高校教學秘書提升工作效率的必要性及方式研究

陳妍 大連財經學院

對于高校的教學管理工作來說，教學秘書發揮著重要的作用，一方面在高校教學管理中扮演著橋梁與紐帶角色，另一方面是院系教學工作順利進行的保障。因此，要充分的認識教學秘書工作的重要性，并采用提升教學秘書工作效率的策略，從而為高校健康、快速發展提供重要保障。

一、高校教學秘書提高工作效率的必要性

（一）工作性質的必然要求。教學秘書在院校教學管理中扮演著重要角色，主要工作任務是為教務處、系主任、輔導員、院級領導、教師以及學生等提供服務，工作內容涉及了課表編寫、成績單打印、教材征訂等方方面面。由此可以看出，教學秘書工作是一項極為繁雜的工作，這就要求教學秘書要注重提高工作效率，從而保證各項工作的順利進行

（二）高校規模化發展的要求。隨著高等院校的擴招，學生數量呈直線上升，高等教育的正由以往的精英式教育轉變為平民化教育。隨著學生數量與專業課程設置的增加，加大了教學秘書的工作量，但是受到各方面因素影響高校并未增設教學秘書崗位與編制，使得現有的教學秘書隊伍無法處理繁重的工作。為此，要想適應高校的規模化發展，作為教學秘書要注重提高自身工作效率，以積極的工作態度應對每天的工作。

（三）教學改革的需要。隨著我國的教育事業的發展，高等院校間的競爭與較量日益增強。為此，高校要積極轉變傳統的教學模式，注重引進畢業設計管理系統以及創新實踐系統等。然而，這些新技術與新系統的引進要求教學秘書提高自身的工作能力，只有這樣，才能夠抽出時間學習與掌握新方法，從而實現教學改革目標，保障工作質量與效率。

二、教學秘書在教學科研管理中的工作職責

（一）日常教學管理。教學秘書要加強日常的教學管理，具體工作內容是整理與歸檔各類紙質與電子資料，包括了文件資料、學生考試成績、校外兼職教師的檔案資料等，這樣便于教師日后進行查詢。除此之外，在做好資料整理工作之外，還要負責日常的諸如事項，諸如教學計劃資料收集，教師調停課安排，監考老師與考試時間安排等。總之，作為一名教學秘書平時要處理大大小小的諸多事情，只有秉承著認真負責的態度做好這些繁瑣工作，才能夠推進高校各項教學工作的順利進行，否則，極容易釀成教學事故，影響了教學管理工作質量。

（二）服務職責。教學秘書屬于高校的科研管理人員，其工作職責是服務于學校領導以及全體師生等，在二級學院以及學校職能部門間扮演著信息傳達的角色，確保院系各個領導以及全體師生及時的得到校級發布的信息。

（三）協調及參謀職責。教學秘書在教學管理工作之中要善于處理多種關系，包括處理師生間的關系、院系領導和教師以及教研室主任的關系等。與此同時，在平時的教學管理過程之中，一旦發現任何的問題，教學秘書的一項重要任務是及時的分析問題產生的原因，并第一時間將問題反映至院部領導，根據校領導的指示快速的執行任務，從而為高校的教學管理質量與效率提供重要保障。

（四）參與教學科研任務。隨著時代的進步與發展，國內外教學管理理論層出不窮。為此，教學秘書在做好平時的教學管理之余，要積極的參與至教學科研工作中，及時的掌握最新的教學管理思想，并在實踐活動中靈活的運用管理理論，這樣不僅可以提升自身的綜合素質，而且促使教學管理工作效率得到大幅度的提升。

三、提升教學秘書工作效率的途徑

（一）提高對教學秘書工作的重視

為了保障教學秘書工作質量與效率，關鍵在于學校要從思想層面上認識到教學秘書工作的重要性，注重對資源的優化配置，同時，要加強對教學秘書的培訓，建設一支高素質的教學迷失讀物，在保障教學秘書工作質量與效率同時，為高校教學管理工作奠定人才基礎。此外，學校的領導者要重視建設教學秘書隊伍，正確的處理好編制、晉升制度、職稱評定以及獎勵機制等問題，適當的提高教學秘書的地位，增強教學秘書的職業自豪感，使其積極投身于工作中。

（二）制定教學秘書崗位準入機制

對于高校的教學管理工作來說，教學秘書無疑發揮著十分重要的作用，一方面保證了教學活動的順利進行，另一方面保障了教學質量。因此，對于教學秘書的聘用，高校不可放低標準，要注重考核教學秘書的管理思想、專業素質、創新意識以及服務意識等。

（三）教學秘書要注重自我完善

1.思想素質。首先，作為教學管理的主要執行者實施者，教學秘書要端正自身的政治方向，并提高自身的職業道德水平，認真細致的做好日常的工作，避免因出現教學事故而擾亂了教學秩序。除此之外，鑒于教學秘書工作的特點，教學秘書切不可以有得過且過、敷衍塞責的思想，全心的為教學管理部門以及全體師生提供優質的服務。

2.心理素質。高校教學秘書工作十分的繁雜，極容易使教學秘書產生職業倦怠。因此，為了提升教學秘書工作的效率，教學秘書要善于進行自我心理調節，積極向上的面對工作中的難題，并在崗位中充分實現自身的價值。

3.能力素質。高校教學秘書工作是一項兼具了復雜性與系統性的工作，所涉及的內容眾多，對于教學秘書的能力素質要求較高，尤其對教學秘書的學習能力、溝通表達能力以及規劃能力要求較高，究其原因是，教學秘書只有善于學習，不斷的豐富與完善自身的知識面，才能夠在工作中運用最新的教學管理思想，從而保障工作質量與效率。此外，教學秘書工作平時要處理多種關系，要求教學秘書具備良好的溝通表達能力，這樣有利于處理各種問題，避免溝通中引發矛盾。

結語：綜上所述，教學秘書作為高校教學管理的基層工作人員要認識到自身工作的重要性，在平時的工作之中積極探索與總結新的工作方式，認真的做好本職工作，不斷的提高管理水平與能力，從而為推進高校發展邁向更高的一個臺階打下堅實基礎。