淺談如何做好民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案信息化建設(shè)工作

烏 云

(內(nèi)蒙古國(guó)際蒙醫(yī)醫(yī)院，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010010)

淺談如何做好民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案信息化建設(shè)工作

烏 云

(內(nèi)蒙古國(guó)際蒙醫(yī)醫(yī)院，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010010)

民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案信息化建設(shè)是信息建設(shè)的重要組成部分，是民族醫(yī)醫(yī)院參與國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化的具體體現(xiàn)，也是推動(dòng)科技進(jìn)步，提高醫(yī)療服務(wù)效率的必然選擇。因此，必須做好民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案的信息化建設(shè)工作。

民族醫(yī);醫(yī)院;行政;檔案;信息化;建設(shè)

1 引言

民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案是指民族醫(yī)醫(yī)院在籌備、建設(shè)、發(fā)展、運(yùn)營(yíng)及改擴(kuò)建過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、圖片、協(xié)議、合同、聲像、影像等不同形式不同分類的原始記錄與記載。在現(xiàn)代民族醫(yī)醫(yī)院建設(shè)、發(fā)展、運(yùn)營(yíng)及改擴(kuò)建過(guò)程中，做好行政檔案管理工作是一個(gè)醫(yī)院科學(xué)、健康、繁榮、發(fā)展的重要前提，是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，是提高醫(yī)院工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重要保障。我們必須高度重視民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案信息化建設(shè)和規(guī)范管理工作。

2 民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀分析

2.1 認(rèn)識(shí)方面的現(xiàn)狀。省級(jí)、自治區(qū)級(jí)民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案正在建立機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，部分行政檔案已經(jīng)完成錄入，還有一些醫(yī)院還沒(méi)有開始行政檔案的信息化建設(shè)工作。

2.2 專職檔案管理員的現(xiàn)狀。有些單位名譽(yù)上設(shè)了檔案專職管理人員，實(shí)際上檔案專職管理人員兼職過(guò)多，精力不能集中，大部分工作人員都是在忙完業(yè)務(wù)性工作之后再抽時(shí)間歸納和整理行政檔案，行政檔案的信息化薄弱。

2.3 專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)水平方面的現(xiàn)狀。從事檔案管理人員知識(shí)與計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)掌握不足，在檔案管理軟件的應(yīng)用上比較困難，檔案管理軟件在其工作中不僅沒(méi)有減輕他們的勞動(dòng)強(qiáng)度，反而增加了他們的工作負(fù)擔(dān)，這就勢(shì)必會(huì)影響檔案室信息建設(shè)的進(jìn)程，影響行政檔案信息化建設(shè)在辦公自動(dòng)化(OA)系統(tǒng)作用的發(fā)揮。

3 民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案信息化建設(shè)中存在的主要問(wèn)題

3.1 行政檔案信息化管理機(jī)制和制度不完善。經(jīng)過(guò)對(duì)我區(qū)民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案信息化管理的現(xiàn)狀分析，在檔案信息化管理中，主要表現(xiàn)出分散、混亂，缺乏有效地管理機(jī)制。還有醫(yī)院并沒(méi)有建立醫(yī)院行政檔案管理制度。有些民族醫(yī)醫(yī)院在成立檔案室時(shí)，將醫(yī)院文書檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等進(jìn)行了分類存檔，檔案的收集及整理的工作都是由各部門負(fù)責(zé)完成的。這種傳統(tǒng)的檔案存檔管理模式極易出現(xiàn)混亂現(xiàn)象，現(xiàn)已很難適應(yīng)現(xiàn)代化民族醫(yī)醫(yī)院檔案管理的要求。

3.2 行政檔案管理的軟件缺乏通用性。隨著信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，行政檔案管理軟件的研發(fā)力度逐步加大。雖然這些管理軟件能夠滿足檔案管理的基本要求，但是從檔案管理信息化的發(fā)展趨勢(shì)上看，現(xiàn)階段的檔案管理軟件難以滿足檔案管理與電子政務(wù)系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(OA系統(tǒng))一體化的發(fā)展需要。此外，檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一、規(guī)格各異，其各自應(yīng)用和開發(fā)的檔案管理軟件不能相互協(xié)調(diào)通用，嚴(yán)重降低了檔案信息的共享性，制約了檔案管理信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程。

3.3 行政檔案的安全性和保密性有待于加強(qiáng)。隨著行政檔案管理工作從簡(jiǎn)單的紙質(zhì)資料信息轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的電子檔案管理形式，也為檔案的安全性和保密性帶來(lái)了一定的危機(jī)和挑戰(zhàn)。電子檔案在操作上容易被其他人進(jìn)行竊取、篡改、刪除、損壞，這就增加了行政檔案資料泄露或者被破壞的風(fēng)險(xiǎn)。與此同時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)相對(duì)復(fù)雜，需要專業(yè)人員進(jìn)行操作。因電子檔案文件的結(jié)構(gòu)相對(duì)復(fù)雜，儲(chǔ)存方式也多種多樣，如遇到突發(fā)情況，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)死機(jī)，病毒侵害等就會(huì)導(dǎo)致電子檔案損壞甚至丟失。

3.4 行政檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平有待提高。在民族醫(yī)醫(yī)院從事行政檔案管理的專業(yè)型技術(shù)人才和相關(guān)培訓(xùn)較少。現(xiàn)階段民族醫(yī)醫(yī)院檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)不足，現(xiàn)有的民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案管理工作缺乏自主創(chuàng)新能力，多數(shù)人滿足于現(xiàn)狀，很難有效地發(fā)揮創(chuàng)新的積極作用。

4 民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案信息化建設(shè)的主要方法措施

4.1 加強(qiáng)行政檔案的信息化建設(shè)。民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案信息化管理的最終目標(biāo)就是為了實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息資源的有效共享，使檔案的價(jià)值得以最大程度的發(fā)揮。一是，應(yīng)當(dāng)借助先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的辦公自動(dòng)化處理，從而使檔案、資料、文件、圖片、影像等資源真正的實(shí)現(xiàn)一體化管理，這樣有利于確保檔案信息的高速檢索。同時(shí)應(yīng)對(duì)不同載體的檔案，如文字類、圖像類、影像類等進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)。二是，應(yīng)借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程、無(wú)障礙的傳輸和交流，從而達(dá)到高度的信息資源共享。

4.2 加快行政檔案管理軟件系統(tǒng)的研發(fā)。民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案管理軟件開發(fā)工作是加強(qiáng)優(yōu)化民族醫(yī)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的主要環(huán)節(jié)。民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案管理軟件作為醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重點(diǎn)難點(diǎn)，對(duì)醫(yī)院而言，文件管理軟件開發(fā)，需要充分結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，根據(jù)醫(yī)院的基本情況和特點(diǎn)，建立適合醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)軟件。

4.3 建立健全行政檔案信息安全保障體系。不斷加強(qiáng)檔案信息存儲(chǔ)和使用安全。不斷提高行政檔案信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)。為了防范黑客和非法用戶對(duì)行政檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的入侵，應(yīng)當(dāng)采取有效地技術(shù)手段和管理措施，加強(qiáng)對(duì)用戶的身份認(rèn)證，通過(guò)密匙管理等手段保護(hù)系統(tǒng)安全。同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的監(jiān)控，并加裝最新版本的殺毒軟件來(lái)確保檔案信息的安全。

4.4 加大行政檔案管理人才隊(duì)伍的培養(yǎng)。行政檔案管理人員是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的主力軍，檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)對(duì)檔案管理工作有著非常大的影響。由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用越來(lái)越普及，這就要求檔案管理人員不但要了解并熟練掌握傳統(tǒng)的檔案管理知識(shí)，還要掌握現(xiàn)代化技術(shù)。因此，行政檔案管理人員除了具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)的同時(shí)也應(yīng)該具備計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等知識(shí)，還要努力提升自己的綜合素質(zhì)。同時(shí)，民族醫(yī)醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在行政檔案管理上應(yīng)高度重視檔案專業(yè)技術(shù)人員的培養(yǎng)和栽培。

[1]夏燕玲.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].云南檔案，2010(03).

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[4]許劍波，姚云華.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對(duì)策[J].中國(guó)現(xiàn)代醫(yī)生，2010(01).

烏云，女，蒙古族，(1984-),畢業(yè)于內(nèi)蒙古大學(xué)文學(xué)與傳播學(xué)院，獲漢語(yǔ)言文字學(xué)碩士學(xué)位。從事檔案管理及相關(guān)行政工作。電子郵箱：714958885@qq.com

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1006-6810(2017)06-0066-02

2017年3月2日收稿

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