基于業財一體化的采購活動大會計研究

（博士生導師），（博士生導師），

基于業財一體化的采購活動大會計研究

程平1，2，3（博士生導師），施先旺2，3（博士生導師），萬章浩1，2

大數據、云會計等信息技術的快速發展與應用為業財一體化提供了良好的技術支撐。在分析采購活動業務流、資金流和信息流的理論基礎上，構建了基于業財一體化的采購活動大會計模型，并從財務會計、管理會計應用及業財一體化管控平臺等角度分析該模型的具體應用及價值，以期為大數據環境下企業采購活動管理提供理論參考與實務指導。

大會計；業財一體化；采購活動；大數據；云會計

一、引言

我國財政部于2016年6月頒布的《管理會計基本指引》明確提出，單位應以業務流程為基礎，利用管理會計工具，推動財務與業務等的有機融合，及時、高效地為決策、控制、評價活動提供有用信息。大會計是以大數據、云會計等現代信息技術為支撐，將企業經營中的財務會計、管理會計、會計信息化進行深度融合，實現“業務即會計、會計即業務”的大戰略目標。基于業財一體化的采購活動大會計在采購業務信息獲取、數據處理和應用價值等方面具有強大的優勢，能夠充分挖掘和整合采購活動中生成的海量信息，全面支持財務會計、管理會計、采購業務管控等關鍵性工作，進而提升管理效率和水平。

在業財一體化進程中，對財務會計、管理會計和會計信息化三者融合的研究一直都是學術界和實務界的熱點。蔡立新等（2016）全面梳理了現代信息技術環境下財務會計與管理會計的融合框架，認為借助信息系統有助于財務會計與管理會計的高度一體化。孫寶軍等（2010）基于物資采購管理信息系統的設計目標和主要功能，重點研究了資金流、物流和信息流在信息系統中的融合過程。朱錦亮等（2017）在大數據環境下分析了管理會計體系所發生的重大變革，并從數據資產、業財一體化等方面構建了管理會計體系，認為大數據等技術發展對管理會計應用與業財一體化帶來了重大影響。施先旺（2014）采用會計沙盤對企業經濟業務所導致的資金運動進行了全程模擬，形象生動地反映了企業資金流動，真正實現了資金流、業務流和信息流的深度融合。

綜上所述，目前采購活動的業財一體化研究主要集中在業務流、資金流和信息流三者融合過程上，而結合大數據、云會計等信息技術，從財務會計、管理會計和會計信息化融合的角度進行業務流、資金流和信息流三流合一的相關研究還較少。實際上，通過運用大數據、云會計等技術整合采購活動中產生的財務信息和業務信息，有效實現財務會計、管理會計、會計信息化三者深度融合，從而真正實現采購活動業務流、資金流和信息流三流合一，為企業采購活動風險管控、管理與決策等提供高質量的數據，可以實現采購業務的全流程、常態化風險管控。鑒于此，本文在分析采購活動業務流、資金流和信息流三流合一的理論基礎上，構建了基于業財一體化的采購活動大會計模型，并在此基礎上搭建了采購業務管控平臺，進一步分析了其理論價值及具體應用。

二、采購活動業務流、資金流、信息流的理論分析

采購活動是企業生產經營的物資準備階段，主要是利用企業籌集的資金購買勞動資料和勞動對象，包括購買日常生產所需原材料、包裝物等物資。采購活動涉及業務處理、資金結算和采購信息采集等內容，借助大數據、云會計等信息技術，實現采購活動信息全流程、常態化的采集與存儲。

（一）采購活動的業務流分析

企業根據生產計劃，及時制定出準確的采購計劃，下達采購訂單；采購訂單經審核后，執行采購活動，到貨驗收并入庫；根據采購入庫單和采購發票進行采購費用分配和入庫核算。采購活動具體流程主要分為以下幾個步驟：

1.制訂采購計劃。根據企業日常生產經營活動安排和物資市場供求情況，基于企業物資的使用期、用途、庫存數量等信息，對物資采購活動做出符合企業生產經營的安排和部署。一般來說，采購計劃可以按照計劃期、物資使用方向、物資自然屬性等進行制訂。

2.生成采購訂單。各部門根據采購物資名稱、規格型號、采購數量、需求日期等信息填寫并錄入采購訂單，經主管人員審核后，生成采購訂單。

3.執行采購單。采購業務人員根據采購市場價格和供應商信用，向供應商下達采購訂單。采購人員根據物資價格、規格型號、交貨日期、供應商信用等選擇合適的供應商，并與合格供應商達成交易協議，然后由供應商提供物資。

4.采購驗收入庫。當訂購物資從供應商處抵達企業后，倉庫管理人員根據采購訂單和采購合同的物資要求對物資進行驗收入庫。入庫之后，倉管人員直接填寫采購入庫單，倉管人員還可以依據采購訂單、采購發票直接制作采購入庫單。

5.采購付款。會計人員根據采購訂單文件和驗收報告中的物資采購記錄，與發票進行比對并核算。若入庫物資與實際數量、價格相符，則由會計人員制作付款憑證。

（二）采購活動的資金流分析

采購活動資金流貫穿于貨幣資金轉變為生產儲備物資的全過程。企業采購資金進入商品流通市場后，會發生資金的價值轉移和形態變化。隨著采購活動的開展，資金由貨幣形態轉為物資形態。采購活動中的基本資金運動從銀行存款等貨幣形態轉為原材料等形態，同時資金在不斷的運動中實現價值轉移。

由于階段性配比原則會對資金運動產生影響，在采購活動中通常存在錢貨兩清、預付、賒購等三種商業模式。其中，錢貨兩清是指在供應商物資到達企業并驗收入庫時支付貨款，資金流體現為銀行存款經過物資市場流通轉化為原材料。預付是指企業按照與供應商簽訂的合同規定，預先支付給供應商的款項。這時，銀行存款先轉化為預付賬款，當供應商按期提供物資時，最終轉化為原材料。賒購是指企業以分期付款或延期付款的方式購買物資，通過應付賬款、應付票據來反映企業賒購而未支付的款項。企業的銀行存款先轉化為應付賬款或應付票據，在收到物資時轉化為原材料。

（三）采購活動的信息流分析

信息流是采購活動中各個流程傳遞的信息，滿足各層次的信息需求，反映業務流和資金流的運動狀態。采購活動的信息流主要包括采購計劃、采購訂單、采購付款、供應商信用等流程中產生的信息。

采購計劃信息包括年度采購計劃、商品采購成本、直接人工、原材料、銷售預測、預計采購數量、物料清單、質量標準、驗收標準、物資類型、物資名稱等；采購訂單信息包括供應商、交貨日期、物資編碼、物資名稱、規格、單位、數量、原始單位、折扣率、金額、部門、業務員、聯系人、單號等；采購付款信息包括供應商、采購訂單號、本次付款金額、付款方式、發票號、開單日期、開單人、審核日期、付款單號、發票號、累計未付金額等；供應商信用信息包括采購次數、采購單號、采購物資、預定交貨日、實際交貨日、延遲日、購買數量、購買金額、抽樣數量、品質不良記錄、退貨記錄、編號等。

采購活動是特定的采購信息有方向性地輸入和輸出。如在采購訂貨流程中，采購員向供應商發出采購訂單及采購文件，供應商按采購訂單中的采購需求與采購員進行商議，最終簽訂采購合同。采購員向供應商發出采購訂單的過程，其實質是采購流程中信息流的傳遞過程。

三、采購活動大會計模型構建

傳統的財務模式偏重財務數據的核算與分析，導致業務數據和財務數據相互分離，財務與業務未能充分融合，無法支持企業全面、精準的管控。“會計沙盤模型”全面反映了企業資金運動，真正實現了業務流、資金流和信息流的完美融合。“會計沙盤模擬”的三流融合理念推進了財務會計、管理會計、會計信息化三者相結合，進而推動大會計理論體系的發展與應用。

（一）大會計模型構建的理論分析與假設

依托信息化技術，以企業經濟業務活動為基礎，通過對資金運動、業務流程和數據信息進行有效融合，為企業提供全面、完整的信息。業務事件發生時，業務數據通過業務系統進行分類匯總，財務數據經過數據校驗與映射轉換后，通過應收、應付、總賬等接口加載進入財務系統。最終將業務數據和財務數據集中于大數據中，根據財務信息與業務信息的匹配規則，實現業務和財務的有機融合。

“會計沙盤模型”以沙代表會計主體的資金，以沙堆和沙坑容積的變化形象地模擬同一會計主體在經濟業務活動中的資金運動方向和數量。圖論使用點代表事物，點與點的連線代表事物兩者之間的某種特定關系（黃平生，2013）。

圖1 基于業財一體化的采購活動大會計模型

基于圖論的理論思想，采購活動的會計圖用頂點表示大會計模型中的各會計項目，用線段表示各會計項目之間的借貸關系，頂點與線段之間保持著一定關系。兩個會計項目之間用帶有箭頭的線條連接，表示資金從一個會計項目端點流向另一個端點，一個端點資金流出量與另一個端點資金流入量的金額相等，并使連接兩個端點的有向邊上的流量等額增加。箭標的箭頭指向該會計項目的借方項目，箭尾連接貸方項目。在企業采購活動中，每一筆經濟業務引起的資金運動都可以用圖論的方式形象生動地表現出來。業務流對應的資金流通過會計圖映射到資金運動的節點，業務流和資金流的數據信息最終下沉到信息層中，實現“三流合一”，由此演繹出采購活動大會計模型。

（二）基于業財一體化的采購活動大會計模型構建

采購活動大會計模型包括業務層、資金層和信息層等三個層級，如圖1所示。業務層反映了采購活動全過程，是整個模型構建的基礎，為資金層和信息層提供重要的信息來源；資金層可視化展示了采購活動從資金支付到原材料入庫全流程的資金運動，采購業務每個環節涉及的資金自動映射到資金層的會計項目，進行采購資金記錄和賬務處理；業務層和資金層的所有數據最終沉淀到信息層中，存儲于采購活動大會計數據庫，為后期的采購管理與決策提供信息。從三個層級的關系來看，采購活動大會計模型的業務層、資金層和信息層通過全流程關鍵業務節點的業務、資金和數據呈現一一映射關系。業務層中關鍵節點涉及資金運動時，會映射到資金層中的會計項目；其他非資金信息，包括采購供應商信息、采購數量、采購時間等重要信息會映射到信息層中的數據處理和存儲環節。

1.業務層。業務層為采購活動的管理會計應用提供可視化的全流程展示，直觀清晰地表達了采購活動各關鍵業務環節之間的作業順序、業務關系和采購業務環節信息流向。采購業務流程包括填寫采購單、采購單審核并記賬、填寫付款單、生成采購單、填寫入庫單等關鍵業務環節。各部門填制采購單，經審核通過后生成采購訂單，物資到達倉庫后倉管人員填寫入庫單，會計人員根據入庫單和采購發票填寫付款單。采購活動全過程中生成的采購單、已入庫記賬單、已記賬的付款單從采購過程中獲取后最終存儲于數據庫中。

當采購活動發生時，業務層為資金層和信息層提供基礎數據信息。其中，引起資金運動的業務信息，會自動下沉到資金層，與資金層中的會計項目一一對應，如在業務層中，企業采用預付賬款的方式購買原材料，這筆業務對應的是銀行存款轉化為預付賬款的資金運動。另外，業務層中存在大量不引起資金運動的信息，如采購訂單上的日期、數量、產品型號等大量非資金信息，會直接下沉到信息層中。

2.資金層。資金層自動生成會計分錄，用于記錄與核算采購活動中的資金，并可視化展示資金運動全過程。資金層中的會計項目與業務層和信息層中有關資金運動的節點一一對應。資金層主要節點對應的會計項目包括“銀行存款”“預付賬款”“應付賬款”“應交稅費——應交增值稅（進項稅額）”“在途物資”“原材料”等。當采購業務發生時，每筆采購業務引起的資金運動都會通過對應的會計項目生成的會計分錄進行賬務記錄和處理，全流程反映采購活動資金運動的金額和性質，最終形成的資金信息全部下沉到信息層中。

3.信息層。信息層包含大量的業務層和資金層的數據信息，利用大數據、云會計等信息技術，促進業務層、資金層和信息層的融合，充分整合和挖掘數據信息，為財務會計與管理會計應用提供完整有效的數據。同時，利用信息層中的財務數據和業務數據，為企業采購活動的管理決策提供高質量信息。信息層利用外部實體、數據流、處理邏輯和數據存儲符號綜合反映數據信息在采購業務中的流動、傳遞、處理和存儲的情況。信息層的外部實體、數據存儲和數據處理分別見表1、表2、表3。

表1 采購活動大會計模型信息層中的外部實體描述

四、采購活動大會計模型的具體應用

基于業財一體化的采購活動大會計模型深度融合了財務會計、管理會計、會計信息化，有利于提高采購管理與決策水平。該模型在企業中的具體應用主要體現在企業財務會計核算、管理會計應用、業財一體化管控平臺等方面。

（一）采購活動資金運動的全程可視化，并自動生成會計分錄

采購活動大會計模型對企業財務會計產生了重大影響。在采購活動發生時，采購活動大會計模型能夠可視化呈現從銀行存款到原材料入庫的采購資金運動全流程，清晰直觀地反映采購資金運動的實時情況。傳統的財務會計模式偏重對資金運動的事后核算與監督，無法實時反映采購資金運動情況。采購活動大會計模型設計了“銀行存款”“預付賬款”“在途物資”“原材料”“應付賬款”等會計科目節點的可視化資金運動網絡圖，從資金運動方向、資金金額、性質等方面直觀呈現了資金節點之間的運動情況，實現了對企業采購資金運動的全程可視化。以原材料采購的會計處理為例，企業采購物資通常有錢貨兩清、預付、賒購三種方式，“會計沙盤模擬”可以直觀清晰地展示各種采購方式下的資金運動情況，如圖2所示。

表2 采購活動大會計模型信息層中的數據存儲描述

表3 采購活動大會計模型信息層中的數據處理描述

在可視化呈現采購資金運動全過程中，采購活動大會計模型還可以根據采購業務以及賬戶名稱、記賬方向及金額自動生成會計分錄。當采購活動發生時，自動判斷出采購業務所對應的會計項目，并自動生成“銀行存款”“預付賬款”“在途物資”“原材料”“應付賬款”“應交稅費——應交增值稅（進項稅額）”等會計項目反映與記錄金額，根據采購活動過程中涉及的業務性質匹配該項經濟業務應該采用哪些會計科目進行核算。在大會計模式下，記賬的規則是：資金運動的終點記借方，起點記貸方。

圖2 采購活動大會計模型下資金層分析

在預付方式下資金運動會計沙盤中：活動A表示預付賬款的發生；B表示獲得在途物資的過程；C表示原材料采購的最終獲得。根據預付方式下的采購活動資金運動，可以自動生成會計分錄如下：

A：借：預付賬款

貸：銀行存款等

B：借：在途物資

應交稅費——應交增值稅（進項稅額）

貸：預付賬款

C：借：原材料

貸：在途物資

在財務會計應用方面，采購活動大會計不僅可以自動生成會計分錄，還可以對企業采購成本進行精細化管理。在采購活動會計核算中，除了可以對購買價款和相關稅費進行核算，還可以對其他可歸屬于采購成本的費用進行核算，包括在采購過程中發生的包裝費、倉儲費、運輸費、入庫前的挑選整理費用、運輸途中的合理損耗等。采購活動大會計模型可以從財務會計角度計量與記錄費用產生的過程，更能從業務角度分析這些費用產生的原因，實現對采購成本的精細化管理。

（二）提供采購活動全方位多維度分析，強化采購活動管理會計應用

會計圖由業務節點、資金權重和采購活動產生的重要信息等內容構成，本文將利用會計圖生動形象地刻畫采購活動全方位的資金運動過程。用帶有箭頭的線段表示各會計科目間的借貸關聯，箭頭指向為資金的運動方向，用來刻畫采購活動各環節的關系。使用A11、A21、A32……表示采購活動的各階段，使用W11、W21、W32……表示節點之間產生的資金權重。基于資金運動的采購活動大會計模型的會計圖如圖3所示。

圖3 基于資金運動的采購活動大會計模型的會計圖

采購活動大會計模型以資金運動為核心，整合業務層和信息層的基礎數據，面向采購活動可以從應付賬款、運輸費用、原材料采購金額等資金方面進行多維度、多視角分析，為采購活動管理會計應用提供服務。

通過建立應付款項分析，實時了解采購訂單或采購發票的付款情況。應付賬款是在企業采購活動中產生的債務，用來分析企業采購原材料過程中應支付的款項。采購活動大會計模型中的應付款項分析包括應付款處理和應付款項核銷處理等內容。應付款處理分析是對錄入付款單和形成預付款等應付業務進行分析，可以及時了解采購訂單或采購發票的付款情況。例如，企業需要了解一項生產材料采購業務應付款項的金額支付償還能力，可以通過采購活動大會計模型建立采購應付賬款分析維度表，采集與該項采購業務相關的支付日期、金額等信息，分析和檢查企業是否存在超期付款風險。

為了及時了解與分析運輸費用的升降原因，以便對其進行全方位控制，企業必須對運輸費用進行檢查分析。在對運輸費用進行分析時，企業需要了解采購訂單運費信息，采購活動大會計可以為運輸費用分析提供完整的運輸方式、運輸量、運輸單價、運輸距離等信息。通過建立運輸損耗、噸物流費用、平均庫存等綜合性評價指標，對運輸費用數據進行計算與分析，從而促進采購運輸的精細化管理。

通過進行采購金額同比分析、采購金額結構分析，企業可以全面了解原材料采購金額使用情況。采購活動大會計采集不同會計期間的采購金額，通過本期和前期的采購金額同比變化，深入分析差額原因，從而控制采購成本。

另外，采購活動大會計可以存儲各種采購物資的物料類別、物料名稱和采購金額，分析某一時段內各種采購物資的采購金額占所有物資采購金額的比重，并按照ABC分析法排序，促進企業合理配置采購資金。

（三）搭建采購活動業財一體化管控平臺，為采購活動提供管理決策支持

采購活動大會計有機融合了采購業務與財務信息，可以對采購活動過程中的多樣化、多維度的海量基礎數據進行清理、轉換和整合。利用Hadoop等大數據技術搭建采購活動業財一體化平臺，面向不同分析主題，建立采購活動全過程主題數據庫，主要包括供應商數據庫、原材料采購數據庫、采購資金管理數據庫等，為企業采購活動經營管理提供決策支持。同時，標準化的財務會計可以為企業各級管理人員提供票據管理、憑證管理、報表管理和財務分析等服務。綜上，企業采購活動業財一體化管控平臺框架如圖4所示。

供應商數據庫為供應商信用評價提供完整及時的數據信息，包括供應商名稱、編號、原材料質量、交貨日期、納稅信息等，通過建立原材料質量、服務質量、供應商信譽度、償債能力、供貨周期等供應商信用評價指標體系，對各信用評價指標之間的相關性及重要性進行分析。根據信用評價的需要選擇合適的指標，構建供應商信用評價模型，對供應商的履約能力、風險程度、信譽狀況、經營狀況等進行綜合評估。從供應商數據庫中選取相關數據，利用聚類分析、決策樹分析等對指標及評價模型進行計算，從中選擇信用高的供應商。

通過建立原材料采購數據庫，實時存儲采購活動大會計中的原材料采購相關的原材料信息、價格信息、采購目錄信息、物資型號等基礎信息。面向原材料采購的物資類別、采購數量、采購價格等分析主題，從原材料采購數據庫中抽取、整理出不同維度分析所需的基礎數據，并利用商業智能技術將數據轉化為原材料采購管理與決策所需的信息，實現原材料采購資源的合理配置。

采購活動大會計為采購資金預算、決策、控制等資金管理方面提供了重要支持。通過建立采購資金管理數據庫，實時采集活動數據信息，并對復雜多樣的數據進行總體和關聯數據的分析與價值挖掘。采購資金管理數據庫對歷史采購資金使用情況以及企業費用開支情況進行匯總與分析，科學制定出當期采購資金預算計劃。采購部門根據資金預算開展采購活動，各項指標可以按采購項目、類別、部門、期間等進行實時查詢與對比，保障采購資金有效運行，縮小資金預算與實際開支的偏差，從而實現企業對采購資金的有效控制。

五、結語

隨著大數據、云會計等信息技術的快速發展與應用，企業的經營管理與決策也邁向了全新的階段。大會計將財務會計、管理會計、會計信息化三者相融合，真正實現了大數據環境下的業務流、資金流和信息流的三流合一，以此為基礎構建基于業財一體化的采購活動大會計模型。利用信息技術，搭建采購業務管控平臺，全面提升企業業財一體化水平，為采購活動的管理與決策提供全面及時的信息支持。

圖4 企業采購活動業財一體化管控平臺框架

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F232；C931

A

1004-0994（2017）34-0003-8

國家社會科學基金項目（項目編號：17BGL194）；財政部重點課題資助項目（項目編號：2015KJA025）

1.重慶理工大學會計學院，重慶400054；2.重慶理工大學云會計大數據智能研究所，重慶400054；3.中南財經政法大學會計學院，武漢430073