淺談電子文件檔案的優越性及其風險防控措施

劉騫

摘 要：電子文件是伴隨著計算機技術而出現的，隨著計算機技術逐漸在各種領域之中被使用于推廣，電子文件也對原有的紙質文件進行了取代，紙質文件逐漸轉化為電子文件也是一種必然性趨勢，電子文件這種文件形式逐漸滲透到了檔案管理這項管理活動之中。文件整理人員開展整理活動時，需要改變原有的文件整理方法，借助全新的載體來整理與運用以電子文件為外在形式的檔案，達到高效管理檔案的目的，本文根據對電子文件形式的檔案的整理經驗，對其優勢以及防控風險的方法進行分析。

關鍵詞：電子文件檔案；優越性；風險；防控措施

電子文件是依存于電子信息技術而存在的，隨著信息活動變得越來越發達，檔案類型的文件存在的方式也有所改變，逐漸擺脫了原有的紙質存在方式，進化為電子文件，負責整理檔案工作的人員也逐漸開始對新型的整理方法與技術進行學習，使檔案整理工作具有更強的信息化以及網絡化特點，電子文件形式的檔案帶給檔案整理行業的好處很明顯，但是電子檔案給這項整理工作帶來的風險也不容小覷，本文對電子形式的檔案文件具有的優點以及控制其整理風險的方法進行分析。

1 優越性分析

1.1 減輕工作人員的工作強度

電子檔案的發展使人們擺脫了傳統的紙質檔案歸檔保存的乏陳工作，大大減輕了工作人員的勞動強度，提高了工作效率。著科學技術的發展、電子網絡的普及，信息的網絡化為信息的歸檔保存和檢索提供了便捷的管理手段，減少了工作人員立卷、存檔、檢查、尋找的難度。同時虛擬的信息網絡也大大節省了保存檔案需要占用的空間，延長了檔案文件存留的時間。

1.2 提升文檔內容的科學性

傳統的紙質文件檔案需要專門的工作人員在完成文書后進行逐字逐句的檢閱，確保文字準確、章節連貫、語句通順、理論健全。一排除檢查完畢后，一旦需要增缺補漏或是進行修改完善，則需要將已經修訂好的檔案拆封拆卷重新訂做。但文件檔案采用微機電子網絡化管理后，檔案用計算機文檔即可增刪補改，可隨時進行補漏增缺，無需反復拆卷，無需重新修訂，更無須積存待檢修檔案。如此省時省力，高效便捷。亦可防止因反復的拆卷導致文件的遺失。

1.3 極強的保密性

前人為了將重要的紙質檔案很好地保留，防止被人窺見其中辛密，多會建造類似于現代防空洞一樣的幽深密室，亦或在隱秘之地挖掘秘密窯洞將檔案深埋，費時費心費力還多有此地無銀三百兩之嫌。電子檔案可設置成單分文件閱讀，如此就連卷宗的查閱修改人員也只能查閱其所需要的部分，無法借機閱讀檔案的其他文件，從而保證了文件的保密性。

2 風險因素分析

對于電子檔案材料的優越性有所認識之后，整理人員還需要對這種電子形式的檔案材料給整理工作帶來的風險進行明確。

2.1 輔助技術到來的風險

眾所周知，電子文件形式的檔案材料無法獨立存在，必須要借助計算機、信息技術以及網絡技術等現代可應用的科技作為助力而存在，但是這些多種多樣的現代科技不僅僅給整理人員帶來操作便利的可靠影響，同時還將一些危險元素引入到文件整理活動之中，首先這些重要的電子檔案文件不是被鎖進檔案室之中，而是被存儲于電腦之中，不需要鑰匙就可以直接對這種電子文件進行操作，而一些重要的文件還會存在被隨意更改、甚至刪除的風險，雖然可以通過設置密碼來鎖定文件，防止出現有人隨意操作帶來的風險，但是隨著破解技術的提升，電子文件仍舊難以處于絕對安全的位置。

2.2 整理制度帶來的風險元素

除了計算機技術、網絡存儲技術帶來的風險之外，文件的整理制度也會給整理活動帶來一定的風險，雖然很多負責檔案管理工作的部門已經逐漸將電子文件管理技術加入到工作體系之中，但是對于原有的制度的改進力度比較小，紙質文檔的管理制度是不能直接被用于電子文檔的管理活動之中，文檔管理的每一個階段都需要有標準的管理制度作為管理的依據，因此相關人員需要對管理文檔的制度進行改進，同時還要提升管理人員的素養，使其能夠在掌握管理電子文檔技術方法的同時，還能加強對于文檔管理活動的責任感。

2.3 保存方式帶來的風險元素

電子文檔的特殊保存方式也會給電子文檔本身帶來風險，這種類型的文檔一般會被保存于電腦之中，電腦這種精密儀器比較容易受到外界的破壞性影響而出現使用故障，而一些較為嚴重的故障會導致重要文檔被損壞，從而難以被復原，而正常的檔案管理活動需要借助電能才能完成，一旦出現斷電情況，電子檔案就無法被有效管理，常規的管理活動也無法繼續進行。

3 防控措施分析

對于幾種常見的風險因素有所了解之后，就可以對防控風險的方式進行研究，通過預防性的措施來對電子檔案進行優化管理，保證電子文件形式的檔案的完整性。

3.1 提升管理水平

首先，要進行使用權限的審核，根據各種人員設置利用級別，進行利用權限的認定。其次，要嚴格控制電子檔案的可轉換性以保證電子檔案的安全。做好拷貝的提供與回收管理。應盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，采取技術手段防止所提供拷貝的資料再復制。第三，要加強電子檔案使用中的安全措施，對電子檔案的信息內容根據密級層次進行有效管理，系統要對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動生成相關記錄，以作為日后查證的依據，從而保證電子文檔的原始性和真實性。

3.2 完善管理機制

首先，應實行文件管理與檔案管理統一領導和規劃，使二者同步發展；其次，要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的形成、歸檔到查閱、利用等各環節都在檔案部門的統一監督指導下進行；再次，要制定科學、合理、統一的電子文件歸檔管理標準；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內容的原始性，真實性進行鑒定。

結束語

本文首先對電子檔案自身的優越性進行了研究，電子檔案的便攜性可以減輕檔案管理人員的工作強度，使不個體之間的傳輸檔案的活動具有更高的效率，還能使查詢目標檔案的工作更加方便，其主要的缺點在于依賴度比較高，主要依賴的就是網絡技術和計算機技術，一旦出現停電這種故障，無論是計算機還是網絡都會出現停止運行的情況，而在這種條件之下，整理工作難以開展，因此整理人員在平時就必須要做好防范工作，對各種不利于整理工作開展的問題進行防控，通過多種防控方法，實現整理電子文件類型的檔案材料的目的。

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