芻議計劃生育檔案綜合管理

文/王潮洪，商水縣張莊鄉(xiāng)計劃生育服務(wù)中心

芻議計劃生育檔案綜合管理

文/王潮洪，商水縣張莊鄉(xiāng)計劃生育服務(wù)中心

計劃生育檔案擔(dān)負(fù)著記載我國計劃生育事業(yè)發(fā)展歷程的重任，以此一定要對其實施綜合管理，以此提高計劃生育檔案管理質(zhì)量。本文重點分析計劃生育檔案綜合管理策略。

計劃生育；檔案；綜合管理

隨著人口和計劃生育工作的快速發(fā)展，對人口和計劃生育檔案管理工作提出了更高、更嚴(yán)、更新的要求，加強計劃生育檔案管理，探索新形勢下檔案管理工作的新思路、新方法、新途徑，進(jìn)一步提高計劃生育檔案管理水平，對人口計生工作順利開展、促進(jìn)經(jīng)濟社會又好又快發(fā)展具有重要的意義。

1 計劃生育檔案綜合管理必要性

計劃生育檔案記錄了我國人口和計劃生育事業(yè)發(fā)展的過程。80年初期的計劃生育工作，法制不太健全，宣傳力度不夠，廣大人民群眾生育觀念陳舊落后，不具有少生優(yōu)生的大人口觀念和生育意識，法律意識十分淡薄，致使出現(xiàn)了諸多的過激言論和欠文明的宣傳標(biāo)語，工作手段和工作方法簡單粗暴，計劃生育聲像檔案就是我國當(dāng)初落后的計劃生育工作的重要憑證，真實記錄了當(dāng)年的計劃生育對廣大百姓帶來的種種傷害。近年來，隨著我國經(jīng)濟社會的高速發(fā)展，隨著我國法制化進(jìn)程的不斷加快，我國的計劃生育事業(yè)也逐步走向法制軌道，從當(dāng)初單純的為降低人口出生率就計劃生育而抓計劃生育，轉(zhuǎn)變發(fā)展到現(xiàn)在的與經(jīng)濟社會發(fā)展緊密結(jié)合，采取綜合措施統(tǒng)籌解決人口問題，大人口觀念逐步形成。從社會制約行政干預(yù)逐步轉(zhuǎn)變?yōu)榻⒂媱澤鎸?dǎo)向和社會制約相結(jié)合，與宣傳教育、綜合服務(wù)、科學(xué)管理相統(tǒng)一的機制。通過制訂出臺并嚴(yán)格落實各種優(yōu)先優(yōu)惠政策，避孕節(jié)育措施知情選擇給予廣大育齡婦女更多人性化的關(guān)愛，真正把育齡婦女當(dāng)親人，用溫馨化的標(biāo)語口號，落到實處的各項優(yōu)先優(yōu)惠政策和優(yōu)質(zhì)的計劃生育技術(shù)服務(wù)深得人心，計生檔案再一次記錄了新時期計劃生育工作思路和工作方式方法的兩個轉(zhuǎn)變，更加成為人口和計劃生育事業(yè)發(fā)展歷程的重要憑證。

2 計劃生育檔案綜合管理

2.1 提高檔案管理人員素質(zhì)，不斷優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)

在檔案的手工管理時代，檔案工作者主要充當(dāng)著檔案保管員的角色，負(fù)責(zé)對檔案的保護(hù)、整理與提供訪問文件的作用。但在，在當(dāng)前的檔案信息化條件下，檔案工作者必須盡快進(jìn)行新的角色定位，努力提高自身素養(yǎng)，以適應(yīng)新的工作環(huán)境。只有這樣，才能向社會提供高素質(zhì)的檔案信息與知識服務(wù)的文件。要按照專業(yè)化、現(xiàn)代化的要求，積極組織檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和新技術(shù)學(xué)習(xí)班，提高檔案人員的知識結(jié)構(gòu)和整體水平，并注重增強檔案信息觀念和提高檔案信息服務(wù)的能力。檔案管理人員要主動學(xué)習(xí)信息技術(shù)、科學(xué)管理檔案等相關(guān)知識，掌握和提高應(yīng)用計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和使用新技術(shù)的能力。

2.2 建立計劃生育檔案長效管理機制

要提高認(rèn)識，落實責(zé)任，明確單位一把手是檔案管理工作的第一責(zé)任人，一級抓一級，層層落實，加大宣傳力度，動員全員參與，做到上下一心、共同努力。要嚴(yán)格制度，規(guī)范管理。要立足長遠(yuǎn)，常抓不懈。應(yīng)確立由主要負(fù)責(zé)人直接領(lǐng)導(dǎo)、承辦部門具體負(fù)責(zé)、其他部門協(xié)同配合的檔案工作體系。注重檢查檔案工作進(jìn)展情況，嚴(yán)格按年度規(guī)范歸檔、立卷，幫助協(xié)調(diào)工作中的矛盾，解決實際困難，主要領(lǐng)導(dǎo)要突出強調(diào)檔案工作，真正做到檔案工作與計生工作同部署、同檢查、同考核。

2.3 提高計劃生育檔案的開發(fā)利用

計生檔案管理部門應(yīng)該在做好基礎(chǔ)工作的同時，深入研究、挖掘計生檔案的內(nèi)在價值。充分發(fā)揮計生檔案在獎勵扶助、證件辦理、信息資源共享中的指導(dǎo)作用，利用好計生檔案在國情國策和人口資源環(huán)境教育中的積極作用。同時還要深入挖掘計生檔案中的有用信息，利用計生檔案中的有用信息，為改善民生及人口發(fā)展服務(wù)。利用計生檔案資料整理材料，為調(diào)整完善生育政策提供實踐依據(jù)和數(shù)據(jù)，為國策宣傳和人口教育提供素材。要樹立服務(wù)意識，積極學(xué)習(xí)提高自身素質(zhì)，充分挖掘和利用計劃生育檔案資源，拓寬征集渠道，擴大征集范圍，使計劃生育檔案更加完整、更加豐富，為計劃生育事業(yè)的開展和經(jīng)濟社會的快速發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

2.4 加快計劃生育檔案的規(guī)范化、信息化建設(shè)

要進(jìn)一步強化依法治檔、制度建檔意識，認(rèn)真總結(jié)檔案管理經(jīng)驗，結(jié)合實際，清理調(diào)整建立規(guī)范；要落實資金，增配硬件，完善軟件，構(gòu)建資源共享的網(wǎng)絡(luò)平臺，加快室藏檔案的數(shù)字化進(jìn)程，為計劃生育信息的資源共享提供必要條件。以育齡婦女信息庫、OA辦公等電子公文處理系統(tǒng)全面使用為契機，加快計生檔案信息資源的開發(fā)利用，規(guī)范人口計生電子檔案、照片檔案的歸檔、立卷，確保計生檔案信息化建設(shè)與計生機關(guān)信息化建設(shè)同步發(fā)展。積極推進(jìn)計生檔案數(shù)字化工作，加強計生檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，建立豐富多樣、方便廣大需求者的計生檔案資源體系，加快建立機讀目錄和掃描圖像數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺，在確保檔案信息資源保密健全的前提下，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

2.5 加大經(jīng)費投入，改善保管條件

在財力上要給予大力支持，把計生檔案管理經(jīng)費作為計劃生育事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)性投入列入財政預(yù)算，以便改善基層計生檔案室的保管條件，加快計劃生育檔案的規(guī)范化、信息化建設(shè)；要落實資金，增配硬件、完善軟件，構(gòu)建資源共享的網(wǎng)絡(luò)平臺，配備計算機等信息化建設(shè)的硬件并進(jìn)行定期維護(hù)和更新，以確保管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和工作效率。

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