探索企業(yè)在ERP環(huán)境下如何施行內(nèi)部控制

（中信大錳礦業(yè)有限責(zé)任公司，廣西 南寧 530023）

探索企業(yè)在ERP環(huán)境下如何施行內(nèi)部控制

張龍珠

（中信大錳礦業(yè)有限責(zé)任公司，廣西 南寧 530023）

隨著我國信息化技術(shù)的迅速發(fā)展，ERP系統(tǒng)在企業(yè)范圍內(nèi)得到了廣泛的推廣，其將企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)整合貫通，通過業(yè)務(wù)流程和信息數(shù)據(jù)的有效集成，提高企業(yè)的經(jīng)營效率和效果。ERP系統(tǒng)的應(yīng)用使得企業(yè)內(nèi)部管理方式發(fā)生了較大的變化，為企業(yè)施行內(nèi)部控制提供了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。本文首先闡釋了內(nèi)部控制的定義和施行的必要性，其次分析了ERP環(huán)境下實施內(nèi)部控制的利與弊，最后提出了相應(yīng)對策。

內(nèi)部控制；ERP系統(tǒng)；ERP環(huán)境；內(nèi)部管理。

一、內(nèi)部控制的定義和施行的必要性

1、內(nèi)部控制的定義

《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》中對內(nèi)部控制做了如下定義：內(nèi)部控制是由企業(yè)董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層和全體員工實施的、旨在實現(xiàn)控制目標(biāo)的過程。

2、內(nèi)部控制施行的必要性

（1）法律法規(guī)的要求。根據(jù)財會〔2008〕7號文“關(guān)于印發(fā)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》的通知”的要求，自2009年7月1日起，在上市公司范圍內(nèi)開始施行《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，鼓勵非上市的大中型企業(yè)執(zhí)行。

隨后，在2010年4月15日，財政部又會同證監(jiān)會、審計署、銀監(jiān)會、保監(jiān)會制定了《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第1號——組織架構(gòu)》等18項應(yīng)用指引、《企業(yè)內(nèi)部控制評價指引》和《企業(yè)內(nèi)部控制審計指引》（以下簡稱企業(yè)內(nèi)部控制配套指引）（財會〔2010〕11號文），要求自2011年1月1日起在境內(nèi)外同時上市的公司施行，自2012年1月1日起在上海證券交易所、深圳證券交易所主板上市公司施行；在此基礎(chǔ)上，擇機(jī)在中小板和創(chuàng)業(yè)板上市公司施行。鼓勵非上市大中型企業(yè)提前執(zhí)行。

（2）企業(yè)管理方面的需要。相信美國安然公司破產(chǎn)案件給許多企業(yè)帶來不少警示，國內(nèi)外也不乏因為內(nèi)部控制缺失或執(zhí)行不到位導(dǎo)致企業(yè)破產(chǎn)的案例，越來越多的企業(yè)意識到實施內(nèi)部控制的必要性和重要意義。由于內(nèi)部控制推行較晚，目前我國的內(nèi)部控制現(xiàn)狀較國外先進(jìn)水平尚有較大的差距，但內(nèi)部控制的作用逐步顯現(xiàn)，許多企業(yè)已開始主動建立內(nèi)部控制體系，合理防范企業(yè)在經(jīng)營管理中存在的風(fēng)險，提高自身的競爭能力。

二、ERP的概念

ERP（Enterprise Resource Planning）是企業(yè)資源計劃的簡稱，是1990年美國高德納集團(tuán)（Gartner group）在信息技術(shù)詞匯表中提出的定義，即ERP是一個描述下一代制造經(jīng)營系統(tǒng)和制造資源計劃（MRPⅡ）的軟件，它在MRPⅡ原有的基礎(chǔ)上擴(kuò)展了業(yè)務(wù)流程管理、人力資源管理等管理范圍，把企業(yè)內(nèi)外部資源有機(jī)的整合在一起，進(jìn)行綜合的平衡和優(yōu)化，使企業(yè)資源發(fā)揮最大的經(jīng)濟(jì)效益。目前我國各類軟件商在不同程度上推出了各類企業(yè)資源計劃管理系統(tǒng)，能夠滿足不同類型需求的企業(yè)實現(xiàn)優(yōu)化資源管理的目的。

三、ERP環(huán)境下實施內(nèi)部控制的利與弊

1、有利方面

（1）利用ERP系統(tǒng)可使內(nèi)部控制更全面。ERP系統(tǒng)是一個高度集成的信息化系統(tǒng)，通過對企業(yè)橫向或縱向經(jīng)營活動的整合，包括了企業(yè)的生產(chǎn)、采購、物資管理、人力資源、財務(wù)等等的業(yè)務(wù)活動，形成了企業(yè)高效化的經(jīng)營。ERP系統(tǒng)覆蓋的業(yè)務(wù)范圍與企業(yè)內(nèi)部控制的范圍保持一致，企業(yè)可以利用ERP這個平臺實施完整的內(nèi)部控制，對各項業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)采取控制措施，從而實現(xiàn)全方位全過程的控制，避免了要利用多個信息系統(tǒng)才能實施內(nèi)部控制的麻煩。

（2）ERP系統(tǒng)是強(qiáng)化內(nèi)部控制的有效工具。傳統(tǒng)的人工控制因受到員工的主觀因素、控制的環(huán)境條件和控制方法等方面的制約，使得內(nèi)部控制不能得到正確、一貫的執(zhí)行，內(nèi)部控制的有效性大打折扣。而通過ERP系統(tǒng)執(zhí)行的自動化，使得內(nèi)部控制具有較大的強(qiáng)制性，系統(tǒng)設(shè)計的流程是企業(yè)必須遵守的標(biāo)準(zhǔn)，員工不得不在規(guī)定時間點按照系統(tǒng)設(shè)計的控制流程執(zhí)行操作。可以說，ERP系統(tǒng)是企業(yè)有效執(zhí)行內(nèi)部控制的工具和手段。

（3）使用ERP系統(tǒng)可以使內(nèi)部控制更高效。在ERP系統(tǒng)中，所有的資源、業(yè)務(wù)和流程均在系統(tǒng)中得到整合，這為企業(yè)提取內(nèi)部控制的數(shù)據(jù)提供了一個便捷的平臺。由于系統(tǒng)自動對數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗，可以省略人工控制的工作量，規(guī)避人工操作容易出現(xiàn)錯誤的問題，內(nèi)部控制工作效率可以得到很大的提高。因為是系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化流程，控制過程一目了然，且控制活動自動量化，管理人員可以直觀通過系統(tǒng)流程判斷關(guān)鍵控制點，選擇具有代表性的樣本量，內(nèi)部控制管理工作可操作性強(qiáng)，并且有據(jù)可依。

2、存在的弊端

（1）系統(tǒng)安全性較差。網(wǎng)絡(luò)安全隱患一直是當(dāng)今社會非常關(guān)注的問題，信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)面臨著來自多方面的威脅。ERP系統(tǒng)集合了企業(yè)大量的數(shù)據(jù)信息，如果網(wǎng)絡(luò)遭到來自外部的惡意侵入，將會導(dǎo)致企業(yè)發(fā)生嚴(yán)重的損失。如何確保企業(yè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性是實施ERP系統(tǒng)時不得不考慮的問題。

（2）流程再造可能存在的問題。ERP系統(tǒng)在操作方式、功能方面與傳統(tǒng)的經(jīng)營管理模式存在較大的差異，原有的業(yè)務(wù)流程已經(jīng)不符合ERP系統(tǒng)的要求，這就要求企業(yè)重新進(jìn)行流程設(shè)計，以使ERP系統(tǒng)能夠發(fā)揮最大的效益。為了實現(xiàn)業(yè)務(wù)活動的事前、事中、事后控制，企業(yè)必須對所有制度流程進(jìn)行全面梳理和完善，一方面流程再造必定花費大量的人力物力；另一方面在制度流程梳理過程中，可能會因為員工的素質(zhì)能力較差而導(dǎo)致流程不適用或管理低效。另外，系統(tǒng)流程設(shè)計需要不斷地進(jìn)行變更。

（3）員工對系統(tǒng)存在抵觸。手工控制時代由于缺乏有效的監(jiān)督手段，管理較差的企業(yè)可能存在部分控制活動未能執(zhí)行，自動化控制后必將要求員工按照既有的流程開展工作，每個環(huán)節(jié)必不可少，這就使得一些員工會認(rèn)為使用ERP系統(tǒng)反而增加了工作量，業(yè)務(wù)流程冗長，對信息系統(tǒng)產(chǎn)生抵觸情緒。在系統(tǒng)建設(shè)初期，這樣的負(fù)面情緒會直接影響流程設(shè)計的效果。

四、針對存在的弊端采取的措施

1、加強(qiáng)信息系統(tǒng)安全控制

首先，企業(yè)要加大信息系統(tǒng)的安全控制措施，具體手段有：在系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)階段充分考慮可能存在的系統(tǒng)漏洞；減少后續(xù)操作人員的參與；聘請第三方機(jī)構(gòu)對信息系統(tǒng)開發(fā)全過程進(jìn)行監(jiān)督；在系統(tǒng)測試、修改和二次開發(fā)過程中應(yīng)當(dāng)對操作人員進(jìn)行恰當(dāng)?shù)氖跈?quán)后方可操作。其次，及時對系統(tǒng)技術(shù)進(jìn)行更新升級，修補(bǔ)系統(tǒng)漏洞，完善系統(tǒng)功能設(shè)計。再次，加強(qiáng)員工信息安全教育，多進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全培訓(xùn)，定期備份系統(tǒng)數(shù)據(jù)，定期檢查系統(tǒng)用戶權(quán)限，妥善保管系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)，確保系統(tǒng)在安全的環(huán)境下運行。

2、提高流程再造的效率和效果

流程再造亦是流程設(shè)計，它是一個復(fù)雜和漫長的過程，更新流程是否合理直接影響內(nèi)部控制的施行效果，關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)能否實現(xiàn)。流程再造過程中如能使用恰當(dāng)?shù)姆椒ǎ瑢⑹蛊髽I(yè)能夠迅速達(dá)到預(yù)期的效果，企業(yè)正常的經(jīng)營活動不受影響，但目前尚沒有一套標(biāo)準(zhǔn)的流程再造的方法和步驟。筆者曾組織開展過多次內(nèi)部控制體系建設(shè)，通過多方面的學(xué)習(xí)和經(jīng)驗積累，總結(jié)了流程再造過程需要進(jìn)行的如下五個步驟。

（1）梳理業(yè)務(wù)流程，進(jìn)行流程評估。全面梳理ERP系統(tǒng)中每一項業(yè)務(wù)流程，繪制流程圖，判斷各項流程的設(shè)計是否能有效防范風(fēng)險的發(fā)生、是否具有可操作性。

（2）識別和評估ERP環(huán)境下可能存在的風(fēng)險。充分了解企業(yè)現(xiàn)階段內(nèi)部控制環(huán)境和ERP系統(tǒng)環(huán)境，可采用行業(yè)風(fēng)險組合清單、職能部門風(fēng)險匯總、頭腦風(fēng)暴、SWOT分析和問卷調(diào)查等方法識別可能對公司產(chǎn)生影響的重大風(fēng)險，重點關(guān)注新的風(fēng)險。

（3）識別關(guān)鍵控制點。依據(jù)流程梳理情況，對機(jī)構(gòu)及崗位的設(shè)置進(jìn)行分析，確定各個關(guān)鍵控制點。

（4）合理設(shè)置崗位和權(quán)限。根據(jù)識別的各項風(fēng)險點和業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)，合理設(shè)置崗位，使其能夠相互制約，做到不相容崗位相互分離。恰當(dāng)授予崗位權(quán)限，確保信息系統(tǒng)的安全。

（5）確定合理的內(nèi)部控制實施方式。企業(yè)需要根據(jù)自身的發(fā)展情況，針對各項控制活動合理選擇恰當(dāng)?shù)膬?nèi)部控制實施方式。目前內(nèi)部控制的基本方式主要有組織規(guī)劃控制、授權(quán)批準(zhǔn)控制、預(yù)算控制、實物控制四種。可以選擇一種或同時選擇兩種以上的控制方式。

3、改變員工固有的觀念，強(qiáng)化內(nèi)控環(huán)境

通過對員工進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)、內(nèi)部控制知識培訓(xùn)，提高員工的專業(yè)素養(yǎng)、內(nèi)控意識和團(tuán)隊精神等，改變長期施行手工控制形成的固有做法，充分發(fā)揮員工個人的潛能。企業(yè)也可以建立激勵和考核機(jī)制，在調(diào)動員工積極性的同時，對員工業(yè)績完成過程進(jìn)行監(jiān)督，保證企業(yè)和員工個人業(yè)績均能按照計劃完成。

五、結(jié)束語

在ERP環(huán)境下施行內(nèi)部控制是信息化發(fā)展的必然趨勢，為企業(yè)有效實施內(nèi)部控制提供了更好的條件。本文通過對ERP環(huán)境下施行內(nèi)部控制的利弊情況進(jìn)行研究和分析，并有針對性的提出了應(yīng)對策略，企業(yè)需要在權(quán)衡利得損失的情況下采取措施，同時還要定期對系統(tǒng)流程進(jìn)行評估更新，必要時進(jìn)行流程調(diào)整，使系統(tǒng)流程更能適應(yīng)環(huán)境的變化，內(nèi)部控制得以有效實施。

[1] 劉永澤、池國華：企業(yè)內(nèi)部控制制度設(shè)計操作指南[M].大連出版社，2011.

[2] 李三喜、徐榮才：基于風(fēng)險管理的內(nèi)部控制：設(shè)計流程、設(shè)計實務(wù)、設(shè)計模板[M].中國市場出版社，2013.

[3] 白曉松：ERP原理與實施[M].西南財經(jīng)大學(xué)出版社，2011.

[4] 財政部會計資格評價中心：高級會計實務(wù)[Z].2016.

[5] 關(guān)于印發(fā)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》的通知（財會〔2008〕7號）[Z].

[6] 關(guān)于印發(fā)企業(yè)內(nèi)部控制配套指引的通知（財會〔2010〕11號）[Z].

（責(zé)任編輯：張瓊芳）