事業單位檔案裝訂整理工作研究

高秀波

摘 要：隨著事業單位的發展，檔案管理工作受到廣泛重視，在信息管理的情況下，需要做好檔案裝訂整理工作，利用科學的方式對其進行處理，提高檔案管理工作質量，發揮現代化檔案管理工作作用，滿足其實際發展需求。

關鍵詞：事業單位 檔案裝訂 整理工作

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）11-00-01

在事業單位檔案裝訂整理期間，相關機構需要制定全過程的整理方案，在裝訂之前，需要做好準備工作，按照相關要求，提高工作成效，且需要科學選擇檔案裝訂方式，提高工作質量與可靠性。

一、做好準備工作

在對事業單位檔案進行裝訂之前，需要做好準備工作，按照相關要求對其進行處理。首先，需要認真檢查大頭針與訂書針的使用質量，及時發現其中存在的銹蝕問題，采取有效措施解決問題，其次，需要認真核對文件頁面情況，以免出現漏頁或是倒置的現象，提高文字的清晰度與可靠性。同時，需要對紙張破損情況進行分析，采取有效措施補救，以此提高檔案裝訂工作效果。最后，需要對文件整齊性進行嚴格控制，然后利用鐵夾暫時固定[1]。

二、科學選擇裝訂整理方法

在對事業單位檔案進行裝訂整理的過程中，需要科學選擇工作方式，提高工作質量，達到預期的整理目的。在對文件進行裝訂之前，需要做好定稿與正文檢查工作，提高工作質量。例如：對文件內容進行審批，及時發現其中存在的準確性問題，采取有效措施解決問題，滿足其實際發展需求。且在實際工作中，需要根據檔案裝訂整理要求對其進行處理，以免出現掉頁的現象。

第一，盒裝方式。在應用此類方式的過程中，需要對檔案材料進行全面的分析，合理整理不可以裝訂的物質，例如：錦旗、印章等，將各類檔案直接放置在盒子之內，以便于對其進行收藏[2]。

第二，機械方式。在應用機械方式的過程中，需要利用專門的裝訂機械設施對其進行處理，按照相關要求，對文件材料邊緣區域1cm的位置進行固定，使得文件可以固定在一起。此類方式為常用裝訂法，在單位歸檔檢查期間，可以利用機械裝訂方式，對其進行全面的處理，以此提高裝訂工作質量。在實際裝訂期間，可以對5頁-10頁厚度的檔案材料進行處理，但是，在使用期間，經常會因為訂書釘生銹出現問題，因此，需要利用不銹鋼書釘對其進行處理，以免影響文件復印與掃描效果[3]。

第三，黏貼方法。在應用黏貼方法的過程中，相關人員可以利用傳統的膠水或是粘合劑對其進行處理，將文件黏貼在一起，常用于5頁以內較少的文件材料裝訂工作中，在實際處理期間，需要沿著文件邊緣刷2mm左右的膠水對其進行固定處理，可以有效提高粘結工作效果。

第四，線裝方法。在應用線裝方式的過程中，需要對檔案進行全面的固定處理，使用針式裝訂機械設施對其進行打孔處理，利用“三孔一線”的方式進行固定處理。此類方式常用于10頁左右的文件裝訂工作中，在此期間需要注意的是，不可以采取普通的裝訂機對其進行處理，以免影響其工作質量[4]。

第五，縫紉方式。對于厚度為5頁以上的文件而言，可以利用縫紉機對其進行處理，沿著裝訂線位置開展縫紉工作，在此期間，需要注意將縫紉機的針腳調整到最大范圍，以免因為針腳過密損壞文件紙張。

第六，塑釘方法。在對檔案進行裝訂的過程中，可以利用塑釘方式對文件進行打孔處理，然后穿上塑料螺釘開展緊固處理工作，使用此類方式，需要利用三種顏色的螺釘對其進行區分處理，對于永久檔案、長期檔案與短期檔案進行劃分。但是，在采用此類方式的過程中，會受到塑料釘壽命的影響，出現難以解決的裝訂問題，因此，相關人員需要對其進行妥善處理。

三、事業單位檔案歸檔編排裝訂方式

在事業單位實際發展的過程中，相關機構需要做好檔案歸檔編排處理工作，按照相關要求，全面審核工作內容，提高檔案裝訂工作成效。

1.歸檔排列

在檔案歸檔編排的過程中相關人員需要對年度檔案進行分類處理，對于各類保管類型的文件，需要按照等級對其進行處理，提高定位排列工作質量，在此期間，需要對每年的檔案進行排序處理，以便于開展相關查找活動。同時，工作人員可以按照時間先后、工作內容等排列順序，科學安排文件裝訂工作，對于一些共屬文件而言，需要做好管理與控制工作，提高文件裝訂工作效果。同時，需要對檔案完整性進行全面控制，利用科學方式對其進行處理，及時發現檔案完整性問題，采取有效措施解決問題，以此提高檔案裝訂工作效果。

2.編號與標識的處理

檔案分類期間，需要利用統一的編號對其進行處理，例如：漢語拼音、阿拉伯數字等，在一定程度上，需要對各類檔案進行全面的規劃設計，提高檔案裝訂工作效果，滿足其實際發展需求。同時，在檔案裝訂期間，需要總結工作規律，明確相關工作要求，提高工作質量[5]。

3.檔案編目方式

在對檔案進行編目的過程中，工作人員需要將其劃分成為：黨政方面的材料、行政方面的材料，利用科學的方式對其進行處理，在編排流水號之后，科學開展相關管理工作，提高檔案裝訂工作效果。

4.編頁號與編盒號

在實際工作期間，需要按照檔案頁數對其進行標注處理，在歸檔期間，按照相關要求，科學開展編號工作，提高頁面編號工作成效。同時，需要對各類檔案盒進行號碼的編制，及時發現其中存在的問題，采取有效措施解決問題，逐漸提高系統的建設質量。

5.計算機儲存方式

相關機構需要科學應用計算機儲存方式，對于檔案數據、頁碼等信息，進行全面的儲存，發揮現代化計算機儲存技術的作用。同時，在實際儲存期間，裝訂管理人員需要完善工作機制，全面分析相關工作內容，提高計算機儲存工作效果。

結語

在我國事業單位實際發展的過程中，相關機構需要科學應用檔案裝訂整理方式，按照相關工作要求，對其進行全面的整理與管控，及時發現檔案整理中存在的問題，采取有效措施解決問題，滿足其實際發展需求。

參考文獻

[1]張薇.淺談事業單位檔案裝訂整理工作[J].科技創新導報，2012（36）：202.

[2]霍麗杰.人事檔案管理工作探析[J].黑龍江史志，2015（10）：68.

[3]靖冬超.事業單位人事檔案管理信息化建設與改革[J].環球市場信息導報，2013（19）：46.

[4]龍建強.新版《歸檔文件整理規則》修訂內容淺析[J].機電兵船檔案，2016（1）：44-45.

[5]王軍.淺議如何規范行政事業單位會計檔案整理工作[J].交通財會，2011（12）：69-73.endprint