順應信息化潮流 大力推進行政事業(yè)單位檔案科學化管理

隨著互聯網+應用逐步深入，大數據全面滲透，信息浪潮已經撲面而來。其在行政事業(yè)單位內部管理中的應用也逐漸廣泛，而檔案管理就是應用領域之一。我們要順應信息化浪潮，對行政事業(yè)單位的檔案管理進行信息化、科學化。

一、實現行政事業(yè)單位檔案管理信息化的重要性

在信息技術逐漸運用于管理領域的背景下，行政事業(yè)單位的檔案管理也從傳統的紙質形式逐漸轉化為當前的數字化形式。相較于紙質檔案管理，數字化檔案形式不僅擴大了信息的覆蓋范圍，更是提供了檔案收集、存儲、利用的效率，保證了檔案信息的完整、安全。具體來講，實現行政事業(yè)單位檔案管理的信息化首先體現了“互聯網+”的發(fā)展計劃，而基于互聯網覆蓋面廣的特點，利用網絡平臺和信息技術實現對行政事業(yè)單位檔案管理過程的優(yōu)化與調整，對于提高單位內部的運行管理效率具有重要意義。其次，有利于完善服務內容，行政事業(yè)單位是落實社會公共服務措施的主要部門，在單位運行管理的過程中，領導者可以將檔案視為一種信息資源，并在大數據的背景下，根據檔案分析單位的公共服務中存在的問題，并進行糾正與改進，進而不斷優(yōu)化公共服務的類型與內容；最后，有利于從整體上構建我國信息檔案管理系統，信息化檔案管理的關鍵在于信息分享，而信息分享必須要保證網絡平臺的覆蓋面，這樣才能確保信息在傳遞中的兼容性，因此行政事業(yè)單位作為大數據背景下，信息產生與傳遞的一個環(huán)節(jié)，必須要根據國家的信息化發(fā)展規(guī)劃，轉變傳統的管理模式，進而提高信息共享效果。

二、信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理中面臨的問題

信息化背景下實現檔案管理的科學化，是行政事業(yè)單位內部管理的重要舉措，但是從目前的單位內部檔案管理實際來看，其在檔案管理中受到的制約因素也是很多的。在信息化背景下，實現行政事業(yè)單位檔案管理模式的轉化不是一蹴而就的，其中涉及多方面的影響因素，雖然目前在“互聯網+”發(fā)展計劃的影響下，行政事業(yè)單位對于檔案信息運用的意識逐漸增強，但是其中存在的問題依然值得我們是深入研究。首先，缺乏信息化檔案管理意識。雖然目前信息化已經滲透在行政事業(yè)單位內部管理的方方面面，并且在檔案信息系統構建方面也進行了相應的投入，但是投入的規(guī)模依然難以滿足檔案優(yōu)化管理、信息共享等要求，從而影響了檔案信息利用的效率；其次，在制度建設方面還沒有形成完善的管理規(guī)范，信息化檔案管理的實現與紙質檔案管理一樣需要制度的約束與規(guī)范，但是目前在行政事業(yè)單位內部，對于信息化檔案如何生成、如何使用等問題還沒有形成一個完善的體系，更多的是依賴紙質檔案時代的管理規(guī)范；最后，檔案管理人員素質有待進一步提高，無論是紙質檔案管理還是信息化檔案管理，人員都是落實工作內容的關鍵，在傳統檔案管理環(huán)境中，其對于人員的素質要求不高，簡單的信息記錄就能滿足信息的使用要求，但是在信息化時代，尤其是在大數據的背景下，檔案信息的存儲與使用要求標準逐漸提高，而人員專業(yè)素質卻與要求之間存在出入，從而影響了檔案管理的科學化水平。

三、在信息化背景下實現行政事業(yè)單位檔案的科學化管理

（一）轉變思想認識，給予信息化檔案管理足夠的重視

在行政事業(yè)單位建設信息化檔案管理模式的過程中，實現傳統思維到互聯網思維的轉變，提高思想認識，尤其是領導者的思想認識，對于其制度建設有著不可忽視的作用。目前在我國的行政事業(yè)單位的內部管理中，領導意志對于發(fā)展的方向依然有著決定性的影響。在信息化時代，信息技術不僅擴大了信息傳遞的規(guī)模，更加速了信息的更新換代，因此，如果領導者沒有超前思維，沒有根據信息時代要求推動信息系統平臺的建設，必然會在履行公共服務過程中處于被動地位。在行政事業(yè)單位的信息化檔案管理發(fā)展中，要想實現思想的轉變一方面要應該認識目前檔案管理的基本趨勢，以及實現科學管理對于行政事業(yè)單位自身發(fā)展以及我國檔案信息管理整體水平的意義，扭轉紙質檔案時代對檔案管理存在的偏見，從信息分析與運用的角度提供檔案的運用價值；另一方面在實際運行中，增對信息平臺建設的物質投入，不僅要實現對陳舊落實的檔案管理設備進行更新，引入最新的、符合行政事業(yè)單位檔案管理實際的系統軟件，為信息化管理奠定基礎，并針對工作的具體進展狀況作不定期檢查，以保證檔案質量滿足要求。

（二）健全管理制度，提高管理的信息化水平

與紙質檔案管理一樣，信息化檔案管理也需要完整、嚴格的制度進行約束與規(guī)范。在行政事業(yè)單位的內部管理中，要想構建完善的信息管理制度，首先，行政事業(yè)單位應該根據紙質檔案管理時期的基本制度，了解單位內部的檔案管理規(guī)范，并依據信息化要求，建立信息化制度，從整體上指導檔案的科學化管理行為；其次，嚴格責任制，日常管理是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，在傳統的管理模式中，無論是領導者還是管理者對于檔案的重要性缺乏重視，使得檔案的存儲、查詢、使用中常常出現信息丟失的問題，基于此，在科學化管理環(huán)境中，行政事業(yè)單位應該將管理責任落實到人，利用完善的檔案錄入與使用流程規(guī)范管理行為，同時利用權限控制使用過程，避免信息的泄露；再次，完善檔案信息平臺，如設置搜索關鍵詞、建立獨立的備份與編號等，提高檔案查詢與使用的效率，同時利用信息共享平臺，提高管理效果；最后，建立信息安全管理制度，信息化信息管理高效率的背后也存在著嚴重的安全隱患，一些病毒、惡意程序的入侵會泄露、篡改信息，甚至造成信息系統的崩潰，給檔案管理帶來巨大的麻煩，針對此，行政事業(yè)單位在科學化管理的過程中，應該建立完善的平臺系統檢修制度，利用專業(yè)人員的定期檢查，建立防火墻，提高系統的防御能力，以保證單位檔案的完整、安全、可靠。

（三）重視人才培養(yǎng)，促進檔案管理的科學化發(fā)展

信息化時代，人才的重要性逐漸凸顯，在行政事業(yè)單位的檔案管理中也不例外，人才的專業(yè)素質對于落實信息化措施、創(chuàng)新檔案管理辦法具有重要的作用，因此行政事業(yè)單位在推動檔案管理科學化的過程中，應該注重人才的培養(yǎng)。首先，通過培養(yǎng)一批高素質的檔案管理人才，切實提升檔案管理的效果與質量。通過實踐培養(yǎng)，加強檔案管理人員與信息化之間的連接力度，逐漸扭轉其傳統環(huán)境中的檔案管理理念，并提升自主創(chuàng)新水平；其次，注重培養(yǎng)檔案管理人員的責任感，以便做好檔案的收入、移交、利用以及保存工作；最后，利用量化考核，將檔案管理工作加入到職工日常考核之中，對于材料弄錯、缺失、公章缺乏的問題應該及時的糾正，并通過專人管理提升檔案管理質量；最后，注重培養(yǎng)工作人員的信息素養(yǎng)，不僅要從傳統的檔案儲存角度實現信息利用，還應該從大數據分析的視角實現對檔案的運用，進而逐漸提高檔案管理的科學性。

四、結語

總之，在當前“互聯網+”的時代，根據行政事業(yè)單位檔案管理的特點，構建“互聯網+檔案管理”這種新的發(fā)展模式則成為信息化管理的主要方向。當然，目前在行政事業(yè)單位的信息化管理中，在制度建立、人才培養(yǎng)等方面依然存在一定的問題，但是我們也應從問題出發(fā)，推動信息化、科學化的檔案管理建設，從而提高信息管理效率，充分大數據時代社會資源共享的優(yōu)勢。（作者單位為湖北省衛(wèi)生計生宣傳教育中心）