編撰企業(yè)年鑒建好“微型檔案室”

□ 文/楊文宇

編撰企業(yè)年鑒建好“微型檔案室”

□ 文/楊文宇

企業(yè)年鑒是一種記載和反映企業(yè)一年中重大事件和主要信息的、按年度連續(xù)出版的綜合性、資料性工具書。作為年鑒大家族中的一員， 企業(yè)年鑒同綜合年鑒、專業(yè)年鑒、行業(yè)年鑒等一樣，具有時(shí)限性、連續(xù)性、綜合性和權(quán)威性的特點(diǎn)，是反映企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和改革發(fā)展等各領(lǐng)域全貌的“年度百科全書”，是了解企業(yè)歷史的“微型檔案室”，是企業(yè)文化的重要組成部分，在對(duì)外傳播企業(yè)形象和服務(wù)企業(yè)全面建設(shè)中都能發(fā)揮獨(dú)特作用。

以考核和獎(jiǎng)懲提升年鑒工作組織水平

從一些企業(yè)的編寫經(jīng)驗(yàn)看，哪些企業(yè)剛性要求多，這些企業(yè)年鑒的水平就會(huì)提高；哪些企業(yè)堅(jiān)持嚴(yán)格把供稿質(zhì)量關(guān)，其年鑒就更具有可讀性。把年鑒工作納入年度工作考核中，是大多數(shù)企業(yè)加強(qiáng)年鑒組織領(lǐng)導(dǎo)工作的共同做法。主要有五個(gè)方面：一是從加強(qiáng)對(duì)年鑒立項(xiàng)和責(zé)任部門的領(lǐng)導(dǎo)著手，把企業(yè)年鑒工作列入當(dāng)年的任務(wù)清單，進(jìn)入議事日程，進(jìn)入相關(guān)機(jī)構(gòu)或部門的工作部署。二是加強(qiáng)對(duì)機(jī)制和隊(duì)伍的組織領(lǐng)導(dǎo)。組建工作隊(duì)伍，建立符合本單位工作特點(diǎn)的工作機(jī)制，使年鑒工作有章可循，全年任務(wù)有部署、有督促、有總結(jié)。三是加強(qiáng)對(duì)供稿工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)撰稿與審稿責(zé)任人。四是要加強(qiáng)對(duì)進(jìn)度和質(zhì)量的組織領(lǐng)導(dǎo)，制訂進(jìn)度管理表，落實(shí)質(zhì)量管控要求，跟蹤用戶的反饋意見(jiàn)。五是下屬單位較多的企業(yè)要加強(qiáng)協(xié)作與配合，必要時(shí)成立協(xié)作組等協(xié)同工作機(jī)制，也可以建立專家組給予智力支持。

實(shí)際工作中，有的企業(yè)將年鑒編撰列入企業(yè)的雙文明建設(shè)考核，有的企業(yè)通過(guò)組織終審會(huì)和評(píng)獎(jiǎng)的辦法加大審核與獎(jiǎng)勵(lì)力度，有的企業(yè)通過(guò)光榮榜或在編寫條目后留下名字的做法增強(qiáng)榮譽(yù)感，讓編撰人員體會(huì)這項(xiàng)事業(yè)的價(jià)值。還有的企業(yè)還組織開展年鑒評(píng)比，調(diào)動(dòng)企業(yè)和編撰人員的積極性。

以良好工作機(jī)制確保年鑒工作的持續(xù)性

培育良好工作機(jī)制是年鑒進(jìn)入實(shí)質(zhì)性編寫環(huán)節(jié)的制度性保障。包括三個(gè)方面：

1. 建立完善規(guī)章制度。一要建立年鑒編輯方案送審制。在確定經(jīng)費(fèi)預(yù)算后，應(yīng)根據(jù)需要制定框架設(shè)計(jì)及分工、人物條目和圖片資料征集提要等送審。二要建立年鑒資料提供網(wǎng)絡(luò)制。構(gòu)建企業(yè)和專兼職撰稿人員聯(lián)系與培訓(xùn)機(jī)制。三要建立年鑒質(zhì)量控制責(zé)任制。實(shí)行年鑒資料提供署名制，編輯責(zé)任制和欄目署名制，自校、互校和主編通校責(zé)任制，專業(yè)人員裝幀設(shè)計(jì)把關(guān)制，印刷質(zhì)量合同條款約束制，以及多審定稿制等。

2. 實(shí)行流程化管理。把計(jì)劃、組稿、編輯、總纂、審稿、校對(duì)、錄入排版等頭緒眾多的工序落實(shí)到時(shí)間管理、步驟管理和節(jié)點(diǎn)管理上，實(shí)現(xiàn)年鑒編纂的流程化。A、以項(xiàng)目周期概念劃分年鑒的流程模塊，在“計(jì)劃階段”，重點(diǎn)是人、財(cái)、物力的準(zhǔn)備和任務(wù)計(jì)劃書的制訂。在“實(shí)施階段”，重點(diǎn)是年鑒的組稿、編輯、審讀、校對(duì)等付印前的工作。在“收尾階段”，重點(diǎn)是交付印刷、內(nèi)部或公開發(fā)行，進(jìn)行歸納總結(jié)。B、在每一個(gè)階段，都進(jìn)一步細(xì)分工作環(huán)節(jié)。比如將“實(shí)施階段”細(xì)分為組稿、原稿編輯、總纂、一校審讀、二校審讀、三校、換校、機(jī)校、終校、美術(shù)設(shè)計(jì)、錄入排版、編委會(huì)審定、上級(jí)審定等工作環(huán)節(jié)。C、時(shí)間管理。包括進(jìn)度管理和工期管理。

3. 加強(qiáng)橫向溝通交流。加強(qiáng)橫向溝通交流包括企業(yè)或集團(tuán)內(nèi)部年鑒工作部門和人員之間的業(yè)務(wù)交流、不同企業(yè)之間的工作交流、企業(yè)年鑒與其他年鑒間的工作交流、學(xué)習(xí)和借鑒國(guó)外同行或同類年鑒的編輯經(jīng)驗(yàn)。橫向溝通交流的內(nèi)容可以是編輯方面的、撰稿與組稿方面的、裝幀設(shè)計(jì)方面的，也可以是規(guī)章制度建設(shè)、人員建設(shè)、組織領(lǐng)導(dǎo)方面的。交流的形式可以是年鑒成品借鑒、展覽會(huì)、登門拜訪、座談或研討會(huì)、舉辦培訓(xùn)班等。

把創(chuàng)新發(fā)展作為培育年鑒核心競(jìng)爭(zhēng)力的有效抓手

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，公眾獲取信息的手段和方式多種多樣。企業(yè)年鑒必須順應(yīng)時(shí)代要求，貼近用戶，不斷創(chuàng)新。

1. 擁抱數(shù)字化時(shí)代。企業(yè)年鑒的數(shù)字化多數(shù)采用兩種形式：一種是把年鑒信息儲(chǔ)存在磁盤和光盤上成為電子出版物；另一種是應(yīng)用超文本和多媒體技術(shù)，制成有文字、數(shù)據(jù)、聲音、圖像、動(dòng)畫與實(shí)況視頻的多媒體電子版。是否發(fā)展電子版而停止紙質(zhì)版，取決于每一家企業(yè)自身的需求，但應(yīng)當(dāng)看到數(shù)字化的發(fā)展趨勢(shì)。

2. 適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化要求。隨著因特網(wǎng)的發(fā)展，年鑒進(jìn)入多層次、多角度、全方位信息體驗(yàn)的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代。有的企業(yè)開始在網(wǎng)絡(luò)中構(gòu)建自己的主頁(yè)，有的年鑒還建立了自己的專用數(shù)字平臺(tái)。網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的基礎(chǔ)就是海量數(shù)據(jù)庫(kù)，企業(yè)年鑒本身是一個(gè)編輯規(guī)范、連續(xù)出版的信息集合體，進(jìn)行數(shù)字化嫁接相對(duì)容易，年鑒數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用后更便于搜索、查詢。

3. 觀念和模式創(chuàng)新。一是增強(qiáng)版權(quán)意識(shí)。企業(yè)年鑒的優(yōu)勢(shì)是內(nèi)容價(jià)值，所以對(duì)于內(nèi)容應(yīng)有版權(quán)意識(shí)。二是技術(shù)開發(fā)質(zhì)量。傳統(tǒng)出版需要優(yōu)質(zhì)的印刷保證質(zhì)量，數(shù)字出版同樣需要選擇優(yōu)質(zhì)的技術(shù)開發(fā)商和相應(yīng)的服務(wù)支持。三是培養(yǎng)一批新型復(fù)合型人才。既具有過(guò)硬編輯業(yè)務(wù)能力，又了解數(shù)字出版技術(shù)。四是探索新的服務(wù)模式。在專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)的支持下，可以按需出版、網(wǎng)絡(luò)出版，可以豐富內(nèi)容傳播形式，滿足企業(yè)多樣化的使用需求。

4. 善用社會(huì)力量和社會(huì)資源。企業(yè)可以嘗試通過(guò)招投標(biāo)、購(gòu)買社會(huì)服務(wù)的方式辦年鑒，讓專業(yè)單位和人員干專業(yè)的事。對(duì)于還沒(méi)有開展年鑒編撰的企業(yè)，不一定要走傳統(tǒng)方式編纂出版年鑒的老路，可考慮直接推出網(wǎng)絡(luò)版年鑒，投入少、見(jiàn)效快、影響大。

5. 推進(jìn)理論創(chuàng)新。與企業(yè)年鑒相關(guān)的檔案理論、出版理論、企業(yè)文化理論、品牌理論等都在不斷發(fā)展，企業(yè)年鑒工作所依賴的基礎(chǔ)理論當(dāng)然也相應(yīng)地需要?jiǎng)?chuàng)新。推進(jìn)理論研究和學(xué)科建設(shè)，需要發(fā)揮企業(yè)年鑒參與者的作用，也需要發(fā)揮學(xué)會(huì)、協(xié)作組等平臺(tái)的作用，使企業(yè)年鑒工作始終運(yùn)行在科學(xué)化軌道上。

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