事業單位會計電算化條件下會計檔案管理問題

容穎紅

【摘要】在市場經濟體制不斷完善的背景下，事業單位財務會計檔案管理基本上實現了電算化。和傳統會計檔案管理方式相比，應用電算化后的會計檔案管理，無論是檔案保管的內容還是范圍都是發生了明顯的變化。本文基于理論實踐，在簡要闡述電算化后會計檔案的特點的基礎上，結合理論和實踐，簡要分析了目前我國事業單位在會計電算化背景下，會計檔案管理中存在的問題，并提出相應的解決對策，希望對相關單位有一定的幫助。

【關鍵詞】事業單位 會計電算化 會計檔案 存在問題 對策

隨著我國計算機技術和網絡技術的快速發展，會計電算化被廣泛應用在各大領域，徹底改變了傳統的會計檔案管理模式，隨著事業單位規模不斷擴大，對會計檔案管理提出了新的要求，因此，本文基于電算化后會計檔案的特點，對事業單位會計電算化條件下會計檔案管理問題和措施做了如下分析。

一、會計電算化條件下會計檔案的特點

（一）存儲范圍更大

傳統會計檔案管理工作，無論是記賬、出報表、賬簿，還是會計相關附屬資料都是靠手工完成的，其效率比較低，而且容易出錯，不利于事業單位持續穩定的發展。而落實會計電算化以后，財務人員工作量大大降低，只需要錄入相應的數據，就可以制作并打印出財務報表。同時也可以打印出紙質會計檔案，就目前實踐效果而言，會計電算化條件下，會計檔案管理的范圍包括遠遠超出了傳統會計檔案管理的范疇，為我國會計事業持續穩定的發展奠定了堅實基礎。

（二）會計檔案管理的條件更加嚴格

通過應用會計電算化，可以一目了然查閱所有數據，非常便捷，而且很大程度上提高了會計檔案管理工作的效率，這一點是傳統磁盤和光盤會計管理所難以比擬的。但是會計電算化需要在某一個特定的環境中才能實現，同時對會計數據存放的環節，也就提出了更高的要求。需要進行科學合理的保存，才能確保會計檔案不被破壞，避免造成不必要的損失。

（三）需要更高的安全保護措施

大量應用實例表明，財務會計相關數據，需要儲存在特定的存儲器當中，才能提高數據存儲的時間，具有不可修復性和篡改性，如果受到黑客、病毒等入侵，就會會計信息造成嚴重的損失，對相關的財務數據進行科學合理的修改、偽造，就會對事業單位造成巨大的損失。同時，磁盤等存儲介質需要保存在防火、防潮、無病毒環境中，也就對會計檔案存儲的安全性提出了更高的要求。

二、會計電算化條件下會計檔案管理中存在的問題

（一）沒有認識到會計電算化檔案管理的重要性

我國會計電算化檔案管理的起步相對比較晚，發展至今仍然沒有一套可以借鑒和參考的經驗和啟示，再加上受到傳統會計檔案管理方式的限制，事業單位高層領導對會計電算化檔案的組成系統、重要性等不甚了解，嚴重缺乏會計電算化檔案管理的經驗。通常情況下只是把對紙質檔案管理進行科學合理存儲，但是缺乏對電子檔案的重視程度，經常發生忘記保存，導致會計信息和數據丟失的現場，同時事業單位所采用的電子檔案軟件比較落后， 沒有定期升級更新，大大降低了會計檔案管理的難度，這一點也是導致很多事業單位會計檔案管理人員不愿使用是電子檔案管理軟件的主要原因，很大程度上降低了會計檔案的安全性和完整性。

（二）電算化會計檔案管理體系不夠完善

自從事業單位落實會計電算化以后，財務會計檔案管理的內容急速增加，同時更改會計檔案內容也變得更加方便，但很多事業單位并沒有真實有效的認識到此類問題的嚴重性，也沒有第一時間修訂適合本事業單位的會計檔案管理制度，也沒有對會計檔案的保管環境采取相應的保障措施，財務會計檔案被破壞的記錄逐年增加。

（三）從業人員電子檔案業務水平不夠全面

目前很多事業單位財務管理從業人員僅會簡單的電算化操作，對資料備份、檢查備份等相對有難度的操作基本不會。當意外發生以后，就會導致會計信息系數數據發生丟失，或者被損壞，而且很難恢復，這一點也是從而人員排斥電子檔案管理的主要原因。相應的軟件服務版本和軟件系統也需要進行科學合理的保存，否則不同版本下的會計數據不能被調用，從而確保電算化整個系統的持續穩定的運行。

三、事業單位會計電算化條件下會計檔案管理問題的解決措施

（一）樹立正確的會計電算化檔案管理理念

根據《會計檔案管理辦法》中的相關規定，明確電子會計憑證的獲取、報銷等具體環節的管理要求，確保電子會計憑證，不但可以實現在線傳遞，可以在部門和部門之間相互傳遞，并積極更新會計管理系統，實現電子會計檔案管理的最大化利用。事業單位會計檔案在具體管理過程中，目標存在不完整性，其主要原因是會計檔案管理從業人員缺乏正確的管理理念，這樣的基礎上，會計從業人員只有真正認識到會計檔案管理工作的重要性，才能確保事業單位財務賬目的清晰度和數據完整性，以避免道德方面風險等問題的發生。事業單位管理層要根據具體的發展特點和國家提出的相關政策以及制度來完善會計檔案保管制度，確保會計電算化檔案管理相關工作能順利進行，為提高事業單位的市場競爭力奠定堅實基礎。

（二）改善電算化會計檔案管理制度

在具有應用過程中，事業單位財務會計從業人員，要把《會計檔案管理辦法》中的相關條例和電算化條件下會計檔案管理的具體特點，緊密結合到一起，才能制定出系統完善的電算化會計檔案管理制度，在逐步提高事業單位會計檔案管理水平。同時也要創新出新的管理模式，從根本上提高會計電算化檔案管理的效率和質量，近年來，事業單位快速發展，運作規模逐漸擴大，會計檔案相關資料越來越多，在這樣的基礎上，建立電子會計檔案管理制度就顯得尤為重要，明確電算化會計檔案從業人員的職責、檔案的分類方式、保管方式。盡量避免出現問題以后相互推諉的現象發生，逐步形成有針對性的約束機制，最終達到提高檔案管理的實效性。

（三）對電算化會計相關人員進行分類培訓提高素質endprint

在新時期的背景下，各事業單位運作規模越來越大，工作越來越細化，對電算化會計檔案管理人員的綜合素質提出了更高的要求，不但要求會計檔案從業人員能夠熟練地掌握操作新型的財務管理軟件，而且也要具有電算化系統的應用水平，確保每位從業人員都能適應信息系統的更新換代。為切實達到這一要求，事業單位必須根據會計電算化檔案管理崗位的不同，定期開展知識交流研討會，定期邀請會計電算化檔案管理權威人士和專家到事業單位內部進行培訓和教育，根據財務人員、電算化系統管理人員、軟件維護人員的職位不同，開展有針對性的培訓，以便從根本上提高從業人員的綜合素質，逐步一支基礎知識扎實并精通信息技術的復合型人才，為事業單位會計電算化下會計檔案管理奠定堅實基礎。

（四）明確會計電算化檔案管理準則

根據《政府會計準則——基本準則》中的相關規定，確定目前事業單位在具體工作中需要解決的問題，以及解決問的方法，逐步構建起統一、科學、合理的事業單位會計檔案管理體系，并逐步整合預算會計制度，根據國家出臺相關政策和規程，開展相關工作。并積極落實《會計師事務所審批和監督暫行辦法》中的相關內容，逐步完善會計檔案管的組織形式，加強會計師事務所事中事后監管，加大處理處罰力度等。同時要定期備份財務會計數據，定期把會計數據備份到磁性介質當中，并設立備查登記簿，把備份時間、備份數量以及保管方式進行詳細記錄，同時磁性介質具有很強的特殊性，管理人員必須對電算化會計檔案管理備份和檢查情況，進行仔細考量，防止會計信息被損壞。

四、結束語

綜上所述，為適應社會經濟的發展，加強事業單位會計電算化檔案管理工作就顯得尤為重要，根據2016年財政部門頒發的《會計檔案管理辦法》中的相關規定，然后結合事業單位會計檔案管理的具體特點，才能對會計檔案進行妥善保管、合理利用，才能最大限度上發揮會計檔案的價值和作用，為事業單位持續穩定的發展奠定堅實基礎。

參考文獻

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