醫療衛生單位文書檔案的規范化管理

◎王世紅

醫療衛生單位文書檔案的規范化管理

◎王世紅

在醫療衛生單位中的文書檔案主要是客觀紀實的記錄單位的各項工作，是對該單位各個發展階段的一種真實反應，也是對該單位醫療改革成效的一種直接反映。可以說是非常重要的歷史資源。本文主要從這方面著手，談論了文書檔案管理現狀，闡述此項工作的重要性，以此讓更多的人重視起文書檔案管理工作，方能不斷健全管理制度，完善管理設備等。從而為文書檔案管理邁入規范化發展道路打下良好的基礎，然后提出了幾點增強管理規范化的策略。

相對于文書檔案而言，一般情況下醫療單位更加注重病案方面的事情。這也是由于醫療單位針對病案與檔案兩者的重視程度不同，要求也不同。單位對于前者不僅有書寫步驟的要求，還有制訂了嚴格的打分程序。并且病案考評會對科室整體成績產生影響，所以在這樣的情況下，無論是科室主任還是其余工作人員都更重視病案，反而忽略了文書檔案的重要性。

我國現階段醫療衛生單位文書檔案管理整體情況

文書檔案管理現狀。比方說以龍潭區醫療衛生單位為例，該單位的文書檔案這十幾年來基本上都未出現變化了。由此可見此單位文書檔案方面的管理工作極度沒有得到應有的重視。當然不能以偏概全，我國也還有部分醫療衛生單位將文書檔案管理工作做得不錯的。深入了解這類醫療單位，可以很明顯發現其基本上都有配備文書檔案員，有些單位是雇用的兼職人員。因此這類單位的檔案信息也就被整理過，甚至有些單位是定期進行整理的，而且還擁有專門放置檔案的檔案柜。而對于那些文書檔案管理水平低下的醫療衛生單位而言，究其緣由是比較多樣的。

文書檔案管理水平低下的原因。造成我國文書檔案管理水平低的主要原因可以分為三方面，其一是醫療單位相關領導階層對這方面的工作尚未形成清晰全面的認知，對文書檔案管理存在著認知上的誤差，并未了解到這項工作的深遠意義與巨大作用。與之相反，單位領導人員極為重視治病方面，認為主要工作就是服務于患者。其次，因領導階層對文書檔案管理工作認知不到位，也就使得其在這方面的資金與人力投入少。許多醫療單位都沒有齊全的文書檔案管理設備，更未配備專職工作人員。然而目前檔案管理員鮮少有專業對口的，多數還是以是老、弱人員為主力。除此之外，還缺少相應的業務培訓，檔案員的業務能力無法滿足此項管理工作提出的要求。這也是由于醫療單位領導人員不重視文書檔案管理工作，在這樣的情況下，檔案員也就難以得到足夠的專業知識培訓，從而影響其業務水平的提升。

強化醫療衛生單位文書檔案管理的作用與意義

作用。醫療單位的文工作內容并非僅僅是客觀真實的記錄單位各項事宜，還需要將該單位新技術的采用與新設備的引進記錄下來。其不僅真實反映了該單位在改革發展階段的情況，還客觀反映了該單位改革取得的成效。屬于各個單位自身尤為珍貴的歷史資源。因此強化文書檔案的管理水平，促使其邁進規范化道路，就是對醫療單位自身歷史事跡的一種保真性記錄。同時也有利于提升其系統化管理水平，為單位未來的發展或改革提供擁有較強可靠性的參考依據。

意義。醫療事業直接與民生大事掛鉤，并且聯系緊密，從本質上講其屬于民心工程。其為社會提供了有力的醫療保障服務，惠及全民。由此可見創建起健全的文書檔案是意義深遠的事情。不僅能夠促使醫療衛生資源在社會上實現共享，還能保障全民可以享受到平等的醫療衛生權力。

醫療衛生單位文書檔案管理邁入規范化發展道路的有效途徑

加強重視，完善組織機構。無論是事業單位，還是私營企業，想要某件事情得到重視，必須上面的領導階層足夠重視才能引起下面的執行者重點關注。比方說，在醫療衛生單位因為病案備受領導階層的重視，直接與員工的考核掛鉤，因此病案管理就非常嚴格。因此，為了提升文書檔案的管理水平，就需要讓單位領導階層對這方面的工作擁有較為正確的認知，加強對文書檔案管理方面的重視程度。然后進一步讓文書檔案管理方面的分管領導更加負責，建立檔案室，引進新設備，配備管理員，為文書檔案的規范化管理打下良好的硬件基礎。

健全管理制度并嚴格執行。無論哪種工作想要規范化，就必須有系統嚴格的制度以及相應的管理細則做支撐。因此文書檔案管理想要規范化，也許需要根據執行《檔案法》、《檔案文件整理規則》等相關國家法律法規，除此之外，還要根據單位具體情況制度適合自身的文書檔案管理制度與操作程序。比方說，文件分發和回收、歸檔時限等，都需要制定合理的共工作流程，明確工作職責。

改進現狀，創新管理方法。文書檔案主要目的是用以借鑒與利用，不然將檔案放置在檔案室也是浪費資源。對醫療單位而言，文書檔案利用遠落后病案的利用，基本上醫院都是查看病人以前病案作治療診斷的參考，對文書檔案利用少之又少。實際上，文書檔案對促進醫療單位創新發展存在很大的參考價值，所以推進文書檔案規范化管理，需要做好兩點工作。其一，積極推進文書檔案的自動化與數學化進程，隨著社會的進步，計算機逐漸成為現代化辦公的基本設備。單位可以充分利用互聯網優勢，結合檔案工作實際，把復雜的手工操作轉變成便捷的計算機操作。并且還可以應用數字化軟件，把檔案存在電子介質中。不僅便于文書檔案的保存，還有利于其應用。其二，創建電子檔案目錄。現存文檔數量龐大，手工操作尋找某分文件或者資料，工作難度非常大。而進行數字化管理之后，也就能夠把全部文書檔案目錄以各種方式進行檢索，比方說可以按照時間進行檢索，也可以按照類別進行檢索。這樣大幅度提升了文書檔案的查詢速度，增強了檔案利用率。

增強培訓，提升業務能力。為了更好地適應新形勢下的醫療衛生單位文書檔案管理工作需求，可以適當對檔案管理人員開展培訓，以此增強其業務水平與工作能力。特別是在文書檔案歸檔、整理與保存出現變動時，就更需單位提供相應的培訓機會，讓檔案管理人員可以更加勝任自己職位，全面提高管理水平。

醫療衛生單位的文書檔案管理工作從某種程度而言，可以說是一項為人民造福的事業。不僅任務艱巨，而且責任巨大。作為其中一員，不但需要正確清晰的認識到文書檔案工作的重要性，還需要熟練掌握這方面的業務知識。同時不斷改進工作模式，創新工作方法，堅持學習，客觀真實記錄下所在醫療衛生單位的各項工作，促使文書檔案管理邁入標準化、規范化的發展道路。

（工作單位：襄陽市職業病防治院）