提高辦公室檔案管理工作效率的思考

張云峰

摘 要：隨著我國科學技術的不斷發展，傳統的檔案管理模式已經無法使社會的發展需求得以滿足。針對這樣的情況，在辦公室檔案管理工作中需要合理的應用網絡信息化技術，這樣不但可以有序化的進行管理工作，同時對各部門的工作還具有一定的推動作用。但是當前在辦公室檔案管理工作中還存在一些問題，對其造成不利影響。因此本文主要是對辦公室檔案管理工作效率的提高進行了具體的研究。

關鍵詞：辦公室 檔案管理工作 效率

中圖分類號：G64 標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）11-00-01

前言

辦公室檔案管理工作對單位各項工作開展都有重要的作用。當前隨著科技的不斷發展，各個領域逐漸普遍應用網絡信息化技術，傳統的辦公室檔案管理方式已經無法使社會發展的需求得以滿足[1]。所以只有在辦公室檔案管理工作中合理的使用網絡信息化技術，才能將工作效率不斷提高。因此具體研究辦公室檔案管理工作效率的提高具有重要的現實意義。

一、當前辦公室檔案工作管理中存在的不足

1.淡薄的管理觀念

當前，許多單位沒有充分的意識到檔案管理工作的重要性，沒有重視檔案管理工作，這樣造成的一種現象是檔案管理具有混亂性，從而給單位的一些工作，如審計核查等造成不利影響，而且單位許多損失都是因為沒有到位的管理檔案造成的。另外部分管理檔案的工作人員具有淡薄的管理觀念，而且沒有專業的管理水平，甚至許多單位的檔案管理工作都是由兼職人員來負責的，由于其沒有專業的管理能力，無法明確檔案的價值，從而無法繼續進行檔案管理工作。

2.不健全的管理制度

檔案的分類、保管期限和查閱規定等都是檔案管理制度中包括的內容，其將檔案從產生都結束的整個過程都涵蓋其中，所以單位領導一定要高度重視檔案管理制度的建設[2]。但是當前部分單位領導人員由于具有忙碌的工作，從而使其沒有重視辦公室檔案的管理工作，而且對相關的檔案管理制度和單獨的檔案資料室都沒有建立，這導致工作人員也不重視檔案管理工作，從而對檔案的處理工作造成不利影響。

3.管理人員沒有統一的專業水平

檔案管理工作具有很強的綜合性，雖然大部分單位逐漸開始重視檔案管理工作，將檔案管理人員的數量不斷增加。但是由于檔案管理部分缺少專業的管理人員，而且優秀的檔案管理人才更加稀少。在這樣的情況下，有的單位的檔案管理工作只能由沒有工作經驗的人員來負責，由于這些工作人員沒有足夠的專業知識和工作經驗，因此其在管理過程中經常會存在不同的管理意見。

4.落后的管理方式

現代化信息管理中存在的最大的問題主要是辦公室檔案落后的管理方式，由于其一直對傳統的管理方式進行使用，從而使其存在一些問題，如較低的工作效率和不到位的管理等[3]。隨著信息的進一步發展，檔案具有更多的類型，也加大了檔案管理工作的難度，所以需要用更高的標準要求管理人員的素質和管理方式，如果在記錄和管理中繼續使用傳統的管理方式，則加大工作量，同時還會存在一些其他問題。

二、辦公室檔案管理工作效率提高的對策

1.將思想觀念進行改正

1.1單位領導人員首先要對檔案管理工作重視起來，將單位綜合管理水平不斷加強。在工作的謀劃和實施中要對檔案管理工作不斷的強調。1.2對檔案人員的業務考核力度要不斷加大，將獎懲制度進一步完善，對管理人員的工作要重視，將更多的有利條件提供給管理人員，這樣既可以監督管理人員的工作，同時使管理人員的壓力不斷增加，使其能夠將思想觀念及時改正，從而可以對檔案管理工作重視起來，進而提升工作效率。

2.將管理制度不斷完善

單位內部管理制度的框架是由檔案管理制度、財務管理制度、人事管理制度和行政管理制度共同支撐起來的，由此可知檔案管理制度的重要性。所以單位要不斷完善檔案管理的制度，要根據單位的實際情況制定檔案管理制度，將外部的業務流程和內部組織架構要全面梳理，從而使檔案的管理工作與內部管理的需求相符合[4]。完整性是檔案管理制度要具備的，不但要求硬件管理工作，也要規范軟件管理工作，同時要將檔案管理制定的重點凸顯出來：2.1要合理的分類檔案，對檔案的保管期限及時明確；2.2對檔案材料的規范各和時限要明確；2.3將檔案的使用價值和范圍及時的明確。

3.對專業化的人才進行培養

3.1要定期培養檔案管理人員的工作，使其專業水平不斷提高；3.2對檔案管理人員的綜合素質要不斷強化，可以通過輪崗交流和跟班鍛煉等形式將其對檔案材料的辨識能力不斷提高；3.3對專業的機構要積極的引進，從而可以評價和和指導單位的檔案管理工作，同時可以客觀的考核管理人員的工作水平，利用這些方式培養專業化的人才，將工作效率提高。

4.充分利用網絡技術

4.1要利用自動獲取和主觀識別的方式收集檔案，將檔案管理人員的工作量減少，使工作效率不斷提高。4.2同時使用紙質與電子版的檔案，這樣不但加強檔案的安全性，同時可以利用數據庫的形式對檔案進行保管。4.3對信息網絡技術合理的應用，將分層級授權查詢的檔案使用系統建立起來，將電子檔案室的集散和分享功能充分發揮出來，從而可以將工作效率大大提高。

結論

由此可見，隨著我國經濟和科技的發展，單位也不斷完善內部的運行管理體系，而且內部管理的重要環節之一主要是辦公室檔案管理工作，單位業務工作受到辦公室檔案管理工作效率的影響，所以一定要將辦公室檔案管理工作的效率不斷提高，要將思想觀念進行改正、將管理制度不斷完善、對專業化的人才進行培養和充分利用網絡技術，通過這些方法不斷提高辦公室檔案管理工作的效率。

參考文獻

[1]涂嬌麗.提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業務，2012（02），15：149-150.

[2]何艷秋.提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].經營管理者，2016（05），06：267.

[3]陳騫.提高辦公室檔案管理工作效率的思考[A].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院.“決策論壇——決策科學化與民主化學術研討會”論文集（下）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院：，2017（08）：1.

[4]李冰巖.提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].現代經濟信息，2013（12），16：46.