新時期鄉鎮政府檔案管理信息化服務工作研究

李章寧

摘要：信息化技術的應用是當前鄉鎮政府檔案管理工作的必然趨勢，能夠全面提高檔案管理水平。近年來，我國許多鄉鎮政府的檔案管理已經完成了信息化服務的轉型，提高了信息化服務的質量。本文首先概述了鄉鎮政府檔案的基本理論，然后分析了檔案信息化管理的優越性，最后提出了優化鄉鎮政府檔案管理信息化建設的策略。

關鍵詞：鄉鎮政府；檔案管理；信息化服務

1 引言

鄉鎮政府檔案涉及到鄉鎮中方方面面的各種資料信息，是鄉鎮政府工作的重要信息資源。科學技術的發展推動著鄉鎮政府檔案管理向著信息化的方向發展，信息化服務建設已經成為鄉鎮政府工作的重點之一。

2 鄉鎮政府檔案

2.1 鄉鎮政府檔案概述

鄉鎮政府檔案指的是鄉鎮機關在管理鄉鎮公共事務的過程中所形成的具有保存價值的文字、圖表、錄音錄像等多種形式的歷史記錄。其功能有：一是記錄行政事務的事實情況，形成最原始的記錄；二是化解矛盾，鄉鎮政府工作人員可以利用檔案解決糾紛；三是幫助了解歷史，鄉鎮政府檔案能夠幫助人們了解鄉鎮發生的歷史事務。

鄉鎮政府檔案的特點主要表現在三個方面：其一，鄉鎮政府檔案來源廣泛，檔案中既包含鄉鎮政府本身的信息，也包括鄉鎮中的私營企業、農村基層組織等的信息；其二，鄉鎮政府檔案包含的內容豐富，鄉鎮工作中涉及到方方面面的內容，如人口、土地、山林等；其三，鄉鎮政府檔案管理分散，由于受到資金、技術等方面的因素影響，未對檔案進行集中統一的管理。

2.2 鄉鎮政府檔案的重要性

第一，鄉鎮政府檔案是對鄉鎮政府歷史工作情況的記錄，是考察鄉鎮政府的重要依據。作為重要的參考資料，鄉鎮政府檔案是在日積月累的工作實踐中形成的，如果遺失，可能會難以恢復。

第二，鄉鎮政府檔案是宣傳的重要素材。當前，我國的檔案管理工作已經進入了新階段，鄉鎮政府應當將解放思想、改革創新作為政府工作的重點，檔案也應當成為宣傳這種重要精神的素材。

第三，檔案在基層發揮著重要的作用，檔案管理工作是政府事業發展的重要基礎。檔案直接記錄著鄉鎮政府的工作和人們的生活，通過對檔案的研究，可以了解到鄉鎮人民的生活、工作狀況，更反映著整個鄉鎮發展水平的高低。

3 檔案信息化管理優越性

3.1 有利于檔案資料的永久保存

傳統檔案管理模式下，檔案通常是以紙質的形式保存的，而紙質檔案容易受到各種客觀環境因素的影響，一旦出現不利于保存檔案的環境狀態，紙質檔案就會受到嚴重的影響，如發霉、腐爛等，很難被長期保存下來，甚至導致其中的重要檔案信息缺失，無法復原。

3.2 方便鄉鎮政府管理檔案信息

傳統檔案管理模式下，檔案管理人員需要對一大堆的紙質資料進行分類、編號并整理成冊，這是一項復雜而又繁重的工作。實現檔案管理信息化之后，檔案管理人員可以采用信息化技術將檔案資料分門別類，減輕了工作負擔，節省了時間和精力，而且在查詢相關資料的時候，只需要輸入關鍵詞就能找到想要的檔案信息，更加方便快捷。

3.3 轉變了檔案管理方式

傳統檔案管理方式是工作人員將檔案按照編號分別存放于不同的檔案柜內，實現信息化管理之后，工作人員就可以運用網絡技術，將檔案信息以電子錄入的形式保管于信息設備或者信息軟件當中，實現了檔案管理職能由保存、運用到信息采集、存儲、管理、利用等的轉變，推動了鄉鎮政府的發展。

4 優化鄉鎮政府檔案管理信息化建設的策略

4.1 樹立信息化服務理念

在檔案管理信息化的過程中，勢必會形成大量的檔案信息資源，信息服務的要求會隨著信息用戶的增加而不斷提高。因此，鄉鎮政府檔案管理人員應當牢固樹立信息化服務工作理念。檔案管理人員應當通過各種方法和合法渠道采集信息，并進行深入分析，了解人們的實際需求，有針對性地提出不同的服務類型和服務內容，有計劃地發掘網絡信息資源，將這些信息整理成信息文件，為建設專門的信息服務平臺打好基礎，便于信息需求者更快捷地獲取信息。

4.2 加大對檔案管理信息化的投入

在檔案管理信息化的建設過程當中，基礎設施的投入是十分有必要的。首先在資金投入上，鄉鎮政府應當積極響應國家的號召，實行專款專用，將資金實際應用到信息化建設上去；其次，在信息設備的投入上，鄉鎮政府應當及時引進先進的計算機設備，對現有的設備進行系統的更新換代，將現代化的信息設備和信息技術應用到檔案管理工作中；最后，在信息軟件的投入上，鄉鎮政府應當重視對現有檔案管理軟件的更新和升級，提高軟件的性能和存儲容量，并做好病毒查殺工作，保證檔案信息的安全。

4.3 重視高素質檔案管理人才的培養

檔案管理人員是信息化服務工作的主要力量，培養一批具備高素質的、掌握信息化技術的人才，對鄉鎮政府檔案管理工作來說具有重大意義。只有檔案管理人員的素質提高了，檔案管理信息化服務的質量才會得到有效的提升。針對檔案管理人員素質普遍不高的情況，鄉鎮政府應當注重引進一批信息化技術水平高的人才，同時培養現有的檔案管理人員，使他們掌握先進的檔案管理知識和技能，不斷提高他們的工作效率和水平。

4.4 建立健全檔案信息化管理制度

檔案信息化管理制度是鄉鎮政府檔案管理工作的重要依據和保障。在鄉鎮政府中，明確各部門的職責和分工，將責任落實到具體的個人，細化檔案管理工作規范，明確檔案管理的目標。同時，將鄉鎮政府管理信息化服務水平的高低計入管理人員的績效考核中，督促他們提高自身的工作效率和質量。

參考文獻：

[1] 努爾巴合提·葉山拜.鄉鎮政府檔案管理信息化服務工作芻議[J]，檔案管理，2015（06）：13。