探討如何做好衛生監督檔案管理工作

李宏偉

摘 要：為了能全面的提升衛生監督方面的檔案管理工作質量，檔案管理人員要掌握衛生監督類型檔案信息的特征，并能結合衛生監督檔案的管理狀況采取相應措施。本文就強化衛生監督類型檔案信息的管理效果進行了分析。

關鍵詞：衛生；監督；檔案；管理

當前社會的整體生活節奏較快，同時人們的生活作息以及飲食方面也存在問題，這些問題使得人們更容易受到疾病的影響，而為保證人們的身體健康，各個地區的衛生監督機構開展了大量的衛生調查工作并積累下了大量的衛生監督檔案。這也就需要衛生監督部門中的檔案管理部門能使檔案管理實現規范化發展、標準化發展，從而提升檔案管理質量的同時促進檔案管理發揮更好的作用。

1 衛生監督類型檔案信息的特征

在社會發展、人們生活質量提升的情況下，對于衛生監督、疾病防治方面的重視程度也相應的提升，而衛生監督工作記錄下了大量的調查資料，對疾病的防治工作有加大的促進作用。衛生監督調查一直都是各個地區醫療衛生領域開展工作的重要環節，在長時間不斷累積的發展之下積累下了大量珍貴的衛生監督調查資料，并且各個地區檔案資料的在經過分類整理之后不僅能反映各個地區的疾病、衛生方面的狀況，同時還能為未來的醫療衛生發展提供寶貴的借鑒以及參考作用。其次，在開展衛生監督調查方面工作的時候不僅會對疾病、衛生方面進行調查，同時還會對相關的其他領域進行調查，因此衛生監督方面的檔案信息也就具有了較強的科學性、社會性，是一種綜合復雜的檔案信息。

2 提升衛生監督方面檔案管理質量的措施

2.1 強化衛生監督檔案管理人員的素質

和其他類型的檔案管理相比，衛生監督類型檔案信息有著檔案信息數量較大、時間擴大較長的特點，不僅要檔案管理人員具有扎實、穩健的檔案管理知識，同時還需要衛生監督方面檔案管理人員具有較高的責任心以及使命感。另外，現代衛生監督檔案管理逐漸和電子科技相互融合，需要檔案管理方面的人員能從多方面豐富自身能力。

現代衛生監督方面的檔案管理對于工作人員的要求是多方面的。首先，檔案管理人員要有良好的自學意識，不僅要仔細的完成衛生監督檔案的收集工作、分類工作、整理工作，同時還要能積極的進行自學，通過才加培訓班或者是閱讀相關書籍的方式提升自身的綜合能力，使其能更好的契合時代發展的需要。其次，工作人員還要能擁有較強的創新能力，現階段衛生監督檔案管理體系正處在不斷變革階段，在檔案管理中出現了各種先進的電子技術以及電設備，怎么能有效的利用好這些設備就成了檔案管理人員的首要任務，在實際的應用之中除了要能掌握扎實的技術外，更需要技術人員能發揮自身的創新能力，將這些新型技術和實際的衛生監督管理檔案相結合，從而切實的提高衛生監督類型檔案的管理以及應用效果。第三，工作人員要有良好的責任意識，衛生監督方面檔案信息在數量方面偏大，工作人員要能全身心的投入到管理工作中，細致的完成檔案調取以及整理方面的工作。

2.2 進一步完善檔案管理制度

衛生監督檔案資料的來源是多方面的，有衛生監督業務的，有職工人事、有財務、有政策等方面的檔案，如果沒有完善的規章制度，就不能保證檔案收集及時完整，也談不上合理分類、整理有序，還可能會產生丟失檔案的現象，因此按照《檔案法》等法律法規德要求，我們建立了科學、完整、系統、切實可行的、符合衛生監督機構實際情況的檔案管理制度，如檔案收集和歸檔制度、檔案保管和利用制度、檔案登記制度等，通過各項制度的制定，提高了衛生監督檔案管理水平，使衛生監督檔案收集全面，分類整理，儲存有序，利用有章。

2.3 嚴格規范衛生監督檔案內容

檔案收集工作是檔案工作的起點，檔案不是自己產生和形成的，而是通過收集工作，對單位文件材料的接收和征集，長期積累和補充起來的，有了檔案，檔案室才能進行整理、編目、鑒定、保管、統計和提供利用等工作，因此收集工作是檔案工作的基礎和條件。做為基層衛生監督機構，要對工作中形成的監督檔案進行明確分類：一是依法行政材料，二是預防性衛生監督材料，三是年度監督監測材料，四是，行政處罰材料，五是專題調查材料。隨著衛生監督工作的不斷創新，還會有其它分類。只有科學分類、及時歸檔，才能促進衛生監督檔案工作的規范化建設。

2.4 落實衛生監督檔案管理制度

衛生監督檔案是各級衛生行政機關及所屬衛生監督機構依據法律法規和規章的規定，在對公民、法人和其他組織遵守衛生法律法規和規章規定的情況進行監督檢查和對其違法行為追究法律責任的衛生行政執法過程中，直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄。衛生監督檔案管理工作是衛生監督工作的重要構成內容，是提高衛生監督工作質量和科學管理水平，加強規范化建設的必要條件。因而如何規范衛生監督執法的檔案管理尤顯重要。為全面做好烏鐵局的衛生監督檔案管理工作，衛生監督所的領導高度重視，分別在5個不同的衛生監督工作區域成立了衛生監督檔案室，確定了兼職衛生檔案管理人員，制定了衛生監督檔案管理責任和管理制度，明確統一了衛生監督檔案立卷、組卷、閱卷方式和內容。并且，全所衛生監督檔案全部實行統一的組卷裝訂標準，在衛生監督檔案管理過程中，所有被監督單位實行一戶一檔一冊的管理方式。其中，衛生行政許可系統和公共衛生安全管理系統的應用實行共享管理，對衛生監督檢查工作中反映的問題進行記載，為有利、有效的真實反映被監督經營單位的公共衛生安全狀況、工作面貌、工作水平提供了有利依據。

結束語

加強衛生檔案信息化工作的管理質量，是促進衛生監督工作可以持續高效發展的重要措施。信息技術不斷發展的社會背景下，如何將信息技術手段進行合理運用，讓衛生監督檔案資料可以更為高效的運行與儲存，是當前檔案管理工作應該進行重視的問題。使用光盤、磁盤等儲存方式對這些電子文件進行管理，不僅可以讓檔案管理的安全性得到有效提升，還能讓檔案工作信息進行針對性的細化、分類、整理，讓工作落實得更為高效，當前社會背景下的檔案工作人員掌握的信息管理技術也應該得到提升，依據社會高效運轉的發展模式，不僅要對計算機技術進行熟練操作，也應該對一些檔案信息處理軟件的技術要點進行掌握，讓工作可以開展得更為高效，且減輕檔案管理工作人員的負擔。

參考文獻

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