電力企業辦公室管理工作的優化與完善

由于社會對電力的需求越來越大，電力企業在發展過程中需要不斷進行改革創新，適應不同領域的需求，因此難免出現各種各樣的問題。其中，辦公室管理工作就是維系這一行業正常運轉的重要機制所在。從辦公室“誕生”的各種決策，無論是利于企業發展的，還是有損企業利益的，都會對企業產生一定影響。

一、辦公室管理工作在我國電力企業中的重要作用

辦公室在每一個企業都有，對行業來說并不陌生。在電力企業中，辦公室的作用也是非常重要的。它具有一定的執行功能，即要對企業內部的整體運營，包括決策的制定、策劃的出臺等，都肩負著監督管理的職能，可以促使企業的經營業務正常運轉，還能夠提高員工工作的有效性和科學性。另外的重要作用體現在肩負著企業內部的信息傳遞工作，在促進各部門之間的合作溝通中，起到了橋梁的作用，還可以幫助協調各部門的工作進程，所以，要及時加強辦公室的管理工作。

二、電力企業辦公室管理工作的現狀（問題）

（一）缺少相應科學的、完備的管理制度

一個企業內部的科學化管理不是一朝一夕能實現的，需要長期積累的體系加以約束，這個體系應該具有一定的制度制約能力，還要有足夠的科學性讓員工信服，以此才能發揮真正的作用。但是，目前我國的電力企業中大部分還沒有搭建較為完備的辦公室管理制度，這樣的現狀帶來的結果就是辦公室的工作人員工作不在狀態，遇事懶散、不放在心上，對待工作的態度不管不顧，工作的質量和效率都極為低下，各部門之間的溝通協調工作也沒有任何合理化的、科學的程序，看起來亂作一團。

（二）負責辦公室工作的管理人員綜合素質低，工作責任意識淡薄

每一個崗位，都需要專業素質過硬，思想素質良好的員工，也就是說，在電力企業的辦公室部門工作的員工要具備良好的綜合素質，既有高超的專業水準，又有足夠的管理能力，能夠多方面促進企業內部各部門之間的工作溝通和矛盾解決。在公司遇到突發事件或者外界挑戰時，能夠及時有效地開展挽救工作。另外，還有一些問題是辦公室的管理團隊缺少合作意識，看似每個人的能力都足以獨當一面，但實則一盤散沙，無法在工作中凝心聚力，從而影響企業發展。

三、我國電力企業辦公室管理工作的優化與完善

（一）提高辦公室的管理水平和管理能力

上文已經提及，辦公室的重要作用之一就是為企業內部的各個部門之間的有效溝通打開方便之門，在這個基礎上，辦公室的管理人員就要提高自己的管理水平。具體的做法包括：在日常的工作中，要及時積累經驗，對犯過的錯誤不要氣餒，及時吸取教訓。在整理資料的工作中，要將信息技術運用在工作上，既可以節省時間，提高效率，還能空出多余的時間做更多有意義的工作。在對問題或者企業的經營數據進行分析統計時，要多方面考慮，慎重認真，要有耐心。對領導的決策進行上傳下達或者參與制定時，首先要站在領導的角度考慮問題，其次還要具備極大的工作積極性。加之辦公室涉及到的工作范圍較為廣泛，因此要具備較強的分類整理和規劃能力，這樣才能不至于厭倦這份工作，繼而為企業發展做一定貢獻。

（二）辦公室員工要加強內外溝通能力

任何一個行業中的員工之間，各部門之間，都少不了溝通，一種是工作上的業務溝通，另一種就是日常生活或者工作之余閑暇時間的聊天。辦公室工作更是如此。在電力企業中，辦公室除了上傳下達要及時、迅速，并且全面之外，還要掌握溝通的藝術。這樣才能將每一項事宜都能夠及時處理，避免一些不必要的麻煩和矛盾。更何況辦公室需要溝通的是企業內部的所有部門。在這個基礎上，就辦公室與其他部門之間的外部溝通來看，要避免一些不必要的競爭存在。因為在企業內部，每一個部門都有自己的工作范圍和工作職責，但是免不了有一些工作目標會發生重疊，此時這些部門之間就會形成潛在的競爭關系，辦公室的作用就是在他們之間進行協調，保證各部門友好相處。就辦公室內部之間的溝通來說，即每一個員工能否做到勁往一處使，團結一致，相互協助。辦公室的人員各有所長，因此在工作中可以形成互補，但是如果處理不好這種關系，發現不了同事的優勢，將會影響整體工作的開展。

整體來說，辦公室的溝通工作要想做得出色，就需要做到：遇事虛心求教，不斷積累經驗，充分掌握電力企業內部的各個部門的職能以及各項事宜；遇事及時與領導溝通，緊跟上級的思路，工作中處理不了的困難及時上報，求得支持；協調工作要做的出色，必須鍛煉協調能力和反應能力，以及較為準確的判斷能力，這樣才能避免沖突的發生，為企業的長遠發展提供便利。

（三）辦公室的工作環境以及整體管理要做到規范化

目前我國的電力行業的競爭日益加劇，社會的優勝劣汰原則進一步明顯，要想在這個飛速發展的社會站穩腳跟，就必須具備“一技之長”，或者有一定的競爭能力，就部分企業缺乏競爭意識和創新觀念來看，要實現這個目標，首要的條件就是有一套完備的、科學的辦公室管理制度。首先，要將辦公室的績效考核體系加以完善，采取自然界的古老法則“優勝劣汰”來選拔優秀管理人才，設立獎懲機制，大力激發員工的工作熱情和積極性，激發其對工作負責的意識，從而能夠全身心投入到工作中。諸如某一個單位，在2012年嚴格遵照制定的電力企業辦公室管理制度對企業內部的辦公室工作人員進行了考核，測評的結果是辦公室需提拔的有3人，分流輪崗的有10人，進行懲戒勉勵的2人，降職的有3人，辭退的有1人，這樣的考核從一定程度上給員工施加了壓力，也凈化了辦公室的工作環境。另外，該單位還設立了人事調整制度，表現不合格的和表現突出的都會被調整到別的部門，這樣可以讓員工把工作的熱情進一步轉化為動力，提升他們的事業感。

一個良好的工作氛圍是事情成功的輔助因素，但也是不可或缺的重要一環。如果一個辦公室中，所有員工都在努力，精誠團結，那么，這將是一個企業的最大的動力。所以，辦公室要實行人性化的管理模式，讓員工能夠暢所欲言，及時溝通交流，為員工創設更多展現自我的情境和機會，讓員工在工作中能夠時刻保持開心愉悅的心情，這對工作的進展將大有幫助。

四、結語

綜上所述，辦公室管理工作的順利開展對一個電力企業的未來發展有著重要的影響，因此，辦公室的管理工作的優化和完善將是企業的工作重點。總體而言，一個合理、科學的管理制度，一群積極向上、健康樂觀、干勁十足的工作人員，一套完備的選材認能、監督考核的機制體系，一種開明、愉快、創新的工作環境，是電力企業辦公室管理工作初獲成功的基本所在，要加以重視和強化。（作者單位為國網福建長樂市供電有限公司）