的專業檔案管理軟件的運用和升級更新，以及全球大數據化的不斷發展，高校檔案管理由單一的信息儲存和查詢，逐步向社會服務方向發展，成為面向公眾的信息平臺[1]。

目前黑龍江中醫藥大學使用的檔案管理系統，是由南京大學檔案館開發的南大之星檔案管理系統，采用瀏覽器/服務器的框架結構，不需要安裝客戶端，部分限制用戶數量，具有易安裝，易操作，易維護的特點；能夠快速地實現對檔案的檢索查找、修改、備份、閱讀以及歸檔工作，提高了檔案管理工作的效率；通過完善的電子文件背景信息記錄，電子文件訪問日志，以及系統用戶權限控制保證電子文件不被非法訪問。可以實現各種格式的全文電子文件、掃描圖像文件、掃描照片、數字化的視頻音頻文件、各種數碼設備生成的電子文件的遠程、批量、高速上傳[2]。

而且，還能夠實現全文管理與全文檢索功能；對圖像、錄像、錄音等多媒體檔案管理；檔案信息統計；檔案借閱利用系統；自由建庫；自定義數據庫結構；自定義打印目錄；遠程備份與恢復功能。

南大之星管理系統能夠完成檔案管理的功能，但是在實際應用過程中，由于用戶的不同需求，軟件的設計與實際應用還有一定的差距[3]。出現了一些問題。以下就針對目前應用中出現的一些問題與解決方法進行進一步的論述。

一、在大學檔案管理的過程和軟件的應用過程中發現的一些不足之處1軟件容錯性不好。在信息填入時需要認真檢查，仔細比對所輸入的每一個字符，必須是完全正確的錄入，一旦出現問題只能靠人工篩查，重復檢驗，系統不能主動地發現問題，沒有具備輔助錄入系統，在錄入的過程中檢查錄入信息，一旦出現不符合錄入規則的數據，系統能夠進行智能提醒，及時地進行更改，減少后期的信息核對所占用的時間。

2在信息檢索方面存在不足。必須提供關鍵詞查詢，包括題名、責任者、密級、時間、實體分類號、案卷號、全文、附注、主題詞等，不能智能識別用戶的查詢語句的主題內容，只能根據關鍵詞的內容進行查找，會出現大量和檢索人想要的數據無關的信息。而這些信息，需要檢索人自己進行篩選，從中再找到所需要的數據，降低了信息檢索效率，增加了檢索人的工作量，查全率和查準率十分低。要求系統能夠根據輸入的關鍵詞，以及相關的輔助信息進行分析查找模式，找到檢索中最重要的主題信息進行擴展模糊查詢。

3除了軟件的一些常用功能模塊以外，有些功能需要在特殊的情況下才會應用。例如只有一些軟件管理員才會使用到的調試修改模塊，一些復雜的應用規則才會使用到的功能，功能維護的操作界面，這些在日常的使用過程中不會被使用到的部分，會出現很多功能閑置的問題，增加軟件學習的難度，增加軟件的空間占用，降低軟件的使用效率，需要將出現功能閑置的部分分離，簡化軟件的使用難度，增加軟件的易用性，提供更加人性化的交互界面。

4檔案館檔案管理方式多為歸而藏之，功能單一，隨著大數據時代的來臨，高校檔案信息的數量不斷增加，質量正在不斷提高，高校檔案用戶的信息需求進一步增加，內容涉及到教育學、科研管理、基礎建設、校園文化等多個方面，呈現出多元的發展趨勢。而目前高校檔案管理多普遍采用借閱、復印等模式，未經過檔案管理系統對檔案信息進行深層次的分析和加工，不能提供經過歸納總結的更有價值的信息。所以說，在檔案管理和服務中有多種功能和應用潛能需要進一步開發。

5檔案館的檔案管理未實現二維碼管理。目前高校檔案館多采用一維的條形碼管理，但是由于條形碼信息含量有限，沒有糾錯能力等一些局限性，目前已經不能完全滿足數字時代的智慧檔案館的要求。二維碼作為一種信息存儲的手段，隨著移動互聯網的快速發展與普及，在信息存儲方面，具有在很小的面積內表達大量的信息，具有信息存儲容量大，信息密度大，采集速度快，制作成本低，糾錯能力強，安全性高的特點。所以為了適應在“互聯網+”的國家戰略背景下，檔案管理應該積極探索利用互聯網加強自身業務發展，二維碼替代條形碼也成為一個新的應用途徑。

6未實現與全國其他大學檔案館之間的信息聯通與資源共享。目前高校檔案管理大多是對高校自身的檔案信息進行管理，所有的數據多為自身存儲，未能與外界的各個高校數據進行數據信息的共享。在信息交流中形成信息的孤島模式。隨著信息時代、大數據時代的來臨，信息的互聯互通成為檔案管理必須直面的一個問題。

7高校檔案館與大學學生之間互動較少，不能完全發揮檔案管理工作的作用。目前高校檔案管理多為被動應答的模式，只有在用戶提出要求時才能針對其提出的要求進行服務，檔案管理方式缺乏主動溝通的能力，缺少積極為用戶服務的服務意識。

二、改進建議

為了解決上述在大學檔案館實際檔案管理工作中出現的問題，建議進行以下幾點改進：

1升級開發更加專業的新的檔案管理系統軟件

新的軟件應充分考慮高校檔案管理的特點，符合高校檔案管理的規范要求，要求新的軟件管理系統具有方便快捷的信息錄入系統，具備主動糾錯功能、智能提醒功能，輔助檔案管理人員進行檔案的錄入，同時兼容種數據模式的直接導入功能；設計建立更快速的檢索方法，能夠智能分析和識別用戶的檢索要求，排除不需要的檢索結果，提供符合用戶的需求的檢索結果；簡化軟件結構，合并冗余的功能模塊，使得軟件的操作簡單，更加便捷。endprint

2開發檔案管理二維碼系統

二維碼是應用特定的幾何圖形， 根據一定的規則， 在平面上分布的黑白圖形符號， 并將其應用于記錄數據信息。二維碼在非常小的區域內包含了大量的信息， 通過圖像自動識別輸入設備或光學掃描設備， 能夠實現信息的自動處理。二維碼不僅具有較大的存儲容量、信息密度大能夠存儲文字、指紋、圖片、聲音等信息；而且其具有快速采集， 低生產成本， 高安全性和高糾錯能力的優點，因為二維碼是從水平和垂直方向進行信息存儲和處理，可以加快條碼信息的存儲速度， 而且能加快信息處理的速率。

二維碼中可以包含檔案的基本內容、建檔時間、內容簡介、建檔人員、存檔位置。具有簡化查詢，方便管理，引導定位的作用。

二維碼還具有身份認證的功能，將每個用戶的基本信息通過二維碼標注以后，經過檔案館的系統認證，用戶憑借身份二維碼就可以實現檔案的查詢調取功能，能夠進行檔案遠程訪問，而且通過動態二維碼技術可以保證數據信息的安全性與可靠性，可以實現移動檔案館的目的。

二維碼還可以在各種智能終端上使用，提高檔案的使用效率，在和網絡與APP結合起來后，各種智能終端上就可以實現檔案信息的查詢、使用，實現檔案數據的遠程傳遞，使高校檔案管理更加高效便捷。

二維碼具有方便、快捷、信息含量豐富、通用性強的特點，要加快二維碼技術在檔案管理中的應用[4]，在二維碼的模式下，能夠實現一站式跨庫檢索，可以輕松訪問檔案館的多媒體信息資源，而且搜索結果的傳遞方式更加多元，不僅局限在計算機上，而且可以在智能手機、移動多媒體等多種終端上使用。

3開發APP檔案館

APP作為智能移動終端上的應用程序，因其獲取信息的及時性與方便性，能夠滿足用戶的個性化要求和交互功能，其開發成本較低，具有巨大的優勢，得到用戶的喜愛。而隨著校園數字化與現代化的建設，檔案管理APP也應運而生。

高校檔案管理APP應具有豐富的功能和個性化的人機管理界面。操作簡單易用，界面特色鮮明，能夠為用戶帶來及時、專業的檔案信息服務，從用戶的需求出發，記錄用戶習慣的方式，智能分析查找數據資源，滿足用戶私人訂制的要求。針對不同的用戶類別，進行獨立的數據推送服務。提升檔案館的服務質量，獲得更好的用戶體驗。

APP中的用戶不但成為檔案資源的使用者，同時還可以成為自己檔案信息的管理者、發布者。經過層層授權的用戶，可以針對檔案中可修改的部分進行編輯，例如可以增加圖片信息、音頻信息、視頻信息的附件，增加用戶自己日記檔案部分，實現檔案管理的個人化。根據自己的要求將檔案資源實現針對特定群體的發布，使得自己的信息能夠在更加廣泛的范圍內傳播，讓自己得到更多的被關注機會。同時，可以實現微博、微信、等社交媒體與APP的融合，實現各平臺的的互動交流，信息共享。

大學檔案館開發并擁有自己的APP以后，用戶只要在智能移動終端下載安裝，通過注冊，系統識別后，就可以使用豐富的檔案信息。同時，APP還可以對用戶提供經過授權后的檔案數字證書。在經過系統認證的前提下，能夠實現任何用戶，在任何時間、任何地點均可以獲得檔案館擁有的任何信息數據資源。APP具有跨平臺性能夠在多個平臺使用，資源集成性可以將全國甚至全世界范圍內的各個檔案館資源集合在同一服務中。APP能夠進一步完善高校檔案管理的服務功能，實現檔案檢索，個人中心、檔案信息、檔案遠程傳遞、信息的自主添加等等。實現檔案管理的現代化、網絡化、個性化、服務化，使得檔案管理服務更加高效和便捷。

4檔案館建立獨立的網站

建立大學檔案館網站，能夠提供特色檔案服務，為校史建立單獨的宣傳空間，記錄學校產生、發展、鼎盛與傳承，讓本校師生能夠隨時隨地了解本校的歷史沿革、發展過程；為學校的名師、名醫、名家單獨建立檔案空間，分門別類地介紹其生平及主要成就，并附錄其學術著作。不但能夠讓在校學生更加了解校內的各位名家老師，而且通過對各位名家的生平學習能夠進一步地激發學生的學習動力以及傳承前輩的學術思想。

建立檔案館網站可以使檔案管理工作與學生實現更多的互動，例如可以進行網絡數據查詢，調取檔案信息，遠程傳輸檔案數字證明文件。為每一名在校學生建立單獨的檔案空間，在這個空間內，不但存儲常規的檔案信息內容，還可以存儲大學生涯中所產生的視頻文件、音頻文件、圖像，以及各種文字信息。完整地體現大學生的整個在校過程，完美體現個人的各種數據，形成立體的人物檔案資料。還可以通過網絡接口，在得到個人授權的情況下收集社交網絡中產生的各種個人數據。

5開發檔案管理主動功能

檔案管理的主動功能包括兩部分，一是通過多種手段主動收集用戶的各種信息資源。運用各種數據收集軟件，收集用戶網絡上公開的各種個人信息，或經過授權之后的一些個人數據；以及檔案管理人員的主動收集，將用戶產生的多種數據進行歸納總結，匯總成個人數據。二是檔案管理部門的主動推薦功能，在分析用戶翔實資料的基礎上，發現用戶的就業需求與實際能力，通過與網絡招聘平臺的合作，以及各個企業的門戶網站的連接，篩選出適合本校學生的工作崗位，并推薦給用戶。同時，也可以將用戶的基本資料提供給用人單位，使得雙方在進一步的了解中達成共識。

6資源互通，信息共享

要實現本校與其他高校檔案館之間信息互通，資源共享。隨著人才流動的不斷增加，人員的全球化，如果將多個高校的檔案系統通過網絡連接起來，形成一個整體，將各大高校的檔案數據資源整合在統一大數據平臺上，利用大數據的特性，充分地利用信息資源，可以使得人才的流動變得更加的便捷、高效，也使得人力資源得到充分的利用，避免資源的浪費以及效率的降低。

三、結束語

綜上所述，在高校檔案管理應用中所發現的一些問題，經過以上幾方面的改進后，其工作效率能夠得到進一步的提高，工作模式更加人性化、現代化，其覆蓋范圍增大，輻射方向增多，能夠將高校檔案管理系統進一步的優化整合，從根本上實現高校檔案管理的現代化、服務化、主動化。endprint

伴隨網絡電子技術的不斷升級，信息數字化、全球化，大數據技術的進一步發展、高校對檔案管理要求不斷提高，關注智能信息檢索技術以及相關領域的理論與技術的發展；采用高效的檔案管理系統對檔案信息進行管理，并通過多種方式提高檔案管理的效率與應用范疇，具體實現的過程中可以將問題分為不同的模塊，將各個模塊按照重要程度設置時間表，從簡單到復雜，從單獨到綜合的步驟，一步步地進行，直到實現所有的修改，完善高校的檔案管理體系。我們要積極投身于實踐之中，在高校檔案管理中發現新型的管理模式，創新檔案管理的服務意識，提升檔案管理的服務技能水平，提高檔案管理在社會發展中的學術地位，走在信息化時代的前列。

參考文獻：

[1]熊友菊.信息化社會對傳統檔案信息服務模式的挑戰[J].檔案學通訊，2011（2）：91—94.

[2]劉艷.高校本源性信息資源網絡化管理研究[J].圖書館，2010（4）：123+137.

[3]楊偉龍.“南大之星”軟件運用于檔案管理的問題及對策[J].韶關學院學報，2011（7）：206—208.

[4]周向玲.基于云計算的二維碼關鍵技術在檔案管理中的應用[J].檔案時空，2014（6）：9—11.

Deficiency in the Archives Management Applications and Amendments

——Case Study of Heilongjiang University of Chinese Medicine

LIU Yan

（Archives， Heilongjiang University of Chinese Medicine， Harbin 150040， China）

Abstract：In the process of digital management of college archives， along with the advance of science and technology， the upgrade of application software， management pattern and the method become increasingly simple， quick and convenient. But in the daily operation of file management will appear all sorts of problems， which require us to find problems and solve them in a timely manner. Based on some shortcomings in archives management of Heilongjiang University of Chinese Medicine in the practical application， this paper tries to find out the solutions in order to promote the further development of archives management of colleges and universities.

Key words：archives management； Star of NTU； Heilongjiang University of Chinese Medicine； innovation

（責任編輯：蔣琰）2017年11月第36卷第11期黑龍江教育學院學報Journal of Heilongjiang College of EducationNov.2017Vol.36 No.11endprint