事業(yè)單位會計電算化條件下會計檔案管理問題

容穎紅

【摘要】在市場經(jīng)濟體制不斷完善的背景下，事業(yè)單位財務會計檔案管理基本上實現(xiàn)了電算化。和傳統(tǒng)會計檔案管理方式相比，應用電算化后的會計檔案管理，無論是檔案保管的內(nèi)容還是范圍都是發(fā)生了明顯的變化。本文基于理論實踐，在簡要闡述電算化后會計檔案的特點的基礎上，結合理論和實踐，簡要分析了目前我國事業(yè)單位在會計電算化背景下，會計檔案管理中存在的問題，并提出相應的解決對策，希望對相關單位有一定的幫助。

【關鍵詞】事業(yè)單位 會計電算化 會計檔案 存在問題 對策

隨著我國計算機技術和網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展，會計電算化被廣泛應用在各大領域，徹底改變了傳統(tǒng)的會計檔案管理模式，隨著事業(yè)單位規(guī)模不斷擴大，對會計檔案管理提出了新的要求，因此，本文基于電算化后會計檔案的特點，對事業(yè)單位會計電算化條件下會計檔案管理問題和措施做了如下分析。

一、會計電算化條件下會計檔案的特點

（一）存儲范圍更大

傳統(tǒng)會計檔案管理工作，無論是記賬、出報表、賬簿，還是會計相關附屬資料都是靠手工完成的，其效率比較低，而且容易出錯，不利于事業(yè)單位持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。而落實會計電算化以后，財務人員工作量大大降低，只需要錄入相應的數(shù)據(jù)，就可以制作并打印出財務報表。同時也可以打印出紙質(zhì)會計檔案，就目前實踐效果而言，會計電算化條件下，會計檔案管理的范圍包括遠遠超出了傳統(tǒng)會計檔案管理的范疇，為我國會計事業(yè)持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展奠定了堅實基礎。

（二）會計檔案管理的條件更加嚴格

通過應用會計電算化，可以一目了然查閱所有數(shù)據(jù)，非常便捷，而且很大程度上提高了會計檔案管理工作的效率，這一點是傳統(tǒng)磁盤和光盤會計管理所難以比擬的。但是會計電算化需要在某一個特定的環(huán)境中才能實現(xiàn)，同時對會計數(shù)據(jù)存放的環(huán)節(jié)，也就提出了更高的要求。需要進行科學合理的保存，才能確保會計檔案不被破壞，避免造成不必要的損失。

（三）需要更高的安全保護措施

大量應用實例表明，財務會計相關數(shù)據(jù)，需要儲存在特定的存儲器當中，才能提高數(shù)據(jù)存儲的時間，具有不可修復性和篡改性，如果受到黑客、病毒等入侵，就會會計信息造成嚴重的損失，對相關的財務數(shù)據(jù)進行科學合理的修改、偽造，就會對事業(yè)單位造成巨大的損失。同時，磁盤等存儲介質(zhì)需要保存在防火、防潮、無病毒環(huán)境中，也就對會計檔案存儲的安全性提出了更高的要求。

二、會計電算化條件下會計檔案管理中存在的問題

（一）沒有認識到會計電算化檔案管理的重要性

我國會計電算化檔案管理的起步相對比較晚，發(fā)展至今仍然沒有一套可以借鑒和參考的經(jīng)驗和啟示，再加上受到傳統(tǒng)會計檔案管理方式的限制，事業(yè)單位高層領導對會計電算化檔案的組成系統(tǒng)、重要性等不甚了解，嚴重缺乏會計電算化檔案管理的經(jīng)驗。通常情況下只是把對紙質(zhì)檔案管理進行科學合理存儲，但是缺乏對電子檔案的重視程度，經(jīng)常發(fā)生忘記保存，導致會計信息和數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)場，同時事業(yè)單位所采用的電子檔案軟件比較落后， 沒有定期升級更新，大大降低了會計檔案管理的難度，這一點也是導致很多事業(yè)單位會計檔案管理人員不愿使用是電子檔案管理軟件的主要原因，很大程度上降低了會計檔案的安全性和完整性。

（二）電算化會計檔案管理體系不夠完善

自從事業(yè)單位落實會計電算化以后，財務會計檔案管理的內(nèi)容急速增加，同時更改會計檔案內(nèi)容也變得更加方便，但很多事業(yè)單位并沒有真實有效的認識到此類問題的嚴重性，也沒有第一時間修訂適合本事業(yè)單位的會計檔案管理制度，也沒有對會計檔案的保管環(huán)境采取相應的保障措施，財務會計檔案被破壞的記錄逐年增加。

（三）從業(yè)人員電子檔案業(yè)務水平不夠全面

目前很多事業(yè)單位財務管理從業(yè)人員僅會簡單的電算化操作，對資料備份、檢查備份等相對有難度的操作基本不會。當意外發(fā)生以后，就會導致會計信息系數(shù)數(shù)據(jù)發(fā)生丟失，或者被損壞，而且很難恢復，這一點也是從而人員排斥電子檔案管理的主要原因。相應的軟件服務版本和軟件系統(tǒng)也需要進行科學合理的保存，否則不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調(diào)用，從而確保電算化整個系統(tǒng)的持續(xù)穩(wěn)定的運行。

三、事業(yè)單位會計電算化條件下會計檔案管理問題的解決措施

（一）樹立正確的會計電算化檔案管理理念

根據(jù)《會計檔案管理辦法》中的相關規(guī)定，明確電子會計憑證的獲取、報銷等具體環(huán)節(jié)的管理要求，確保電子會計憑證，不但可以實現(xiàn)在線傳遞，可以在部門和部門之間相互傳遞，并積極更新會計管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子會計檔案管理的最大化利用。事業(yè)單位會計檔案在具體管理過程中，目標存在不完整性，其主要原因是會計檔案管理從業(yè)人員缺乏正確的管理理念，這樣的基礎上，會計從業(yè)人員只有真正認識到會計檔案管理工作的重要性，才能確保事業(yè)單位財務賬目的清晰度和數(shù)據(jù)完整性，以避免道德方面風險等問題的發(fā)生。事業(yè)單位管理層要根據(jù)具體的發(fā)展特點和國家提出的相關政策以及制度來完善會計檔案保管制度，確保會計電算化檔案管理相關工作能順利進行，為提高事業(yè)單位的市場競爭力奠定堅實基礎。

（二）改善電算化會計檔案管理制度

在具有應用過程中，事業(yè)單位財務會計從業(yè)人員，要把《會計檔案管理辦法》中的相關條例和電算化條件下會計檔案管理的具體特點，緊密結合到一起，才能制定出系統(tǒng)完善的電算化會計檔案管理制度，在逐步提高事業(yè)單位會計檔案管理水平。同時也要創(chuàng)新出新的管理模式，從根本上提高會計電算化檔案管理的效率和質(zhì)量，近年來，事業(yè)單位快速發(fā)展，運作規(guī)模逐漸擴大，會計檔案相關資料越來越多，在這樣的基礎上，建立電子會計檔案管理制度就顯得尤為重要，明確電算化會計檔案從業(yè)人員的職責、檔案的分類方式、保管方式。盡量避免出現(xiàn)問題以后相互推諉的現(xiàn)象發(fā)生，逐步形成有針對性的約束機制，最終達到提高檔案管理的實效性。

（三）對電算化會計相關人員進行分類培訓提高素質(zhì)endprint

在新時期的背景下，各事業(yè)單位運作規(guī)模越來越大，工作越來越細化，對電算化會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求，不但要求會計檔案從業(yè)人員能夠熟練地掌握操作新型的財務管理軟件，而且也要具有電算化系統(tǒng)的應用水平，確保每位從業(yè)人員都能適應信息系統(tǒng)的更新?lián)Q代。為切實達到這一要求，事業(yè)單位必須根據(jù)會計電算化檔案管理崗位的不同，定期開展知識交流研討會，定期邀請會計電算化檔案管理權威人士和專家到事業(yè)單位內(nèi)部進行培訓和教育，根據(jù)財務人員、電算化系統(tǒng)管理人員、軟件維護人員的職位不同，開展有針對性的培訓，以便從根本上提高從業(yè)人員的綜合素質(zhì)，逐步一支基礎知識扎實并精通信息技術的復合型人才，為事業(yè)單位會計電算化下會計檔案管理奠定堅實基礎。

（四）明確會計電算化檔案管理準則

根據(jù)《政府會計準則——基本準則》中的相關規(guī)定，確定目前事業(yè)單位在具體工作中需要解決的問題，以及解決問的方法，逐步構建起統(tǒng)一、科學、合理的事業(yè)單位會計檔案管理體系，并逐步整合預算會計制度，根據(jù)國家出臺相關政策和規(guī)程，開展相關工作。并積極落實《會計師事務所審批和監(jiān)督暫行辦法》中的相關內(nèi)容，逐步完善會計檔案管的組織形式，加強會計師事務所事中事后監(jiān)管，加大處理處罰力度等。同時要定期備份財務會計數(shù)據(jù)，定期把會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)當中，并設立備查登記簿，把備份時間、備份數(shù)量以及保管方式進行詳細記錄，同時磁性介質(zhì)具有很強的特殊性，管理人員必須對電算化會計檔案管理備份和檢查情況，進行仔細考量，防止會計信息被損壞。

四、結束語

綜上所述，為適應社會經(jīng)濟的發(fā)展，加強事業(yè)單位會計電算化檔案管理工作就顯得尤為重要，根據(jù)2016年財政部門頒發(fā)的《會計檔案管理辦法》中的相關規(guī)定，然后結合事業(yè)單位會計檔案管理的具體特點，才能對會計檔案進行妥善保管、合理利用，才能最大限度上發(fā)揮會計檔案的價值和作用，為事業(yè)單位持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展奠定堅實基礎。

參考文獻

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