提高辦公室檔案管理工作效率的思考

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摘 要：隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法使社會(huì)的發(fā)展需求得以滿足。針對(duì)這樣的情況，在辦公室檔案管理工作中需要合理的應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，這樣不但可以有序化的進(jìn)行管理工作，同時(shí)對(duì)各部門的工作還具有一定的推動(dòng)作用。但是當(dāng)前在辦公室檔案管理工作中還存在一些問題，對(duì)其造成不利影響。因此本文主要是對(duì)辦公室檔案管理工作效率的提高進(jìn)行了具體的研究。

關(guān)鍵詞：辦公室 檔案管理工作 效率

中圖分類號(hào)：G64 標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2017）11-00-01

前言

辦公室檔案管理工作對(duì)單位各項(xiàng)工作開展都有重要的作用。當(dāng)前隨著科技的不斷發(fā)展，各個(gè)領(lǐng)域逐漸普遍應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，傳統(tǒng)的辦公室檔案管理方式已經(jīng)無法使社會(huì)發(fā)展的需求得以滿足[1]。所以只有在辦公室檔案管理工作中合理的使用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，才能將工作效率不斷提高。因此具體研究辦公室檔案管理工作效率的提高具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、當(dāng)前辦公室檔案工作管理中存在的不足

1.淡薄的管理觀念

當(dāng)前，許多單位沒有充分的意識(shí)到檔案管理工作的重要性，沒有重視檔案管理工作，這樣造成的一種現(xiàn)象是檔案管理具有混亂性，從而給單位的一些工作，如審計(jì)核查等造成不利影響，而且單位許多損失都是因?yàn)闆]有到位的管理檔案造成的。另外部分管理檔案的工作人員具有淡薄的管理觀念，而且沒有專業(yè)的管理水平，甚至許多單位的檔案管理工作都是由兼職人員來負(fù)責(zé)的，由于其沒有專業(yè)的管理能力，無法明確檔案的價(jià)值，從而無法繼續(xù)進(jìn)行檔案管理工作。

2.不健全的管理制度

檔案的分類、保管期限和查閱規(guī)定等都是檔案管理制度中包括的內(nèi)容，其將檔案從產(chǎn)生都結(jié)束的整個(gè)過程都涵蓋其中，所以單位領(lǐng)導(dǎo)一定要高度重視檔案管理制度的建設(shè)[2]。但是當(dāng)前部分單位領(lǐng)導(dǎo)人員由于具有忙碌的工作，從而使其沒有重視辦公室檔案的管理工作，而且對(duì)相關(guān)的檔案管理制度和單獨(dú)的檔案資料室都沒有建立，這導(dǎo)致工作人員也不重視檔案管理工作，從而對(duì)檔案的處理工作造成不利影響。

3.管理人員沒有統(tǒng)一的專業(yè)水平

檔案管理工作具有很強(qiáng)的綜合性，雖然大部分單位逐漸開始重視檔案管理工作，將檔案管理人員的數(shù)量不斷增加。但是由于檔案管理部分缺少專業(yè)的管理人員，而且優(yōu)秀的檔案管理人才更加稀少。在這樣的情況下，有的單位的檔案管理工作只能由沒有工作經(jīng)驗(yàn)的人員來負(fù)責(zé)，由于這些工作人員沒有足夠的專業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)，因此其在管理過程中經(jīng)常會(huì)存在不同的管理意見。

4.落后的管理方式

現(xiàn)代化信息管理中存在的最大的問題主要是辦公室檔案落后的管理方式，由于其一直對(duì)傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行使用，從而使其存在一些問題，如較低的工作效率和不到位的管理等[3]。隨著信息的進(jìn)一步發(fā)展，檔案具有更多的類型，也加大了檔案管理工作的難度，所以需要用更高的標(biāo)準(zhǔn)要求管理人員的素質(zhì)和管理方式，如果在記錄和管理中繼續(xù)使用傳統(tǒng)的管理方式，則加大工作量，同時(shí)還會(huì)存在一些其他問題。

二、辦公室檔案管理工作效率提高的對(duì)策

1.將思想觀念進(jìn)行改正

1.1單位領(lǐng)導(dǎo)人員首先要對(duì)檔案管理工作重視起來，將單位綜合管理水平不斷加強(qiáng)。在工作的謀劃和實(shí)施中要對(duì)檔案管理工作不斷的強(qiáng)調(diào)。1.2對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)考核力度要不斷加大，將獎(jiǎng)懲制度進(jìn)一步完善，對(duì)管理人員的工作要重視，將更多的有利條件提供給管理人員，這樣既可以監(jiān)督管理人員的工作，同時(shí)使管理人員的壓力不斷增加，使其能夠?qū)⑺枷胗^念及時(shí)改正，從而可以對(duì)檔案管理工作重視起來，進(jìn)而提升工作效率。

2.將管理制度不斷完善

單位內(nèi)部管理制度的框架是由檔案管理制度、財(cái)務(wù)管理制度、人事管理制度和行政管理制度共同支撐起來的，由此可知檔案管理制度的重要性。所以單位要不斷完善檔案管理的制度，要根據(jù)單位的實(shí)際情況制定檔案管理制度，將外部的業(yè)務(wù)流程和內(nèi)部組織架構(gòu)要全面梳理，從而使檔案的管理工作與內(nèi)部管理的需求相符合[4]。完整性是檔案管理制度要具備的，不但要求硬件管理工作，也要規(guī)范軟件管理工作，同時(shí)要將檔案管理制定的重點(diǎn)凸顯出來：2.1要合理的分類檔案，對(duì)檔案的保管期限及時(shí)明確；2.2對(duì)檔案材料的規(guī)范各和時(shí)限要明確；2.3將檔案的使用價(jià)值和范圍及時(shí)的明確。

3.對(duì)專業(yè)化的人才進(jìn)行培養(yǎng)

3.1要定期培養(yǎng)檔案管理人員的工作，使其專業(yè)水平不斷提高；3.2對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)要不斷強(qiáng)化，可以通過輪崗交流和跟班鍛煉等形式將其對(duì)檔案材料的辨識(shí)能力不斷提高；3.3對(duì)專業(yè)的機(jī)構(gòu)要積極的引進(jìn)，從而可以評(píng)價(jià)和和指導(dǎo)單位的檔案管理工作，同時(shí)可以客觀的考核管理人員的工作水平，利用這些方式培養(yǎng)專業(yè)化的人才，將工作效率提高。

4.充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

4.1要利用自動(dòng)獲取和主觀識(shí)別的方式收集檔案，將檔案管理人員的工作量減少，使工作效率不斷提高。4.2同時(shí)使用紙質(zhì)與電子版的檔案，這樣不但加強(qiáng)檔案的安全性，同時(shí)可以利用數(shù)據(jù)庫(kù)的形式對(duì)檔案進(jìn)行保管。4.3對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)合理的應(yīng)用，將分層級(jí)授權(quán)查詢的檔案使用系統(tǒng)建立起來，將電子檔案室的集散和分享功能充分發(fā)揮出來，從而可以將工作效率大大提高。

結(jié)論

由此可見，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，單位也不斷完善內(nèi)部的運(yùn)行管理體系，而且內(nèi)部管理的重要環(huán)節(jié)之一主要是辦公室檔案管理工作，單位業(yè)務(wù)工作受到辦公室檔案管理工作效率的影響，所以一定要將辦公室檔案管理工作的效率不斷提高，要將思想觀念進(jìn)行改正、將管理制度不斷完善、對(duì)專業(yè)化的人才進(jìn)行培養(yǎng)和充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過這些方法不斷提高辦公室檔案管理工作的效率。

參考文獻(xiàn)

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